31/01/2018

6 formas de reduzir custos em um órgão público

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A administração pública é, hoje, uma das principais vitrines para o desempenho de profissionais em diferentes áreas de atuação.

Seja na oferta de um bom serviço ou na correta aplicação dos recursos oriundos dos cidadãos, as ações revelam se o gestor está no caminho da excelência ou simplesmente fazendo o mesmo de sempre. 

Por isso, as inovações tecnológicas podem ser um sinalizador do comprometimento do administrador com otimização do tempo, aumento da produtividade e redução dos gastos. 

Atualmente, cidades bem administradas são reconhecidas como exemplos por órgãos internacionais, e isso reflete até mesmo no destino de verbas federais e estaduais.

Sendo o correto uso do dinheiro público um dos principais fatores para uma boa administração, sempre é preciso eliminar despesas desnecessárias.

Para você reduzir custos em um órgão público, elaboramos este post com 6 dicas que farão a diferença, trazendo economia e boas aplicações com a verba administrada. Confira:

1. Diminua gastos com telefone e impressão

Por meio de chats corporativos, muitos órgãos públicos podem reduzir os gastos com conta telefônica. Além disso, a troca de e-mails ou mensagens via intranet resolve muitas situações e contribui para orientar equipes que estejam em trabalhos externos. 

Portanto, explorar as novas tecnologias é uma premissa dos administradores públicos comprometidos com a busca pela excelência. 

Outra prática que precisa ser evitada diariamente é o excesso de impressões. Afinal, com a internet, relatórios, planilhas de combustíveis ou de equipamentos podem ser preenchidos em sistemas internos, sem a necessidade de um arquivo físico. 

Tal atitude contribui com a economia de dinheiro e também com o menor impacto ambiental, tendo em vista que a produção de papel exige a derrubada de árvores.

2. Incentive ações sustentáveis

Como um governo é conduzido por várias pessoas, nada melhor do que incentivar boas ações ao longo da gestão. Para isso, elabore campanhas para o uso correto da energia elétrica, dos produtos do almoxarifado, da água e dos materiais em geral.

O reaproveitamento dos materiais também pode ser feito no dia a dia do escritório. Um bom exemplo é a elaboração de blocos de anotações, lembretes ou uso para rascunhos com papéis que tiveram um dos lados impressos. 

Outro exemplo é diminuir o uso de copinhos de plástico. Motive os colaboradores a usar garrafas de água, que reduzem consideravelmente os gastos com plástico.

Ao reduzir custos em um órgão público, você conseguirá reservar verbas para destinar melhorias voltadas à população ou até mesmo deslocar o dinheiro para pontos que necessitem de mais investimento.

3. Implante um sistema de gestão integrada 

Muitas empresas conseguiram superar gargalos na administração implantando um sistema de gestão integrada.   

Ele une todos os setores, otimiza o tempo e ainda traz dados estatísticos sobre atendimentos, quantidade de materiais existentes no almoxarifado, valores pagos aos fornecedores, tendências e riscos de determinadas tomadas de decisões. 

Dessa forma, a produtividade aumenta e a qualidade dos serviços prestados também. Portanto, é um excelente investimento para reduzir custos em um órgão público. 

Além disso, a gerência torna-se mais profissional, fazendo com que os planos de ação saiam realmente do papel.

Um sistema de gestão integrada contribui ainda com a análise dos dados, ou seja, você poderá saber quanto tempo um cliente espera por um atendimento, quanto fica na sala do especialista e como isso pode ser melhorado.

Trata-se de uma maneira de utilizar os números como aliados em novas estratégias que facilitarão a vida dos cidadãos. 

4. Invista em videoconferências 

Um dos principais gastos públicos é o deslocamento de funcionários para palestras, cursos de capacitação, encontros com fornecedores e outras reuniões externas. 

Além de combustível e passagens aéreas, existem ainda as despesas com hospedagem e alimentação, aumentando consideravelmente o gasto.

As videoconferências vão auxiliar e muito na economia da verba pública, pois você poderá se comunicar com outros funcionários sem precisar sair do escritório.

Por meio da tela do computador, você vai resolver muitas demandas sem a necessidade de um deslocamento ― que representa não só mais gastos com dinheiro, mas também com tempo.

Até mesmo treinamentos podem ser conduzidos por meio da videoconferência. No entanto, escolha empresas que possuam credibilidade e experiência no ramo, que entregam uma boa prestação de serviço, sem interferências ou ruídos na comunicação. 

5. Diminua o aluguel de imóveis e máquinas   

Quando o dinheiro fica curto em uma administração pública, o gestor precisa buscar soluções que não afetem a qualidade de vida da população. Uma delas é explorar com mais eficiência os prédios próprios da administração, eliminando os aluguéis.

Para isso, você pode integrar várias secretarias em um mesmo local, facilitando até mesmo a vida dos munícipes em razão do menor tempo gasto com o deslocamento. Isso porque o aluguel de máquinas para determinados serviços também traz altos custos aos cofres públicos. 

Assim, a utilização com mais eficácia dos equipamentos disponíveis na cidade ou no estado já diminui imensamente os gastos, trazendo um fôlego às contas.

6. Coloque as ideias em prática

De nada adianta determinar regras para reduzir custos no órgão público se você, gestor, não segui-las também. Mostre-se exemplo usando papéis impressos como rascunho, garrafas de água e videoconferência sempre que possível. Com isso, todos os outros funcionários também se sentirão motivados a ter um dia a dia mais sustentável.

Seguindo as nossas dicas, certamente a sua gestão ficará bem mais otimizada, principalmente ao adotar as medidas que estão nitidamente ligadas com o dia a dia do seu setor.

Por isso, as videoconferências são a bola da vez. Além de reduzir custos em um órgão público, você vai agilizar a vida de muita gente, fazendo com que a tecnologia seja uma grande aliada no processo.

De um atendimento com outro gestor à capacitação de uma equipe, por exemplo, as vantagens são inúmeras e representam uma economia considerável aos cofres públicos. Com qualidade de imagem e som, só vai faltar aquele abraço nas pessoas que estão distante de você. 

Por fim, não deixe de embarcar na política que valoriza as boas práticas e o bem comum, sempre priorizando a qualidade de vida da população. 

Entendeu como reduzir custos em um órgão público é vantajoso para todos os envolvidos? Gosta de ficar sempre bem informado sobre as novas tecnologias? Então não deixe de acompanhar as nossas postagens. Assine agora mesmo a newsletter e receba nossas novidades diretamente no seu e-mail!

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