Quais são as principais vantagens da ata de registro de preço?

As licitações de serviços e produtos para o poder público devem ser feitas a partir de um conjunto de regras e sistemas. Entre eles, há a Ata de Registro de Preços. Ela reduz custos para o governo e torna gastos mais transparentes, otimizando relações comerciais.

Quer saber mais sobre o tema e como ela afeta a sua rotina de trabalho? Então, veja o nosso post a seguir!

O que é a ata de registro de preço?

A ata de registro de preço é um documento obrigatório para registrar uma série de fatores relacionados às licitações de compra de bens do poder público. Ela deve incluir itens como:

• preços de produtos e serviços;

• fornecedores dos itens;

• órgãos participantes do processo;

• condições em que as relações comerciais são praticadas;

• propostas apresentadas pelas empresas.

Qual a relação da ARP com o sistema de registro de preços?

A ata de registro de preços é registrada no sistema de registro de preços.

Conforme apontado pelo Decreto Federal nº 7.892/2013, o SRP é o “conjunto de procedimentos para registro formal de preços relativos à prestação de serviços e aquisição de bens, para contratações futuras”.

Toda Licitação pode ser Ata de Registro de Preços?

Na verdade, não. Existem algumas regras para que uma Ata de Registros de Preços possa ser utilizada.

Ele é adotado nas seguintes situações:

• quando o poder público deve fazer a contratação de serviços ou a compra de produtos frequentemente;

• quando a aquisição de bens é feita com entregas parceladas ou os serviços são remunerados por unidades de medidas/regimes de tarefa;

• quando os bens são adquiridos ou os serviços contratados para mais de uma unidade, instituição, programa de governo ou órgão público;

• em situações em que não há como o poder público definir previamente a demanda de serviços e produtos que será necessária.

Segundo o Art. 3º da Lei 8.666, uma licitação para registro de preços, precisa acontecer nas modalidades concorrência ou pregão e precisa ser do tipo menor preço.

Na modalidade concorrência

Podem ser feitas compras de qualquer valor.

No entanto, a modalidade concorrência é obrigatória para alguns tipos de contratações: obras e serviços de engenharia, com o valor acima de R$ 3.3 milhões por contrato e em licitações de serviços e produtos gerais acima de R$ 1.4 milhões.

Ela possui o prazo de 30 dias corridos para acontecer.

Na modalidade pregão

Que é a modalidade mais escolhida para as licitações em geral, não possui limite e tem o prazo de 8 dias para acontecer.

Existe também duas formas de fazer, pregão presencial e pregão eletrônico. Nos últimos anos o pregão eletrônico vem sido escolhido por diversas razões.

Entre elas a facilidade para os gestores e participantes, o prazo menor, a possibilidade de que mais empresas participem, pois não precisa se deslocar até um local e sim pelo computador.

Também deve ser feita uma ampla pesquisa de mercado para elaboração do edital e composição dos valores a serem aceitos pela administração pública.

Como a ata de registro de preço funciona?

A ata de registro de preço é um processo fundamental para que o governo possa adquirir produtos e serviços com mais transparência e menor custo.

Ela é utilizada em licitações de concorrência e de pregão, sendo o órgão que executa o seu gerenciamento o responsável por entrar em contato e captar o maior número de setores da administração pública que tenham interesse na aquisição de um item ou na contratação de um serviço.

Esse órgão também será responsável por registrar a chamada "carona", termo utilizado para definir os órgãos, as autarquias e os demais setores que não sejam participantes da ARP.

Uma vez que a licitação esteja concluída, o órgão gestor faz o registro dos preços do licitante vendedor e publica a ARP.

A ata de registro de preço tem a validade de um ano a partir do momento em que ela é assinada. Se necessário, ela poderá ser renovada a qualquer momento.

Quais as vantagens do uso da ata de registro de preço?

O uso da ata de registro de preço traz uma série de vantagens para o poder público e quem trabalha com a venda e prestação de serviços para o governo.

Ela torna relações mais transparentes e econômicas. Veja, a seguir, algumas vantagens desse sistema.

Maior economia

Como a ata de registro de preço trabalha com a aquisição de produtos e serviços em grande quantidade, ela pode reduzir uma série de custos para o Estado.

O governo se torna capaz de negociar preços melhores, uma vez que a licitação envolverá um número muito maior de itens e participantes.

Redução de custos operacionais

Com o uso da Ata de Registro de Preços, não existe a necessidade de constante realização de processos licitatórios.

Pois havendo ARP vigente, outros órgãos podem pegar carona (adquirir de ata existente), contanto que seja comprovada a vantagem na compra.

Contratação mais rápida

Processos internos de licitação demandam de tempo e engajamento para fazer acontecer.

Esse é o processo interno convencional licitatório:

Solicitação da compra

Que deve ser feita expressamente pelo setor requisitante, em que indique e justifique sua necessidade.

Inclusive, nesta etapa é elaborada a especificação de forma clara e suficiente das características que cada objeto precisa conter. Aqui surge o Termo de Referência.

Análise financeira e técnica

Precisa haver uma justificativa técnica para os detalhes da contratação, como também classificar economicamente o atendimento da despesa.

Pesquisa de preços

A pesquisa possui diversas finalidades, incluindo definição da modalidade, justificativa de preços com a contratação direta, se for o caso, impedir contratações de valores acima do mercado, garantir que a proposta aceita seja realmente vantajosa e conseguir identificar propostas inexequíveis durante o processo.

Desde 2017 a instrução normativa nº 3 determina que as pesquisas de preços devem utilizar como fonte de pesquisa as contratações que sejam similares de outras contratações públicas, que estejam vigentes ou que tenham sido concluídas no prazo de 180 dias anteriores à data de pesquisa.

