10/05/2017

6 dicas práticas para aumentar a produtividade da sua equipe

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Em um tempo acelerado como o que vivemos, otimizar processos e aumentar a produtividade são palavras de ordem. Nenhuma instituição, quer no setor público ou no privado, pode se dar ao luxo de funcionar em um ritmo lento. A sociedade quer agilidade e eficiência, e garantir isso é uma questão de sobrevivência!

Cabe ao líder criar estratégias para tornar seu time mais engajado e produtivo, garantindo a eficiência mesmo quando conta com um grupo enxuto. Quer saber como fazer isso? Então acompanhe este post e confira 6 dicas práticas para aumentar a produtividade da sua equipe!

1. Estabeleça metas estimulantes, mas possíveis

O primeiro passo para engajar uma equipe e contribuir para a sua produtividade é estabelecer metas viáveis, mas que ao mesmo tempo sejam desafiadoras. 

As equipes não costumam responder bem a "missões impossíveis": diante de todos os obstáculos e dificuldades, o sentimento predominante é de desânimo e impotência, o que inviabiliza bons resultados. 

No entanto, quando o time percebe que a meta proposta é interessante — ou seja, que contém um desafio que exige superação coletiva, mas ainda assim é possível de realizar —, a resposta vem como engajamento e performance de alto nível.

Por isso, saber definir metas é fundamental. Se um projeto for realmente gigantesco, decomponha-o em etapas menores e apresente-as uma de cada vez. Dessa forma, você contribui para a motivação do seu time e, consequentemente, para o aumento da produtividade. 

2. Comunique claramente as metas, expectativas e papéis 

Nem sempre as empresas deixam esses aspectos muito claros, fator que, além de gerar confusão e descontentamento, bloqueia a motivação e a produtividade do grupo. 

Ao iniciar um projeto, deixe bem claro qual é o papel de cada um e quais daquelas tarefas cada membro deve executar. Mostre como a atuação individual contribui para alcançar um propósito maior — ou seja, para atingir os objetivos estratégicos da organização. 

Sem a visão do todo ou uma definição exata da participação individual, muitos colaboradores se sentem perdidos em um projeto. Frequentemente, tarefas deixam de ser realizadas porque não havia clareza quanto às atribuições ou até mesmo quanto aos prazos dessas entregas. 

O ideal é manter um quadro com essas informações sempre à vista. Assim, todos têm em mente o alvo que devem alcançar e o caminho que precisam percorrer para chegar lá.

3. Atribua tarefas de forma equilibrada

Esse é um aspecto fundamental para garantir a produtividade de uma equipe. Em primeiro lugar, o equilíbrio garante que as responsabilidades referentes a um projeto sejam bem divididas. Todos precisam trabalhar, mas ninguém deve ficar sobrecarregado. 

Além de distribuir de forma equilibrada a quantidade de tarefas, o líder também precisa ficar atento quanto às pessoas mais indicadas para assumir determinadas atribuições. 

Uma equipe campeã é formada por indivíduos com habilidades diferentes, mas complementares. Assim, quando a divisão de atividades leva em conta essas competências pessoais, a equipe ganha em três aspectos: 

  • o funcionário realiza tarefas para as quais tem maior aptidão, e por isso consegue fazer mais, em menos tempo e com uma qualidade maior;
  • o colaborador sente que suas habilidades são valorizadas pelo gestor e pelo grupo, reforçando seu senso de relevância no projeto;
  • a equipe trabalha de forma mais sincronizada e cooperativa, sabendo que os pontos fracos de uns serão compensados pelas competências dos outros.

4. Fomente a colaboração

Você já ouviu falar em sinergia? Nos negócios, trata-se da capacidade de realizar esforços simultâneos, de cooperar e associar forças para obter um desempenho superior àquele observado individualmente. 

Podemos fazer uma analogia pensando no mundo dos esportes. Provavelmente você já assistiu a alguma partida em que os jogadores estavam tão integrados que parecia não haver apenas 11 deles em campo, mas 20! Dessa forma, eles se tornaram simplesmente invencíveis — isso é sinergia! 

Há muitas maneiras de fomentar a sinergia. A primeira delas é montar um time complementar e atribuir tarefas de forma equilibrada, como já citamos no outro item. Porém, é possível fazer mais. 

Com as vantagens da tecnologia disponíveis hoje, as pessoas podem trabalhar em conjunto até mesmo quando estão fisicamente separadas. Para isso, basta que elas tenham as ferramentas e a infraestrutura necessárias para a colaboração.  

Entre as ferramentas que viabilizam a eficiência estão aquelas que reduzem o trabalho manual, garantem a precisão dos processos, automatizam procedimentos e integram informações. 

Para a colaboração, é necessário utilizar ferramentas de comunicação e contar com uma estrutura que viabilize o compartilhamento de informações e tarefas, que fazem toda a equipe ter acesso aos problemas e contribuir para encontrar a solução mais apropriada.

5. Otimize processos

Aqui, a ideia é eliminar etapas desnecessárias, otimizar processos e garantir que o tempo utilizado para o trabalho seja realmente produtivo. Isso permite um ritmo intenso, voltado apenas para aquelas ações que agregam valor e produzem o resultado esperado. 

Além disso, vale a pena se questionar sobre a necessidade de todos os registros efetuados. Devem ser mantidos apenas os formulários, relatórios e reuniões realmente imprescindíveis, garantindo o foco na produção. 

6. Multiplique esforços com a tecnologia

Reuniões e treinamentos são necessários, mas a verdade é que eles podem consumir boa parte do tempo dentro de uma empresa. Se a situação envolver deslocamento, o período produtivo pode ser ainda mais comprometido. 

Portanto, as empresas podem lançar mão de recursos tecnológicos para otimizar essas ações. Um deles é a videoconferência, uma possibilidade que poupa tempo e ainda agrega diversas vantagens. 

Quando uma empresa realiza encontros, reuniões e treinamentos por videoconferência, ela se beneficia das seguintes formas: 

  • reduz custos com deslocamento e transporte;
  • poupa tempo que seria despendido em deslocamentos;
  • evita divagações que são mais comuns nas reuniões presenciais;
  • evita atrasos; 
  • possibilita a gravação do conteúdo; 
  • permite a multiplicação, já que o conteúdo gravado pode ser enviado para outras filiais e equipes, favorecendo a disseminação de informações importantes. 

Por todas essas facilidades, a videoconferência é reconhecida como uma ferramenta que contribui para melhorar a performance dos colaboradores dos mais diferentes níveis e cargos da empresa — funcionários, vendedores e gestores —, além de facilitar o contato com o cliente. 

Viu só como algumas dicas simples podem aumentar a produtividade do seu time e produzir resultados excelentes? Quer continuar acompanhando outras dicas exclusivas? Então siga-nos no LinkedIn e no Facebook e fique por dentro de novidades que compartilhamos!

Videoconferência

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