Planejamento de tecnologia da informação para licitações em órgãos públicos: o que é?
A contratação de serviços de TI faz parte de todas as áreas, inclusive no setor público. Assim como no ambiente privado, gestores devem estar atentos para utilizar boas práticas nessa área, eliminando as chances de contratar uma empresa que não esteja alinhada com as suas necessidades ou investindo em ferramentas que gerem um baixo ROI.
Nesse sentido, os gestores públicos podem contar com um dos tipos de planejamento de tecnologia da informação, o PETI (Plano Estratégico de Tecnologia da Informação). Ele é a peça-chave para servidores públicos fazerem licitações para contratar serviços de TI sem cometerem erros ou causar prejuízos..
Dessa forma, gestores públicos podem atuar de maneira estratégica, contribuindo para a criação de uma rotina de gestão transparente, conectada com as necessidades da sociedade, inovadora. Então, as licitações terão menos erros e maior capacidade de atingir os seus objetivos.
Se você quer saber mais sobre o Planejamento Estratégico de Tecnologia da Informação e a sua importância para o dia a dia de quem trabalha com tecnologia dentro de instituições governamentais, continue lendo este post!
Como o Planejamento de Tecnologia da Informação se relaciona com o planejamento institucional de um órgão público?
Hoje, a tecnologia possui um papel-chave para a sociedade. Em governos, ela torna a administração pública mais inteligente, conectada com as pessoas e inovadora.
Da análise de dados à automatização de processos, uma série de atividades tornaram-se mais simples e rápidas com o auxílio de serviços digitais. Diante disso, o investimento em TI deve ser pautado por boas práticas, que reduzam a burocracia e maximizem os impactos positivos causados pelas ferramentas adotadas.
Nesse contexto, o planejamento faz parte do dia a dia de qualquer gestor. É por meio dele que profissionais podem determinar os objetivos ou metas de uma instituição, coordenar o uso de recursos operacionais.
Além disso, ele permite gerenciar os profissionais de forma que eles possam fazer o melhor uso dos meios disponíveis para atingir as suas metas de médio e longo prazo. Em licitações, um bom planejamento é fundamental para evitar prejuízos.
Porém, para que tudo ocorra como desejado, é necessário ter uma visão abrangente sobre a capacidade da organização e as suas perspectivas futuras. Nesse sentido, uma série de medidas é tomada, como a integração de setores, priorização de necessidades e parcerias com empresas privadas.
Para garantir que os processos de licitação de serviços privados sejam feitos sem erros, órgãos públicos devem estar atentos às estratégias que garantem o máximo de eficiência, eficácia, efetividade e economia aos contratos. O planejamento, em outras palavras, é fundamental.
Ele evita que problemas ocorram e garante que todas as contratações estejam alinhadas com as legislações federais, municipais e estaduais sobre o tema. Além disso, princípios como os da legalidade, impessoalidade, transparência e moralidade são garantidos quando o gestor público faz uso de um processo de contratação inteligente e bem definido.
A ausência de planejamento pode colocar o gestor público em inobservância jurídica com o disposto no caput do art. 37 da Constituição Federal de 1988, que diz
“Art. 37. A administração pública direta e indireta de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios obedecerá aos princípios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência e, (…)”.
Além disso, não ter um bom planejamento de investimentos coloca o profissional público em inobservância jurídica do disposto nos artigos arts. 6.º, inciso I, 7.º e 10, § 7.º do Decreto-Lei n° 200, de 25 de fevereiro de 1967 — DL 200/67, que trata sobre o princípio da legalidade:
“Art. 6.º. As atividades da Administração Federal obedecerão aos seguintes princípios fundamentais”: I — Planejamento. (…).”
O planejamento deve ser visto como um processo fundamental para as licitações feitas por órgãos públicos. Ele faz parte de um grupo de estratégias para promover o interesse público, o melhor uso dos recursos financeiros disponíveis e, em última instância, criar uma cadeia de benefícios capaz de beneficiar toda a sociedade de forma sustentável, efetiva e transparente.
Em outras palavras, toda ação governamental deve obedecer uma rotina de planejamento estratégico, que busque promover o desenvolvimento sócio-econômico do país e a sua segurança nacional. Para que isso fosse possível, uma série de instrumentos foram disponibilizados para que gestores públicos conseguissem definir metas claras, objetivos alcançáveis e criar um processo de trabalho de alta qualidade.
Além disso, tais instrumentos contribuem para estabelecer mecanismos que levam a uma grande capacidade de mensurar a qualidade do serviço prestado, o retorno sobre o investimento e quais as metas atingidas.
