Gestão: como melhorar a integração entre a matriz e suas filiais?

Fomentar a interação entre matriz e filial deve ser um dos objetivos estratégicos dos gestores. A distância física e a falta de integração dessas unidades podem levar os colaboradores a executar tarefas sem sentido ou não alinhadas às estratégias da organização, gerando desperdícios de recursos e de horas de trabalho.

O distanciamento também pode dificultar a interpretação de mensagens claras e unificadas. Mas como superar esses obstáculos?

Separamos 6 dicas para facilitar a interação entre matriz e filial, capazes de eliminar as dificuldades já indicadas e muitas outras. Confira!

Unifique os sistemas utilizados

Uma instituição costuma utilizar diversos sistemas para apoiar suas rotinas e tarefas diárias. As tecnologias mais comuns são: sistema de gestão empresarial (ERP); sistema de gestão do relacionamento com clientes (CRM); softwares de produtividade, como o Word, o Excel, o e-mail e os calendários de agendamento de tarefas e compromissos; softwares de mensagem instantânea, como o Skype, dentre outros.

É importante que matriz e filial utilizem os mesmos sistemas e softwares para facilitar o suporte do time de TI, a interação entre as unidades e seus colaboradores e a extração de dados e informações para a gestão da organização.

Para facilitar essa unificação, crie uma lista dos softwares indispensáveis para sua instituição e faça um levantamento das máquinas usadas pelos colaboradores, checando se elas dispõem dessas tecnologias instaladas corretamente.

Formalize os processos internos

A adoção de bons softwares ganha uma conotação estratégica quando é respaldada por processos bem pensados, mapeados e formalizados. A função dos processos é garantir o mesmo padrão de qualidade e o menor esforço possível na realização de uma tarefa repetida com alguma frequência. Sendo que a maioria dos processos permite algum nível de otimização e automação se forem apoiados por boas tecnologias.

Outra função dos processos é garantir que as políticas definidas pela organização sejam respeitadas. Com isso, muitas vezes, acaba se gerando uma redução de custos e uma maior eficiência operacional.

Por exemplo, imagine que a matriz tenha uma política de autorizar viagens para os colaboradores apenas em situação bem específicas. Para viabilizar a adoção dessa política, ela deve oferecer uma ferramenta de videoconferência, evitando que a impossibilidade de se deslocar facilmente dificulte a interação das pessoas.

Dessa forma, cada vez que o processo de solicitação de viagens for negado, o gestor poderá indicar a videoconferência como uma alternativa.

A eficácia do uso de ferramentas, processos e políticas que se complementam pode ser verificada em uma pesquisa em que 87% dos entrevistados afirmaram que a substituição de viagens por videoconferências diminuiu as despesas e o tempo de deslocamento de seus colaboradores.

Invista na capacitação dos colaboradores

A capacitação de colaboradores em organizações que possuem matriz e filial é um desafio. Afinal, como é possível manter o mesmo nível de conhecimento, se boa parte dos treinamentos e capacitações depende da atenção, da disponibilidade e da presença da pessoa em um encontro? Muitas vezes, os custos com deslocamento acabam impedindo as instituições de promoverem esse tipo de evento.

A boa notícia é que a tecnologia pode ser usada para facilitar esse momento de refinamento das habilidades profissionais. Usando uma solução de videoconferência, é possível fomentar a interação entre os apresentadores e os participantes de um evento, mesmo que eles não estejam fisicamente no mesmo espaço, por exemplo.

Outra alternativa é criar uma biblioteca de conhecimentos compartilhados, gravar palestras e eventos e disponibilizar o conteúdo em um portal de intranet para facilitar o acesso de novos colaboradores.

Facilite a colaboração

Tomar decisões de maneira rápida, receber sugestões em projetos que envolvem matriz e filial e colaborar em atividades rotineiras para melhorar a produtividade dos profissionais são alguns dos obstáculos enfrentados por organizações que utilizam apenas ferramentas de comunicação tradicionais.

A maneira de diminuir as distâncias e acelerar esse processo passa pela adoção de tecnologias que permitam o compartilhamento de documentos, o agendamento de reuniões com a exibição de imagens e ligações gratuitas para os colegas de trabalho.

Três estudos mostram como uma solução de videoconferência pode ser útil nesses casos:

1. 90% das pessoas entrevistadas pelo IMCCA disseram que soluções em vídeo as tornaram mais próximas de seus colegas de trabalho;
2. 87% dos usuários finais de videoconferência afirmaram que o uso de videoconferências otimizou e acelerou o processo de tomada de decisão;
3. 65% dos utilizadores dessa tecnologia compartilham conteúdos, como apresentações, planilhas e documento por meio de reuniões on-line.

Ou seja, a tecnologia desempenha um papel crucial na conexão e na aproximação entre matriz e filial.

Ofereça suporte aos alocados nas filiais

Uma das principais reclamações de quem trabalha em filiais é a dificuldade em receber o apoio de pessoas da matriz em suas atividades. A demora para responder solicitações e e-mails, a dificuldade em interpretar corretamente o que é pedido e a falta de disponibilidade dos profissionais da matriz são fatores comuns de críticas.

As razões dessas objeções são a expectativa de que os funcionários da matriz estão mais preparados para apoiar as filiais e a falta de proximidade e de conhecimento das rotinas da matriz pelos funcionários das filiais.

Para superar isso, estabeleça processos claros de suporte, prazos para respostas e tecnologias para agilizar o atendimento das demandas. Por exemplo, ao usar um software corporativo de mensagens instantâneas, 86% das pessoas afirmam desenvolver relacionamentos profissionais mais profundos com seus colegas, líderes ou subordinados. Será que esse tipo de solução não poderia ser adotada por sua empresa?

Fortaleça a cultura organizacional

A falta de significado das atividades e de entendimento sobre o papel dos profissionais na estratégia da organização geram desmotivação e arruínam a cultura de uma instituição.

Usar e-mails, newsletters e murais eletrônicos pode amenizar essa sensação dos colaboradores alocados nas filiais. Contudo, organize reuniões interativas em que as pessoas se sintam envolvidas e ouvidas, de modo que os participantes possam facilitar a transmissão de mensagens e a assimilação das expectativas dos gestores em relação ao trabalho de cada um dos funcionários.

Promova eventos ao vivo que reforcem o posicionamento estratégico de sua organização, o papel de cada pessoa em sua estrutura e a função das metas para a performance da instituição. Certamente, as pessoas encontrarão maior sentido em desempenhar suas funções.

Definir políticas, processos e tecnologias para diminuir a dificuldade e os obstáculos de comunicação entre matriz e filial é algo indispensável para os gestores das organizações. O sucesso ou o fracasso de vários projetos e atividades cotidianas, em grande parte, dependem desse tipo de resolução. Logo, não adie esse tipo de decisão!  

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