5 ferramentas de trabalho remoto para otimizar processos internos

O trabalho remoto deixou de ser uma realidade apenas do setor privado, já alcançando as esferas do setor público. Essa forma de atuação dá mais flexibilidade e agilidade para times. Bem adotado, o regime de trabalho remoto elimina gastos, integra times de várias áreas e mantém a prestação de serviços mais segura e precisa. Assim, prazos são mantidos e metas tornam-se mais alcançáveis.

Mas, para que o trabalho remoto seja aplicado com qualidade, é importante que o negócio escolha as soluções de TI corretas. Com ferramentas como a videoconferência e o cloud storage, é possível garantir que todos tenham uma alta qualidade na sua rotina mesmo que o regime seja flexível.

Veja, abaixo, uma lista de soluções voltadas para quem atua com trabalho remoto no setor público!

1. Ferramentas para compartilhamento de arquivos

A troca de informações com agilidade e segurança é visto como um dos principais benefícios do investimento na computação na nuvem. Já é conhecido por muitos gestores que o cloud computing traz benefícios como redução de custos, aumento de mobilidade e flexibilidade operacional. E com o cloud storage, o trabalho remoto pode ser adotado no poder público sem que a integração  entre times seja comprometida.

Com uma ferramenta de cloud storage, o time possui uma solução para acessar, sincronizar e compartilhar arquivos facilmente. O usuário pode, por exemplo, manter arquivos atualizados entre smartphones, tablets e computadores. Isso é crucial para que o trabalho remoto seja executado com qualidade.

Se necessário, um arquivo pode ser compartilhado com o time rapidamente. Um link será criado para que outras pessoas possam visualizar ou editar um documento a qualquer momento. E assim que a modificação for finalizada, o acesso poderá ser revogado.

Essas funcionalidades tornam o trabalho remoto muito mais fácil de ser aplicado no dia a dia de qualquer setor. O ambiente de trabalho será mais ágil, integrado e flexível. Mesmo que profissionais atuem em ambientes diferentes, será fácil criar relatórios e outros documentos tradicionais desse ambiente.

2. Aplicativos para calendário

Assim como no setor privado, o poder público é marcado por reuniões constantes. Times devem encontra-se para definir datas, planejar novos projetos e acompanhar o resultado dos existentes. E em um cenário em que o trabalho remoto é algo cada dia mais comum, é fundamental que os profissionais responsáveis pela gestão de um setor consigam agendar reuniões com mais qualidade.

Com ferramentas de calendário, é possível agendar reuniões de forma centralizada e integrada. Todos os profissionais terão um mecanismo para definir a data de encontros, remarcar reuniões e enviar alertas antes de um compromisso.

Isso tornará o planejamento de times mais ágil e preciso. Mesmo que a reunião seja feita com o apoio de uma solução de videoconferência, a equipe conseguirá programar-se antecipadamente, evitando atrasos e melhorando a qualidade do encontro.

3. Softwares de gestão de tarefas

Muitas vezes, o trabalho no setor público pode envolver times que atuam em vários órgãos, instituições e serviços, especialmente em grandes projetos. Nesse cenário, portanto, é importante que o gestor tenha uma solução que permita o gerenciamento de vários times de maneira simultânea, evitando atrasos e tornando a distribuição de atividades mais eficaz.

Com um software de gestão de tarefas, isso torna-se algo simples. Geralmente baseados em metodologias ágeis, essas soluções dão ao profissional a capacidade de centralizar a distribuição, o acompanhamento e demais partes da gestão diária de grandes equipes.

Assim, todos os profissionais podem atingir melhor resultado com um fluxo de trabalho de alta performance. Atrasos serão menos frequentes e o ponto em que gargalos ocorrem passam a serem encontrados com maior agilidade. Dessa forma, o fluxo de trabalho sempre será otimizado para atingir melhores resultados a médio e longo prazo.

4. Soluções de comunicação integrada

A comunicação diária entre times é um dos maiores desafios de quem atua em um regime de trabalho remoto. No dia a dia de empresas e do poder público, manter um fluxo de troca de informações contínuo é algo crucial para que as atividades tenham alta performance. E ao flexibilizar a cadeia operacional de uma área, é crucial que o gestor trabalhe para evitar que falhas na comunicação entre profissionais tornem-se frequentes.

Com as soluções de comunicação atuais, esse problema pode ser facilmente contornado. Ferramentas voltadas para o ambiente corporativo possuem uma série de recursos de controle, segurança digital e alta disponibilidade para garantir que todos possam manter uma rotina integrada, mesmo que estejam em diferentes locais.

Ferramentas multiplataforma, por exemplo, evitam que a área tenha que mudar a sua infraestrutura de TI para adequar-se ao novo sistema. Já soluções de monitoramento e privacidade dão ao usuário mais controle sobre os seus dados. E com funcionalidades de segurança, o setor de TI consegue reforçar as suas políticas de compliance, segurança digital e governança em todas as áreas.

Há também uma redução de custos e maior agilidade na troca de informações. Como o telefone deixará de ser utilizado para todos os casos, gastos nessa área cairão. E como muitas ferramentas são nativamente integradas com aplicações de terceiros, é mais fácil obter dados que sejam importantes para o dia a dia do setor (como o link de acesso a um arquivo em uma plataforma de cloud storage).

5. Videoconferência

A videoconferência tornou-se uma das melhores ferramentas para a comunicação de profissionais que atuam no setor público. Em rotinas de trabalho remoto, ela torna a realização de reuniões mais simples e ágil. Dessa forma, gestores públicos conseguem reduzir custos, eliminar gargalos e evitar que pessoas tenham que estar no mesmo ambiente sempre que uma reunião for realizada.

Uma solução de videoconferência reduz custos por permitir que profissionais atuem de maneira integrada sem estarem no mesmo ambiente. Esse fator também reduz prazos e torna o time mais eficaz: uma vez que a comunicação poderá ser feita a qualquer momento, o tempo de tomada de decisões será o mais rápido possível.

Em conjunto com as soluções apresentadas acima, a videoconferência pode ser utilizada como uma forma de otimizar rotinas. Dessa forma, o trabalho do serviço público ganha mais agilidade e flexibilidade. Confira no nosso blog outras formas de garantir mais performance para as atividades do poder público!