A importância do Planejamento Estratégico Institucional nos processos de licitação
O PEI (Planejamento Estratégico Institucional) é um dos mecanismos que auxiliam gestores públicos durante licitações. Esse processo determina quais são os principais objetivos de um órgão público em licitações, as suas políticas e estratégias de governança.
Também são alinhados fatores como a maneira com que recursos serão disponibilizados e utilizados por servidores públicos em busca da realização de tais metas. Assim, o trabalho de uma instituição pública será feito com maior capacidade de implementar ferramentas e revisar o impacto por elas causado.
Explicando de modo geral, o PEI é um documento que auxilia processos de tomada de decisão em licitações. São determinados fatores como o propósito organizacional de uma instituição pública, a sua missão, os seus objetivos e as suas estratégias para atingir melhores resultados.
Também estão incluídos no PEI as metas do órgão público, as suas ações e os seus valores. Isso cria um ambiente para uma melhor alocação de recursos, com priorização de tudo aquilo que é capaz de gerar um real impacto na sociedade.
Em outras palavras, o PEI agirá como um documento delimitador dos domínios de atuação de um órgão público. Não só haverá uma descrição do seu ambiente interno, mas também a maneira como ele responderá às demandas externas para atingir os seus objetivos sociais.
O planejamento dos órgão e instituições públicos é feito de maneira gerencial. Objetivos, programas e ações são definidos conforme o ambiente interno e externo do órgão em questão.
Como o Plano Plurianual auxilia na criação do PEI
Para auxiliar na criação das diretrizes do PEI, o PPA (Plano Plurianual, documento com todas as orientações, objetivos e metas da Administração Pública Federal), é o documento base. É por meio dele que o gestor verifica como os recursos serão distribuídos pelo Governo Central e quais são os principais objetivos orçamentários.
Nesse contexto, o planejamento de TI é operacionalizado pela Área de Tecnologia da Informação do órgão público que realizará a licitação. Cabe a ela definir projetos, racionalizar ações e identificar quais são os pontos que merecem a atenção do gestor público. Tudo isso deverá ser feito através de uma abordagem que mantenha o trabalho do servidor público em conformidade com o Planejamento Estratégico Institucional.
As ações do setor de TI em processos de licitação precisam não só solucionar problemas relacionados à infraestrutura digital da instituição pública em questão, mas também criar um ambiente em que servidores possam trabalhar com alta performance para atingir as suas metas e objetivos de médio e longo prazo.
Hoje, ferramentas de TI já fazem parte de vários processos executados por servidores públicos. A comunicação entre órgãos é mais ágil e pregões de oferta de editais tornaram-se mais integrados e práticos. Além disso, a emissão de comunicados em uma plataforma centralizada e de fácil acesso dá ao poder público a capacidade de alinhar objetivos e rotinas de trabalho rapidamente.
Mudanças tornam-se mais ágeis e práticas. Com a possibilidade de alinhar estratégias e atuar de forma colaborativa, diferentes serviços públicos conseguem trabalhar melhor para promover mudanças no dia a dia da sociedade.
Junto a isso, a análise de dados e os mecanismos para compartilhar informações tornam o trabalho de servidores públicos mais preciso, integrado e inteligente. O gestor público consegue compreender melhor qual o impacto causado pelas suas atividades a partir de diferentes fatores. Da mesma forma, dados estratégicos são compartilhados com mais agilidade, reduzindo o tempo necessário para a execução de qualquer rotina.
Em resumo, a área de TI do poder público deve trabalhar sempre lado a lado com gestores. O planejamento desse setor precisa estar alinhado com as estratégias de médio e longo prazo da instituição, permitindo que ela trabalhe de maneira integrada para solucionar problemas e criar uma rotina de trabalho de alta qualidade.
O que é um PETI?
Plano Estratégico de Tecnologia da Informação (PETI) foi criado para garantir que os serviços, as metas e objetivos de uma empresa que possui contratos com o poder público estejam alinhadas com as metas, o perfil e os objetivos de instituições governamentais.
Dessa forma, as atividades executadas não ficarão desalinhadas com as normas do Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI) e qualquer outra diretriz que vigore no contrato, como é o caso da Estratégia Geral de Tecnologia da Informação (EGTI).
O PETI é construído por uma comissão governamental. Ela possui representantes de diversas áreas técnicas e trabalha com a articulação, consolidação e criação do documento a partir de sugestões públicas.
Também são considerados os objetivos definidos pelo planejamento geral do órgão ou instituição pública que executará os investimentos em TI. Com isso, são alinhadas estratégias entre a área de Tecnologia da Informação e outros setores.
