Como escolher a solução de videoconferência ideal para sua organização.

Produtividade: essa é a palavra de ordem do momento. Ela é essencial para empresas do setor privado que precisam aumentar a lucratividade e instituições públicas que querem eliminar gargalos e se tornar eficientes. Mas como uma solução de videoconferência pode contribuir para que isso aconteça?

Primeiro, precisamos lembrar que ser produtivo é realizar mais demandas em um tempo menor e a um custo reduzido. Não se trata de uma meta simples, mas, com as ferramentas adequadas, isso é mais do que possível. Um exemplo dessas soluções é a videoconferência.

Talvez você ainda não tenha entendido o quanto uma organização pode lucrar ao adotar uma solução de videoconferência. Porém, se esse meio tem transformado a comunicação das companhias no Brasil e por todo o mundo, há boas razões para isso.

Embora a vantagem mais conhecida seja a economia, devido à redução no número de viagens, esse ponto não é o principal. Veja o que os principais gestores do mercado pensam a respeito da videoconferência e entenda sua relação com a produtividade:

(imagem: gráfico)

Os dados apresentados mostram que os empreendedores estão conscientes de que a videoconferência é a solução perfeita para atender a duas necessidades das instituições: poupar recursos e aumentar a produtividade. Vamos entender o porquê? Continue a leitura do post e confira!

Para qual tipo de organização a solução de videoconferência é vantajosa?

No setor privado, a videoconferência já é conhecida e utilizada para gerar economia, facilitar a integração entre equipes, acelerar decisões e aumentar a produtividade. No entanto, recentemente esse meio está ganhando um espaço importante também em instituições públicas.

Afinal, em um país tão grande, sabe-se que a reunião presencial de agentes espalhados por todo o território é uma alternativa altamente onerosa e, muitas vezes, até mesmo inviável. A videoconferência promovida pelo Departamento de Saúde, Previdência e Benefícios do Servidor (Desap) e realizada pelo Ministério do Planejamento para discutir os exames médicos que devem ser feitos pelos servidores públicos é exemplo disso.

A videoconferência reuniu cerca de 200 gestores de recursos humanos de órgãos públicos e federais. Fisicamente, eles estavam distribuídos entre 11 capitais brasileiras, incluindo pontos muito distantes, como Rio Branco (Acre) e Vitória (Espírito Santo), mas a ferramenta tornou viável a interação.

E esse é apenas um dos muitos exemplos que poderíamos citar. Já existem especialistas que defendem que a videoconferência seria a solução para acabar ou pelo menos reduzir drasticamente alguns problemas históricos, como atrasos nos processos judiciais.

Afinal, entende-se que, em pleno século XXI, os avanços tecnológicos são uma forma positiva de garantir que o poder público preste seus serviços de forma eficiente, segura, rápida e econômica. Isso é exatamente o que o contribuinte e a sociedade precisam.

Qual é a solução ideal para o meu caso?

A dúvida mais recorrente entre grande parte dos interessados diz respeito ao tipo de equipamento e à sua capacidade para solucionar os problemas da organização. Diante de tantas opções no mercado, como saber qual é a mais adequada a uma determinada companhia?

A verdade é que não existe uma fórmula exata para isso, pois ela deve se ajustar às características do negócio e à sua demanda. A efetividade de uma solução depende do projeto que baseia seu desenvolvimento. Ele deve ser único para contemplar as necessidades do cliente.

Portanto, não é algo que possa ser prescrito indiscriminadamente. Uma visita da equipe especializada é a melhor forma de compreender o negócio, sua demanda e a melhor alternativa.

Para a realização dessa customização, a empresa e o fornecedor precisam considerar alguns critérios. Conheça-os e entenda o que a organização deve analisar antes de contratar uma solução:

Quais são os critérios para a escolha de uma?

Identifique as necessidades

O primeiro ponto importante é determinar quantas pessoas utilizarão o sistema em um determinado momento ou fazer um uso mais comum.

Pesquise uma solução que garanta a visualização de todos

Um dos aspectos fundamentais é a capacidade do sistema de permitir a visualização de quem vai interagir durante o evento. Em uma conferência de vídeo, todos os participantes dos ambientes envolvidos devem ser visualizados pelos outros pontos.

Fique atento à banda que precisa utilizar

É muito complicado participar de uma videoconferência quando a imagem e o som não são claros ou ocorre um grande delay. Para evitar esses problemas, o sistema deve ter uma boa capacidade de comprimir e expandir dados por meio de linhas telefônicas.

A consulta a uma equipe especializada vai garantir que a instituição saiba exatamente qual é a banda necessária para transferir as informações (imagem, som, movimento) de forma nítida e imediata.

Avalie a necessidade de se comunicar com diferentes sistemas

Procure uma solução que utilize um algoritmo padrão para a comunicação, garantindo a interação com sistemas e fabricantes diferentes. Se a instituição não tomar esse cuidado, sua ferramenta será limitada.

Identifique os acessórios necessários

Um sistema pode oferecer funcionalidades muito importantes à medida que acessórios são adicionados. Por isso, além do equipamento básico, avalie de forma precisa qual é a real necessidade de utilizar câmeras adicionais, interfaces de PC ou vários monitores.

