4 dicas para otimizar seu ambiente de trabalho

O mundo tem apontado em direção a uma comunidade significativamente mais visual, marcada por pessoas que valorizam a boa comunicação e que buscam resolver problemas de forma prática e eficiente.

Não podemos mais negar que tudo está se tornando virtual, fator que possibilita que pessoas e empresas se conectem de onde quiserem, na hora em que precisarem. Seguindo essa tendência, a maioria dos dispositivos tecnológicos como smartphones, tablets e notebooks possuem uma câmera acoplada, que possibilita que as pessoas se conectem em tempo real e com qualidade. Além disso, ainda temos os serviços na nuvem crescendo exponencialmente no mercado.

Todas essas inovações e transformações criaram um ambiente de trabalho “qualquer lugar”, disponível 24 horas por dia. Por esse motivo, as organizações que conseguirem absorver este conceito em sua cultura terão um grande diferencial competitivo no mercado de amanhã.

Mas o que é esse ambiente de trabalho “qualquer lugar”? Se você está por dentro das tendências do mercado, provavelmente já notou que as maiores empresas do mundo passaram a valorizar fortemente este ambiente, que preza por horas flexíveis de trabalho adaptadas para a nova geração. Nesse contexto, encontramos equipes que colaboram diariamente de locais diferentes.

Se o seu negócio ainda não está alinhado a essas novas tendências, é preciso ficar de olho para otimizar seu ambiente de trabalho. Veja as dicas que listamos aqui para auxiliar você nessa missão:

Conheça os fatores-chave para o sucesso

Antes de começar, é preciso se certificar de que a sua empresa está preparada para incorporar essas novidades em seus processos. Veja nossa check-list:

• tenha certeza de que o seu sistema de colaboração está de acordo com a cultura de sua empresa e perfil de colaboradores. Não adianta você ter uma estrutura moderna se as pessoas não estão preparadas para utilizá-la, e vice-versa;
• fique atento para o rumo que sua organização e equipe está seguindo. Talvez, pelo modelo de negócios atual de sua empresa, esteja na hora de começar a pensar em investir em ferramentas de colaboração mais robusta, como a videoconferência;
• integre os sistemas já existentes as novas ferramentas. Se a sua empresa já utiliza um sistema Microsoft, por exemplo, escolha outras ferramentas que são compatíveis com esse sistema. Assim, você evitará o rompimento com uma plataforma que já está bem absorvida por sua equipe.

Lembre-se que o mundo está em constante mudança, então fique sempre atento às tendências, principalmente aquelas que acontecem no seu segmento de mercado.

Agora que já ficou clara a importância de ser eficiente e de contar com uma equipe produtiva e engajada com os objetivos e metas empresariais, vamos entender como fazer para otimizar o ambiente de trabalho na prática.

4 dicas para otimizar seu ambiente de trabalho

Implemente novas soluções tecnológicas na sua empresa

A tecnologia revolucionou a forma como lidamos com o mundo e com as pessoas. E como não podia ser diferente, todas essas mudanças repercutiram no ambiente de trabalho.

Hoje, é preciso que os trabalhadores sejam cada vez mais dinâmicos em suas atividades, pois as empresas necessitam expandir seus negócios e sua influência no mercado, tornando-se mais competitivas. Nesse contexto, as inovações tecnológicas vieram para otimizar o trabalho: por meio delas, é possível aprimorar os processos internos da empresa, entregando mais valor para os seus clientes em tempo cada vez mais curto.

E não há mais como retroceder nesse aspecto: a necessidade de implementação de novas tecnologias no ambiente de trabalho é uma realidade incontestável. Por isso, quanto mais cedo as organizações tomarem consciência desse fenômeno e se prepararem para ele, maiores serão as chances de sucesso e menor será o desperdício de tempo e de recursos.