Esse documento pode ser compreendido como um procedimento de gestão durante a execução de licitações, auxiliando profissionais de TI a terem times bem estruturados, processos críticos claros e um planejamento de estratégias operacionais que suporte as decisões da instituição a médio e longo prazo.
O órgão conseguirá cumprir os seus objetivos por meio de um ambiente de trabalho inteligente e com ferramentas integradas, que auxiliam na tomada de decisões estratégicas e na resolução das demandas da sociedade.
Conhecendo as bases do PETI, o gestor pode preparar-se melhor para fazer licitações eficazes. A prestação de serviços será mais dinâmica e interativa. Todas as estratégias executadas pelos prestadores de serviços contratados conseguirão atender operacionalmente as necessidades de usuários a partir de uma rotina de trabalho melhor estruturada e com mais flexibilidade.
Além disso, as rotinas de tomada de decisão, suporte ao usuário e organização de atividades serão mais precisas. Em outras palavras, a área de TI conseguirá promover estratégias para atender às metas e objetivos definidos no Planejamento Estratégico de Tecnologia da Informação da instituição pública a partir de diretrizes claras.
Como elaborar um PETI de qualidade?
A criação do Planejamento Estratégico de Tecnologia da Informação de uma instituição pública deve ser feita com o objetivo de promover mais eficiência na administração, em seus processos licitatórios. É importante que o gestor busque realizar um melhor uso dos recursos disponíveis, diminuindo gastos e aumentando o retorno sobre os investimentos.
A melhoria na prestação de serviços também deve estar entre os objetivos do PETI. As rotinas de gestão da informação (que envolvem políticas de backup, mecanismos de segurança e monitoramento), manutenção de infraestrutura e a transparência das políticas governamentais são fatores que devem ser otimizados pelo gestor de TI. Dessa forma, será criado um ambiente de trabalho em que o servidor conseguirá atuar com máxima qualidade.
Através de uma boa política de planejamento, o poder público consegue criar políticas e iniciativas inovadoras. O governo atuará mais próximo da sociedade, com mais participação social e uma construção colaborativa de políticas públicas.
A administração pública será mais moderna. Consequentemente, melhores serviços serão prestados.
Caberá ao setor de TI identificar quais são as oportunidades e inovações do mercado de TI para o órgão público. Alinhando essas soluções ao ambiente de trabalho, busca-se melhorar resultados e indicadores, ou seja, investir em aplicações e dispositivos que possam criar uma rotina de alta performance e qualidade.
Todas as diretrizes do Planejamento Estratégico de Tecnologia da Informação devem estar documentadas por escrito, publicadas e divulgadas para o máximo de pessoas possível. Isso inclui os ambientes interno e externo do órgão público.
Além disso, a sua elaboração precisa contar com a participação de qualquer subunidade, filial ou órgão cujas atividades estejam ligadas às da instituição pública. Isso evitará que o não alinhamento de estratégias impeça a busca por resultados de maior qualidade e crie uma cadeia de falhas operacionais.
O Planejamento Estratégico de Tecnologia da Informação também precisa incluir indicadores e métricas de desempenho. Junto a isso, o gestor de TI precisa avaliar quais são as normas de uso e manutenção que facilitarão a conformidade dos objetivos da área de TI com as metas de outros setores.
Isso não só melhora os resultados, como também gera uma otimização dos gastos. Além disso, essa estratégia facilita a execução de licitações para a contratação de serviços terceirizados e a aquisição de novos equipamentos.
A relação do PETI com o Planejamento Estratégico Institucional
É importante lembrar que o Planejamento Estratégico de Tecnologia da Informação é interdependente do planejamento estratégico do órgão público. O Plano Estratégico Institucional é um documento crucial para que o PETI consiga colaborar para uma melhor rotina de trabalho e para que todos os servidores públicos possam prestar um atendimento de qualidade à população.
Nesse contexto, o gestor deve avaliar todas as diretrizes do Plano Estratégico Institucional do seu órgão público, quais as rotinas estratégicas e regras de execução de processos internos. Além disso, o direcionamento de verbas financeiras e a maneira como cada área irá atuar pode ser avaliado, permitindo uma melhor distribuição de recursos monetários, técnicos e humanos.
Dessa forma, o PETI será baseado em um planejamento abrangente. O documento incluirá os investimentos de médio e longo prazo, assim como as abordagens para melhor contratar bens e serviços, reduzir custos, capacitar profissionais e otimizar o dia a dia de todos os setores.
São esses fatores que tornam tão importante a comunicação entre o setor de TI e outras áreas do órgão público. Para que esse objetivo seja atingido mais facilmente, pode-se criar um Comitê Estratégico de Tecnologia da Informação e Comunicações.