Informe-se sobre as atualizações

Quando falamos em soluções informatizadas, as atualizações são fundamentais para melhorar o sistema. No entanto, se a instituição tiver que pagar para obter os upgrades, é necessário somar esse valor ao investimento inicial para avaliar a relação custo/benefício do fornecedor.

Agora que já falamos dos critérios para a análise das alternativas, vamos mostrar alguns ambientes que podem ajudá-lo a identificar qual seria a melhor solução de videoconferência para a sua organização. Pronto? Vamos lá!

Quais são as principais opções?

Videoconferência em grupo

As soluções de videoconferência em grupo são mais indicadas para organizações que têm o costume de realizar reuniões com diversos colaboradores no mesmo ambiente, para gerar colaboração e interação simultâneas entre eles e membros de outras localidades.

Sala de videoconferência

A sala de videoconferência é, possivelmente, o ambiente mais comum no mercado atualmente, se adequando às diversas necessidades que uma organização possa ter. Sua vantagem é a possibilidade de personalização do projeto, possibilitando que você adquira os equipamentos de videoconferência Polycom que se encaixem em seu contexto.

Sala de Videoconferência Imersiva

Sala de videoconferência e auditórios de telepresença imersiva personalizados são investimentos cada vez mais populares para as empresas. Isso porque elas querem elevar a prática tradicional a outro patamar, entregando às suas equipes e aos grupos de trabalho virtuais experiências de colaboração verdadeiramente realistas.

Os auditórios imersivos criam espaços virtuais compartilhados, nos quais os usuários esquecem que estão no vídeo e interagem uns com os outros, como se realmente estivessem no mesmo ambiente. Veja algumas razões para adquirir uma sala de videoconferência para a solução em grupo:

• reunir-se naturalmente com outras localidades, podendo conversar, compartilhar conteúdo e colaborar simultaneamente;
• ótimo custo/benefício, proporcionando um retorno sobre o investimento em um curto espaço de tempo;
• ambientação padrão, ou seja, independentemente da unidade em que o executivo esteja, ele não terá nenhuma dificuldade para manusear o equipamento;
• simples de instalar, utilizar e prestar manutenção;
• grande aumento de produtividade para todos os integrantes da reunião.

Videoconferências individuais

As soluções de videoconferência individuais são mais adequadas para as organizações que têm o costume de realizar reuniões individuais entre os seus colaboradores. Neste caso, temos algumas opções que, com certeza, se adequarão à sua realidade:

Polycom RealPresence Executive Desktops

Esta solução é o auge da colaboração audiovisual para executivos. É oferecida, com segurança, a mais alta qualidade de vídeo, voz e compartilhamento de conteúdo possível, de até 1080p, mesmo em redes abaixo do ideal. Algumas de suas vantagens são:

• vídeo natural em alta definição;
• controle conveniente e intuitivo;
• incrível qualidade de áudio;
• compartilhamento de conteúdo conveniente;
• elegante design all-in-one.

Polycom RealPresence Desktop

Diferentemente do Polycom RealPresence Executive Desktops, essa solução de videoconferência Polycom é baseada em um software que permite colaborar em HD a partir de seu computador pessoal. Veja alguns de seus atrativos:

• solução baseada em software com melhor custo/benefício;
• interface do usuário intuitiva e customizada para seu PC;
• gerenciamento centralizado e provisionamento simples;
• mais alto nível de escalabilidade para o crescimento da indústria;
• travessia de firewall transparente para acesso remoto.

Polycom RealPresence Mobile

Essa solução de videoconferência permite que você colabore de onde quer que esteja. O RealPresence® Mobile é uma opção de vídeo empresarial para smartphones e tablets que são habilitados na plataforma Polycom. São oferecidos:

• interface do usuário intuitiva e customizada para seu dispositivo;
• travessia de firewall transparente para acesso remoto a partir de Wi-Fi ou 3G;
• gerenciamento centralizado;
• possibilidade de expansão da rede por meio de licenças.

Polycom® RealPresence® Web Suite

Essa solução de videoconferência Polycom é a primeira solução de software do mundo que permite às empresas colaborarem com outras organizações (ou indivíduos) de forma fácil, segura e independente do aplicativo, sistema ou dispositivo.

O Polycom® RealPresence® Web Suite estende a colaboração de vídeo de nível empresarial seguro para qualquer pessoa com um navegador e uma webcam. Acompanhe suas vantagens:

• colaboração de vídeo B2B e B2C em alta qualidade estende a plataforma RealPresence — plataforma de UC mais interoperável, escalável e segura da indústria;
• acesso universal via browser permite que os usuários participem de reuniões de colaboração de vídeo com celular e sistemas de sala utilizando apenas o seu browser dentro ou fora do firewall;
• simplesmente clique e conecte-se, convidando qualquer pessoa com um link da URL em um e-mail ou convite de calendário.

Lembre-se de que um tipo de solução não exclui outros! Nada impede que uma organização tenha a necessidade de adquirir soluções em grupo e individuais para satisfazer suas necessidades, de acordo com a variedade de atividades desempenhadas.

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