Segurança de dados: 6 erros em videoconferência para ficar de olho

Otimizar a comunicação dentro das empresas é uma das medidas mais importantes para se garantir uma boa produtividade nos trabalhos. A comunicação, seja ela interna ou externa, tem um papel fundamental na hora de decidir os rumos do negócio, promover ajustes nas operações e, assim, manter a sua competitividade.

Neste contexto, as videoconferências se tornaram estratégias comuns, pois permitem, de forma ágil e a baixo custo, a realização de reuniões, diálogos e discussões dos membros da organização em diferentes localidades — o que tem uma grande serventia para empresas que atuam em diferentes cidades e/ou estados.

Contudo, como em todo tipo de comunicação que envolve a internet, riscos existem. A segurança das informações que trafegam durante a videoconferência pode ser comprometida caso certos cuidados não sejam adotados.

No post de hoje, listaremos 6 erros em videoconferências que podem ameaçar a segurança de dados da sua empresa:

1. Não utilizar um firewall no sistema

Um dos principais erros das empresas ao adotar um sistema de videoconferência é não se atentar à importância que a utilização de um firewall representa. Muitas vezes, a necessidade de se colocar o sistema em operação o quanto antes, faz com que as devidas precauções não sejam tomadas previamente.

O firewall atua como uma verdadeira barreira para invasões externas. Ao utilizar esse recurso, a empresa não estabelece uma conexão direta com a internet, mas o faz por meio do próprio firewall — que monitora e bloqueia qualquer tipo de acesso não permitido ao sistema de videoconferência.

2. Negligenciar a importância da autenticação dos usuários

Outro erro bastante comum nas empresas é não estabelecer uma política bem estruturada de acesso aos sistemas de videoconferência. Assim, o que ocorre é que diversas pessoas acabam utilizando o recurso sem nenhuma medida de segurança, como login e senha, o que acaba colocando em risco a integridade das informações.

A autenticação dos usuários é medida de ordem para controlar o acesso ao sistema, impedindo que pessoas não credenciadas possam acessar recursos da empresa de forma deliberada e perigosa.

O primeiro passo de uma política de acesso é definir quais as pessoas realmente necessitam ter acesso a ferramenta. O ideal é que haja poucos usuários com amplo acesso, pois assim fica mais fácil controlar quem está operando e também identificar o responsável, caso haja alguma falha na segurança dos dados.

3. Escolher mal o local de realização das videoconferências

Existem erros na segurança das informações na videoconferência que se relacionam com o próprio sistema — a exemplo dos tópicos anteriores.

Contudo, um erro muito comum na utilização dessa tecnologia, e que diz respeito à sua operacionalização, também é muito comum: escolher mal o local em que os equipamentos serão instalados.

Não é raro que toda a estrutura física do sistema de videoconferência seja adaptada nas próprias salas de reuniões das empresas, isto é, em locais onde discussões importantes e, muitas vezes, sigilosas são realizadas — o que representa um grande erro.

Deixar todo o aparato da videoconferência em ambientes onde são debatidos assuntos sigilosos coloca em risco a integridade e confidencialidade de informações sensíveis.

Por meio da internet, invasores podem conseguir controlar os equipamentos e ter acesso a áudios captados pelos microfones e também à imagens das câmeras e, sem que ninguém perceba, se apossar de dados sigilosos.

4. Manter o atendimento automático habilitado nos equipamentos

Grande parte dos sistemas de videoconferência vêm habilitados com a função de atendimento automático de chamadas. Como o próprio nome da função induz, a plataforma aceita as chamadas de forma autônoma, mesmo que o sistema esteja desligado.

No entanto, deixar essa funcionalidade ativa é um dos erros mais comuns quando o assunto é a segurança de dados. 

Pessoas mal-intencionadas podem facilmente conseguir acionar o sistema e ter acesso ao conteúdo de conversas realizadas nos ambientes em que os microfones e câmeras estão instalados. Sendo assim, o recomendado é sempre desativar esse recurso no seu sistema.

5. Utilizar sistemas desatualizados

A sua empresa pode até ter uma solução de videoconferência operante e que atenda bem às necessidades das equipes. Porém, é preciso lembrar que quando se trata de dispositivos tecnológicos, o tempo parece passar mais rápido e logo estão defasados.

Utilizar equipamentos de videoconferência muito antigos é um erro bem comum nas empresas, e que representa sérios riscos. Uma infraestrutura desatualizada, muitas vezes, é mais suscetível a ação de invasores, pois não estão alinhadas com os novos protocolos de segurança e nem contam com recursos mais sofisticados de proteção.

Mas, por outro lado, os invasores têm à mão sistemas robustos e sofisticados que podem facilmente burlar a segurança da ferramenta da sua empresa. Então, esteja atento a esse ponto também e, sempre que possível, atualize seus equipamentos.

6. Não treinar os usuários

Muitas empresas não dão treinamento adequado quando se trata da utilização de soluções de videoconferência, simplesmente por acreditar que não há necessidade — pois, geralmente, não apresentam grande dificuldade na operação.

Entretanto, é preciso lembrar que nem todos os usuários têm a mesma familiaridade com tecnologia, o que significa que erros podem ser cometidos em razão da falta de domínio sobre, por exemplo, medidas de segurança necessárias — especialmente quando dados confidenciais e informações privadas estão sendo compartilhados.

Desse modo, para eliminar esse tipo de risco, é imprescindível que as organizações criem e cumpram um processo de treinamento apropriado, juntamente com o suporte ao dispositivo e sua política de uso, incentivando os usuários a seguirem os protocolos de segurança.

Os procedimentos devem incluir pontos a serem conhecidos em uma videoconferência, coisas simples, como as configurações a serem usadas para evitar que os convidados indesejados ingressem na chamada e qual equipamento desligar no final de uma chamada.

Por fim, como vimos, a videoconferência traz uma série de vantagens para as empresas, contudo traz também alguns riscos no que diz respeito à segurança de dados e informações sensíveis. Sendo assim, evite incorrer nos erros listados para não comprometer as atividades da sua empresa.ntão, gostou do post? Deseja saber como implementar uma solução de videoconferência que garanta total eficiência e segurança no seu uso? Podemos ajudar: entre em contato com a nossa empresa e saiba como.