Esse órgão conterá representantes de várias áreas, que trabalharão lado a lado para decidir quais investimentos e políticas de governança que contribuem para otimizar a rotina de trabalho da instituição e de seus funcionários. O Comitê de TI também pode atuar para definir quais são os serviços estratégicos da área, assim como as ferramentas que precisam ter prioridade nas políticas de manutenção de infraestrutura.
O foco deve estar nas ferramentas capazes de comprometer a segurança nacional, assim como as que são cruciais para o funcionamento da instituição. Uma vez identificadas, tais soluções precisam ter as suas políticas de gestão revistas para que elas possam se adequar à importância que têm para a empresa.
A criação de um time de profissionais de múltiplos setores representa a oportunidade para o poder público atuar de maneira estratégica, criando valor em grupo. A atuação de um time com pessoas de várias áreas contribui para a busca por soluções mais inteligentes para problemas diários: o conhecimento de cada gestor permite que um comitê de TI resolva questões rapidamente por meio de uma visão multidisciplinar.
Eles alinham-se com a Estratégia de Governança Digital do Governo Federal, criada para melhorar o uso de tecnologias no poder público. Assim, a prestação de serviços é otimizada com a participação dos cidadãos nos processos de tomada de decisão e maximizando a transparência do poder público.
A longo prazo, a EGD pode ser vista como uma proposta para melhorar a construção de iniciativas do poder público. A sua atuação colabora para uma prestação de serviços de maior qualidade.
Nesse contexto, o comitê de TI de um órgão público pode ser visto como um setor crucial para entregar valor às atividades da área. Ele contribuirá para que o Planejamento Estratégico de Tecnologia da Informação esteja realmente conectado às necessidades de todos os setores da instituição pública.
O uso de verbas será otimizado, assim como a distribuição de recursos, as rotinas de investimentos e contratação de serviços. Além disso, a formulação e implementação das estratégias de TI estarão harmonizadas com as organizacionais da instituição, melhorando todos os seus indicadores.
Qual a importância do PETI para o poder público?
A tecnologia é uma área que já faz parte dos processos executados em um ambiente corporativo e governamental. O setor de TI é responsável por soluções que impactam a rotina de trabalho de todos os profissionais de um time.
São ferramentas utilizadas para gestão da informação em meios digitais, processamento de dados, comunicação entre pessoas, softwares e dispositivos de rede. Ao mesmo, também são utilizados softwares para automação de rotinas e execução de serviços de alto nível.
Nos últimos anos, o setor de TI tem se adaptado rapidamente para atender a demandas cuja complexidade não para de crescer. Há a necessidade de integrar equipes de áreas totalmente diferentes, criar ambientes para rotinas com alta flexibilidade, reduzir custos e automatizar atividades.
Tudo isso deve ser feito com um alinhamento estratégico do setor de TI com os outros ambientes do órgão público. Assim, a administração pública pode atuar com foco nas demandas da sociedade, por meio de atividades transparentes, bem estruturadas e feitas para atingir todas as metas e objetivos de médio e longo prazo.
O planejamento do setor de TI de qualquer empresa, seja ela pública ou privada, é um processo estratégico. Ele auxilia profissionais a atingirem os seus resultados com maior facilidade, além de criar um ambiente de trabalho mais inteligente e conectado.
Vale destacar, também, que com as ferramentas de TI corretas, qualquer time terá a capacidade de atingir as suas metas e buscar novas formas de executar os seus processos diários. Sempre que for necessário aumentar a demanda por recursos de TI, a infraestrutura estará pronta para fornecer as soluções solicitadas.
Um bom planejamento deve promover ações e estratégias estruturantes, que reduzam custos, maximizem a produtividade.
e o nível de automação operacional. Com diretrizes claras, o setor de TI pode contribuir para criar uma rotina de trabalho de alto desempenho e qualidade, independentemente da área de atuação da instituição.
No setor público, o Planejamento de Tecnologia da Informação deve ser compreendido como um processo gerencial administrativo, em que há a identificação de quais ferramentas, times e medidas serão tomadas para que os recursos de TI possam auxiliar a instituição pública a cumprir a sua missão e os seus objetivos de médio e longo prazo.
Bem estruturado, ele será crucial para que o órgão público possa executar o seu plano de negócios plenamente, atendendo às demandas da população e de outros setores. Ao mesmo tempo, ele evitará prejuízos, problemas legais e manterá todo o time de TI em conformidade com as normas de governança internas, uma vez que as licitações por serviços tecnológicos serão feitas com mais precisão e transparência.
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