Não gosta de videoconferência? Saiba como resolver esse problema

A videoconferência tem sido adotada por várias empresas na realização de reuniões e outros processos corporativos. Desde então, a solução permitiu que negócios ganhassem agilidade, reduzissem os seus custos e conseguissem flexibilizar processos.

Além disso, a manutenção de rotinas de trabalho remoto, como as de home office, tornou-se bem mais simples. Ter profissionais alocados em um mesmo ambiente deixou de ser uma obrigação para que empresas conseguissem realizar reuniões e tomar decisões estratégicas com o apoio dessa solução.

Ainda assim, muitas pessoas têm problemas para utilizar ferramentas de videoconferência. Vejamos então, neste post, quais são os mais comuns deles e como contorná-los!

O que impede pessoas de gostar da videoconferência?

Retenções quanto ao uso da videoconferência no ambiente corporativo podem acontecer pelos mais diversos motivos. Desde os fatores técnicos aos profissionais, a companhia deve tomar conhecimento de todos. Assim, torna-se mais prático identificar estratégias para mitigá-los e garantir que o empreendimento possa aproveitar ao máximo esse recurso.

Há casos em que as pessoas têm dificuldades pessoais para utilizar esse tipo de ferramenta. Isso pode ser ocasionado por uma série de fatores, como falta de conhecimento sobre o uso da ferramenta ou problemas com as imagens sendo exibidas para outras pessoas, por exemplo.

Há também os fatores técnicos. Eles podem impactar diretamente na qualidade da chamada, uma vez que são frutos de falhas na infraestrutura de TI. É o caso, por exemplo, de falhas no envio e recebimento de dados, glitches durante a chamada e ruídos no áudio ou no vídeo da videoconferência.

Além disso, não podemos nos esquecer dos problemas que envolvem a falta de planejamento. A empresa pode incluir muitas pessoas na sala em que o equipamento de se encontra, escolher um ambiente barulhento ou não isolar a sala de outras pessoas da maneira correta.

Todos esses itens, em conjunto, reduzem drasticamente a experiência de uso da videoconferência. Justamente por isso, o negócio deve combatê-los.

Quando maior for a frequência de tais fatores, maior será também a dificuldade do negócio em integrar a solução ao ambiente de trabalho. Como consequência, o retorno obtido com esse investimento será muito menor.

Como solucionar as dificuldades dos usuários com a videoconferência?

Para solucionar todos os problemas que o negócio enfrenta em sua busca pela maior integração da videoconferência no ambiente corporativo, a empresa pode adotar uma série de estratégias.

Elas devem se focar em solucionar cada fator com precisão e, ao mesmo tempo, prevenir que eles ocorram novamente. Assim, o empreendimento conseguirá maximizar o uso da solução de maneira contínua.

Os problemas técnicos, por exemplo, são os mais fáceis de solucionar. Em alguns casos, porém, pode ser necessário realizar novos investimentos, o que impactará diretamente nos custos operacionais da solução de videoconferência escolhida pela companhia.

Se o negócio tiver falhas de áudio e vídeo muito frequentes, uma boa escolha é a troca dos equipamentos multimídia. Com novas câmeras, alto-falantes de som mais limpo e microfones mais eficazes, o negócio evita interferências e garante que todas as mensagens serão enviadas e recebidas com uma definição mais limpa.

O investimento em outros itens, como computadores, também não deve ser ignorado. Afinal, máquinas modernas permitem o acesso a recursos mais inovadores e que tornam o uso da videoconferência mais interessante.

Já as falhas causadas por problemas de conexão (como lags, erros de envio de dados ou qualidade do streaming abaixo do esperado) podem ser solucionados otimizando-se a infraestrutura de TI.

Isso envolve a contratação de uma conexão com uma banda mais larga ou mudanças nos equipamentos, como a compra de dispositivos mais modernos ou o cabeamento da rede capaz de suportar um fluxo maior de dados.

Em ambos os casos, a companhia terá um aumento nos seus gastos imediatos. Porém, ao garantir que os usuários da videoconferência terão uma conexão de rede de alta velocidade, a companhia poderá realizar chamadas mais interativas, com um número maior de itens e a melhor resolução de imagem possível.

Quanto aos fatores relacionados ao ambiente em que a videoconferência é realizada, o negócio deve realocar o equipamento ou fazer mudanças no local. Em alguns casos, por exemplo, basta transferir os dispositivos para uma sala mais adequada, com melhor iluminação, maior capacidade de receber pessoas e uma acústica mais adequada.

Por outro lado, nem sempre isso é possível. Nestes casos, o negócio deve investir na otimização do ambiente já existente. Isso pode ser feito com modificações como a aquisição de soluções para isolamento sonoro, novas lâmpadas e até um conjunto de cadeiras mais compacto e agradável.

Por fim, os problemas causados por um planejamento ineficaz, desconforto ao participar de uma videoconferência ou ausência de treinamento para utilizar a solução também são bem simples de serem solucionados.

A empresa deve apenas promover minicursos de capacitação para contornar essas situações e garantir que a ferramenta seja totalmente integrada ao dia a dia do empreendimento. Esses treinamentos devem incluir normas de postura, uso de linguagem, planejamento de conteúdo e organização.

Além disso, a companhia precisa divulgar boas práticas a todos os times, garantindo que cada profissional saiba a importância de planejar uma reunião com antecedência. Dessa forma, o uso da solução será mais comum e prático.

Como criar um ambiente de trabalho mais eficaz e com alta mobilidade?

Ao longo dos últimos anos, sabemos que empresas de vários setores foram pressionadas a criar processos com maior agilidade e flexibilidade. No novo ambiente corporativo, negócios devem ter uma política de trabalho com mobilidade, alta integração e capacidade de responder a demandas do mercado rapidamente.

Então, para auxiliar empresas a manter suas equipes unidas mesmo quando pessoas atuam em diferentes locais, a videoconferência é a ferramenta ideal. Como vimos, ela permite aos profissionais — ao lado de soluções de cloud computing, smartphones e tablets — manter-se conectados com os seus times com segurança e agilidade.

As reuniões e os processos de tomada de decisões deixam de depender de todos no mesmo local, eliminando prazos e falhas no alinhamento de equipes. Assim, a companhia consegue atuar de maneira estratégica para atender demandas de clientes, estruturar novos projetos e executar rotinas internas.

Enfim, gostou do post? Quer conhecer outros processos para otimizar as suas tomadas de decisão? Então aproveite para conferir também estas dicas para manter suas rotinas com mais agilidade!