Otimização de processos em órgãos públicos: como melhorar as rotinas?

Órgãos públicos têm sempre muitas atividades a desempenhar. Por conta disso, algumas instituições vêm adotando rotinas e ferramentas para a otimização de processos.

Essa mudança visa a melhorar o andamento dos processos internos e, consequentemente, o atendimento e o desempenho das funções junto ao público. 

Continue a leitura e entenda como melhorar as rotinas nos órgãos públicos!

Mas, afinal, o que significa a otimização de processos em órgãos públicos?

Muitas vezes, as coisas não acontecem dentro da instituição da forma que deveriam acontecer. Isso se dá devido a alguns fatores, como desperdício de recursos e de tempo.

A otimização de processos consiste em tomar ações que visem a combater esses desperdícios e a integrar as equipes. Trata-se de buscar formas de automatizar ou agilizar procedimentos internos, além de mensurar resultados, sempre em busca de melhorias.

Quais são as vantagens de otimizar processos?

Muitos órgãos públicos encontram dificuldades financeiras que podem ser atenuadas por meio da otimização de processos. Quando ações são tomadas para melhorar as condições de trabalho e a capacidade de tomar decisões dos colaboradores, eles se tornam mais produtivos.

Melhorar a comunicação interna entre as equipes também ajuda a reduzir a margem de erros e a criar um ambiente de trabalho mais harmonioso. Dessa forma, os funcionários se sentem mais motivados e valorizados.

O resultado é que a tomada de decisões passa a ser baseada em dados concretos, minimizando possíveis falhas e melhorando a qualidade de vida dos colaboradores. Isso reflete, até mesmo, na qualidade do atendimento ao público.

Como implantar a otimização?

Agora que você já entendeu por que os processos do órgão público em que atua deveriam ser otimizados, talvez tenha algumas dúvidas sobre como fazer isso. Para ajudá-lo, listamos abaixo algumas ações que podem ser eficazes nesse sentido.

Automatizar e informatizar processos

O órgão no qual você atua já conta com um sistema de gestão interna? Esse tipo de ferramenta é essencial para automatizar alguns processos. Por meio dela, a consulta e a análise de dados se tornam muito mais fáceis e práticas.

Dessa forma, trabalhos que seriam feitos manualmente passam a ser desempenhados pelo sistema, o que garante precisão e segurança dos dados. É claro que a ação humana jamais poderá ser substituída em alguns pontos, mas há serviços que podem (e devem) ser transferidos ao computador, afinal, a tecnologia está aí para ajudar o homem.

Nesse nicho, também entram a digitalização de documentos, a implantação de servidores virtuais e a integração dos departamentos em um único sistema. Logo, a visão da empresa passa a ser sobre o todo, e não sobre cada parte separadamente.

Manter o foco em resultados

Há casos de órgãos nos quais as pessoas se preocupam tanto com os processos a serem desempenhados que acabam se esquecendo dos resultados. Parece contraditório, não?

Mas, em algumas instituições, é o que acontece. Pensa-se muito na forma de tomar cada ação e toma-se tanto cuidado para que nada fique fora do “script” que os objetivos ficam para segundo plano.

Dessa forma, é importante conscientizar a todos de que os resultados devem ser a razão do trabalho. É claro que seguir um padrão é importante, mas, caso algo seja feito de forma um pouco diferente, não há problemas, contanto que leve aos mesmos resultados, sem complicar demais.

Facilitar a comunicação entre setores

Já imaginou a bagunça que seria se cada um tivesse que se deslocar até a sala de um colega a cada vez que fosse necessário passar ou coletar alguma informação? O dia a dia do órgão certamente seria um emaranhado de pessoas andando de um lado para outro.

Além disso, informações verbais não podem ser comprovadas. Caso aconteça algum erro, quem passou a informação insistirá que o colega anotou errado, e quem anotou dirá que recebeu a informação incorreta. E daí começará um “jogo de empurra”, que só retardará a solução do problema.

Sendo assim, a otimização de processos também engloba a criação de chats internos, que permitem que a comunicação seja feita sem que seja necessário se deslocar fisicamente. E as informações podem ser consultadas de forma mais rápida e eficiente.

Outra medida que vem sendo difundida é a implantação de sistemas de videoconferência. Eles permitem que departamentos se comuniquem a partir de arquivos de áudio e vídeo e ainda possibilitam a realização de reuniões, sem que ninguém precise sair da sua sala.

Além disso, um sistema que integre dados de diferentes departamentos permite que decisões sejam tomadas, tendo, por base, informações gerais e não somente o que acontece no setor. Muitas erros tendem a ocorrer quando um departamento desconhece a situação dos outros.

Essa é uma das grandes vantagens da otimização de processos: ela permite que as equipes conversem entre si e trabalhem juntas. Isso proporciona melhores resultados e redução de custos para toda a instituição.

Tornar mais ágil a tomada de decisões

Quando as informações são passadas em tempo real, as decisões são tomadas com maior consciência. Isso porque fica muito difícil saber qual o melhor a fazer quando alguma informação é ignorada.

Há casos nos quais as decisões demoram a ser tomadas porque toma-se o cuidado de apurar informações mais completas, a fim de evitar erros. Com a otimização de processos, os dados necessários serão disponibilizados praticamente de imediato.

Mapear e compreender processos

Se os dados se tornam disponíveis tão facilmente, eles podem ser usados para estratégias de mapeamento. Não basta que sejam somente armazenados: devem servir para analisar os resultados da tomada de decisões.

Isso porque qualquer ação que seja implantada trará resultados bons, ruins ou neutros. E o órgão precisa tomar consciência disso para poder agir também nesse sentido. Sendo assim, as mudanças que trouxeram melhorias podem ser mantidas e as que não surtiram efeito podem ser modificadas.

Percebeu como a otimização de processos pode ser conseguida a partir da implantação de algumas ferramentas tecnológicas? Já está pensando em adotar a videoconferência para garantir uma boa comunicação interna? Entendeu como isso impacta positivamente em todo o funcionamento da instituição?

Se você gostou do post, leia também nosso artigo que fala sobre o uso da videoconferência no processo penal. Afinal, é sempre bom se inteirar dos conteúdos relacionados ao tema.