São necessários três orçamentos para a composição de preço.

Escolha da modalidade

Deve ser feita de acordo com o valor limite e com as características desejadas. Para ARP podem ser usadas as modalidades pregão e concorrência, como falamos anteriormente. Nessa etapa também é escolhida a comissão de licitação que será responsável por todo o processo.

Verificação de previsão orçamentária

Caso não haja recursos suficientes para a contratação, o processo deve ser cancelado e aguardar o remanejamento de verba.

Caso haja disponibilidade de verba, a solicitação passa a ser um processo e prossegue.

Elaboração do edital

O edital deve conter todas as características do processo, incluindo informações gerais como data, horário, nome do pregoeiro, as informações sobre os itens a serem contratados (especificações), regras que regerão o processo, prazos para proposta, recursos, esclarecimentos e a minuta do contrato.

Aprovação

O ato convocatório deve ser aprovado pelo setor jurídico da entidade licitante. Após a autorização o edital deve ser publicado no Diário Oficial no devido prazo para a fase de convocação.

Então, o processo é longo e com a Ata de Registro de Preços ele diminui bastante, conforme falaremos mais à frente.

Aumento da transparência

As relações comerciais também se tornam mais transparentes.

O governo terá mecanismos mais objetivos para demonstrar os seus gastos.

Já as empresas conseguirão planejar melhor os seus serviços e ter uma visão abrangente sobre as suas futuras receitas.

A ARP funciona como contrato?

Na verdade, não. Mesmo que a ata tenha a natureza de um contrato, ela não funciona como como um contrato típico.

Ela, no entanto, é um documento de compromisso que contém direitos e obrigações das partes, assim como estabelece as expectativas sobre o produto ou serviço contratado.

A função principal da ARP é o congelamento dos preços pelo período de, normalmente, 12 meses. Não podendo ser maior, mas podendo ser menor.

Também de efetivar o compromisso das empresas com as características do fornecimento, como produto, serviço e prazos.

O contrato serve para criar as obrigações posteriores a contratação, como também a obrigação do fornecimento e pagamento conforme a Lei 8.666/93 artigo 57.

O contrato deve ser assinado enquanto a ARP estiver vigente.

Órgão gerenciador, participante e extraordinário

Gerenciador

Ele é o responsável por todo o processo, incluindo o procedimento do certame e gerenciamento da ARP recorrente dele.

Participante

São os órgãos que registram seu interesse em participar da ata de registro de preços, no entanto, não participam do gerenciamento da ata.

Extraordinário

Esses são os órgãos ou entidades que possuem interesse em utilizar a ARP, no entanto, não participaram de nenhuma fase do certame.

Apenas tem o interesse de adquirir pelos mesmos preços e condições, e, precisa da autorização da empresa e do órgão para seguir com a compra.

Como aderir à carona na ata de registro de preço?

A adesão a uma ARP é um processo relativamente simples para órgãos que não façam parte da licitação, como falamos anteriormente, bem menor do que o processo licitatório. Para que isso seja possível, as seguintes etapas devem ser seguidas:

1. faça uma requisição interna de despesas;

2. elabore um termo de referência com as características da mercadoria, o serviço ou a solução que será adquirida pela instituição;

3. envie um ofício ao órgão que gerencia a ARP para solicitar a autorização para aderir à licitação;

4. envie um ofício ao responsável pela empresa que foi a vencedora da licitação e que tenha a prioridade de aquisição, informando a quantidade do que será contratado (ou vendido) e solicitando a manifestação da empresa para o fornecimento dos itens e serviços;

5. faça uma pesquisa no mercado em busca de novas propostas, contratos e notas fiscais que possam comprovar a vantagem financeira da escolha para a instituição;

6. faça um documento justificando a aquisição dos itens nos termos propostos;

7. encaminhe todos os dados sobre o processo para o órgão de Procuradoria, permitindo a análise e o deferimento das escolhas do gestor público;

8. se o procedimento envolver ferramentas de tecnologia, o órgão de gestão de TI da instituição também deve ser consultado.

Quem pode aderir à ata de registro de preço?

A adesão à ata de registro de preço envolve, também, alguns fatores. Ela é limitada a dois casos, conforme aponta o Decreto Federal nº 7892/13, em seu art. 22, parágrafos 8º e 9º:

  • órgãos e instituições da Administração Pública Federal não podem aderir a atas de registro de preços que sejam gerenciadas pelos poderes públicos distritais, municipais ou estaduais;
  • órgãos da administração pública municipal, estadual ou distrital podem aderir a uma ata de registro de preço gerenciada pela Administração Pública Federal de maneira Facultativa.

Ou seja, órgãos federais só podem aderir a atas federais. Órgãos estaduais podem aderir a atas estaduais e federais e órgãos municipais podem aderir a atas municipais, estaduais e federais.

O sistema de registro de preços trouxe uma série de vantagens para o poder público. As suas licitações passaram a ter mais transparência e, agora, podem contar com maior poder de barganha para buscarem preços mais atraentes. E com todos os setores mantendo uma comunicação bem estruturada, fica mais fácil espalhar boas oportunidades entre toda a administração governamental.

Nesse contexto, a ata de registro de preço é um ponto fundamental. Ela permite a empresas públicas divulgarem licitações de uma forma mais objetiva e ampliar a capacidade de outras áreas também conseguirem realizar investimentos de alto retorno. Dessa forma, o gestor público pode fazer um melhor uso dos recursos do contribuinte e evitar desperdícios.

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