Como fazer uma pesquisa de orçamentos para Ata de Registro de Preço?

A aquisição de produtos e serviços no setor público passa sempre por etapas burocráticas, até que a transação seja efetivada. Um equívoco nesses estágios compromete todo o processo, como no caso da elaboração da Ata de Registro de Preço.

Essas atas, também conhecidas como ARP, são responsáveis por vincular as instituições públicas e as empresas fornecedoras durante determinado período de aquisição de novas provisões.

Para saber mais sobre o Sistema de Registro de Preços (SRP) e quais são as obrigações legais e governamentais dessa tarefa, confira o nosso post!

O que é a Ata de Registro de Preço?

A ARP foi definida como conhecemos atualmente pelo inciso II, art. 2º, do Decreto nº 7.892/2013, estabelecendo as normas contratuais e vinculativas entre a gestão pública e empresas fornecedoras de bens e serviços.

Funciona como um contrato para otimizar e reduzir custos na Administração, uma vez que ajuda as instituições a conseguirem os melhores preços e assegura que as transações não sejam desvantajosas. Isso acontece porque a Ata, que funciona via concorrência ou pregão, firma um compromisso de prazos e preços entre as partes interessadas.

No documento são catalogados os orçamentos de diferentes marcas e organizações que pretendem concorrer à licitação, de acordo com a descrição mais específica possível do produto a ser adquirido, das condições e do período de cumprimento. 

O contrato é firmado com o fornecedor que apresentar os preços mais vantajosos dentro das condições do mercado e necessidades do requerente. 

Quantos orçamentos devem ser anexados ao processo?

A existência da ARP justifica-se pela economicidade. Por isso, uma ampla pesquisa de preço no mercado é o ideal para garantir os melhores valores. Contudo, algumas vezes é difícil saber o fôlego dessa pesquisa para assegurar que tudo está dentro da lei.

Não existe uma normativa constitucional sobre o número exato de orçamentos a serem anexados ao processo, embora impere, na cultura administrativa, a ideia do mínimo de três orçamentos. 

No entanto, isso acontece porque, com a falta de planejamento, os funcionários públicos acabam fazendo os orçamentos em cima do prazo de aquisição do bem ou produto, impedindo uma pesquisa mais ampla.

Dessa forma, você pode sim anexar três orçamentos, mas é recomendável que a pesquisa de preço comece com antecedência e que sejam vinculados mais precificações ao processo. 

Além disso, o Governo tem recomendado, cada vez mais, a consulta das atas de outros órgãos e de contratos anteriores realizados pela instituição. A recomendação justifica-se pela existência de empresas que estão inflando seus preços na fase orçamentária, fazendo com que diferentes instituições comprem os mesmos bens a preços muitos discrepantes.

O que fazer diante da dificuldade em obter orçamentos?

Há situações em que não são alcançados os famosos três orçamentos mínimos para serem anexados e respeitarem o princípio da concorrência. Nesse sentido, é fundamental incluir uma justificativa ao processo, alegando a indisposição das empresas em enviar seus orçamentos. Geralmente, quando há dois orçamentos — ou mesmo um —, se eles forem bem justificados, o processo corre sem complicações.

Com a dificuldade de receber retorno de empresas após a solicitação do orçamento, o Tribunal de Contas da União (TCU) ampliou as fontes de pesquisa de preços, valendo-se, inclusive, de valores disponibilizados na internet. A normativa otimiza os processos internos, desde que ela feita a partir da busca em sites confiáveis e consolidados no mercado.

Havendo grande diferença entre os preços pesquisados, como proceder?

As normativas do Sistema de Registro de Preços (SRP) orientam que os valores mais elevados, assim como aqueles consideravelmente muito baixos, sejam descartados do orçamento. Essas diretrizes impedem que a média de custos seja corrompida, evitando a aquisição de materiais superfaturados ou orçamentos desalinhados da realidade do mercado.

Para saber se há discrepância significativa nos valores, consulte Atas anteriores e licitações de outros órgãos. A pesquisa de mercado também ajudará nessa avaliação, ainda que os valores pesquisados informalmente não entrem no processo. Finalmente, verifique a média de preços e elimine aqueles que se distanciam muito desses números.

Em que casos a planilha de custos e formação de preços deve ser elaborada?

A planilha de custos é uma etapa importante da pesquisa de preços referente aos serviços e bens que têm oneração para além da aquisição de um objeto. O exemplo mais comum é da contratação de serviços em que devem ser contabilizados no orçamento os tributos trabalhistas, fiscais e de segurança.

Devem constar nas planilhas outros valores referentes a insumos e outros materiais secundários que derivam do bem ou do serviço principal contratado.

A principal função do documento é tornar factível e exequível o orçamento, que poderia vir camuflado, caso os custos adjacentes fossem retirados dos cálculos.

A planilha preenchida pela Administração precisa ser publicada no edital?

A planilha com a descrição de valores, quando preenchida pela Administração, deve ser publicada junto ao edital, já que as minutas e condições contratuais da licitação precisam ser consideradas na hora da contratação.

É importante destacar que os custos de serviços ou insumos que possam aparecer nas planilhas não podem ser iguais a zero ou meramente simbólicos. Os valores devem ser condizentes com a realidade praticada pelo mercado ou estabelecidos legalmente, como nos casos de tributações, por exemplo.

Deve ser previsto um preço máximo para o contrato?

A partir de uma ampla pesquisa de preços, que não se limita, apenas, à busca de três orçamentos, é importante estipular um preço máximo, definido por item a ser adquirido.

Tal prática ajuda na contenção de gastos excessivos e na especulação dos valores por parte do mercado. O preço máximo deve levar em consideração os valores adicionais da aquisição do objeto, como aqueles prescritos pelas planilhas de formação de custos.

Como definir o preço máximo?

O preço máximo é definido a partir de alguns critérios básicos. O primeiro deles é o da pesquisa de mercado, em que a média de valores deve ser utilizada como parâmetro para o valor máximo. Contudo, a média exata não precisa constituir o preço máximo, podendo ele ser um pouco mais alto.

Outro critério é a busca em ARPs e contratos anteriores de outras instituições para avaliação de valores reais de mercado.

E, por último, um critério essencial é levar em consideração o orçamento disponível da Administração para a aquisição. Não adianta contratar um serviço ou comprar um bem se não há dinheiro disponível. Por isso o preço máximo deve estar de acordo com o teto de gastos.

Essas são algumas das etapas e regras básicas essenciais para elaboração de uma Ata de Registro de Preço. A função dessa tarefa é ajudar na diminuição dos gastos dos aparatos governamentais e, ao se tornar uma prática consolidada, facilitar o dia a dia dos servidores públicos.

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