É preciso que o uso da tecnologia passe a integrar a essência das atividades desenvolvidas na empresa, passando a fazer parte da própria cultura da organização. A tecnologia aprimora processos e permite que as atividades empresariais sejam desenvolvidas de forma mais perfeita e eficiente. Tudo isso vai trazer mais qualidade ao produto final ou aos serviços prestados pela companhia, agregando valor à empresa e reduzindo custos.

Conscientize a sua equipe sobre a importância das novas ferramentas

Promover mudanças sempre é algo desafiador. Quando os colaboradores já estão acostumados com os processos internos sendo desenvolvidos de uma determinada maneira, a sua modificação, mesmo que seja para melhor, vai causar um estranhamento inicial ou até mesmo uma rejeição.

Por esse motivo, é preciso conscientizar a equipe sobre a importância das mudanças e da necessidade de adaptação da empresa ao novo cenário cada vez mais competitivo do mercado. Isso pode ser feito por meio de cursos, reuniões, palestras e o que mais fizer sentido para você e para os seus colaboradores.

Forneça treinamento adequado

Depois que a sua equipe de trabalho estiver conscientizada sobre a necessidade da empresa de se adequar às novas demandas sociais e de mercado, é hora de partir para a parte mais importante desse processo: oferecer um treinamento adequado aos seus colaboradores. Assim, você garante que eles conheçam e dominem o uso das novas ferramentas disponíveis no ambiente de trabalho.

Incentive o uso das ferramentas tecnológicas

Por último, cabe ao gestor incentivar a adesão da equipe às novas ferramentas, estimulando constantemente a utilização e o aprimoramento das atividades por meio das tecnologias disponíveis.

Você sabe quais ferramentas tecnológicas podem facilitar e otimizar o trabalho na empresa? Listamos as principais delas aqui:

Videoconferência

A videoconferência é uma ferramenta essencial para otimizar o trabalho e os processos internos das empresas. Afinal, além de promover economia de tempo, essa inovação ainda permite que sejam poupados valiosos recursos financeiros.

Se para fornecer um treinamento para a equipe de trabalho era necessário que as empresas desembolsassem altos recursos, hoje é possível fazer isso gastando muito pouco. Isso se deve às ferramentas tecnológicas que permitem a comunicação, em tempo real, de pessoas separadas por longas distâncias físicas.

O processo de recrutamento e seleção também se tornou mais dinâmico e econômico. Atualmente, é possível que as entrevistas de emprego sejam realizadas por vídeo conferência. Assim, garante-se ao gestor a possibilidade de encontrar os melhores candidatos para as necessidades de suas funções sem que o deslocamento se faça necessário.

As reuniões de trabalho também se tornaram mais facilitadas e eficientes. Os líderes podem se comunicar com sua equipe independentemente de onde cada um deles estiver. Com isso, não se perde tempo e a empresa não sofre prejuízo em suas atividades por conta de viagens ou outros afastamentos das chefias.

E-mail corporativo

O e-mail corporativo é outra solução tecnológica que visa otimizar o trabalho e os processos empresariais. Ele permite uma comunicação ágil, clara e eficaz com a equipe de colaboradores. Antes, o principal meio de comunicação nas empresas eram os murais e as reuniões empresariais. Hoje, os e-mails são a forma mais utilizada para a transmissão de informações para a equipe de trabalho.

TV corporativa

Outra solução tecnológica que veio para dinamizar os processos empresariais é a TV corporativa. Esse é mais um instrumento que permite uma comunicação interna mais eficiente e integrada no seio das organizações.

Com a TV corporativa, é possível repassar informações e comandos à equipe de trabalho, reforçar a cultura organizacional e reafirmar os valores da empresa utilizando imagens, símbolos e mensagens com conteúdos direcionados aos colaboradores. Dinâmica, ela pode ser instalada em diversos ambientes de convivência, garantindo um amplo amplo alcance e eficácia na otimização da rotina de todos.

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Veja também: Como escolher a solução de videoconferência ideal para sua organização.