Equipamento para videoconferência: como usar essa tecnologia em seu evento

A tecnologia está possibilitando uma verdadeira revolução na comunicação empresarial. Hoje, para realizar um evento, já não é necessário deslocar um grande número de pessoas. Com o equipamento para videoconferência adequado, é possível obter os mesmos resultados de encontros presenciais e um nível de interação realmente produtivo.

Isso gerou grandes mudanças para empresas que precisam melhorar as suas rotinas e processos. Graças à videoconferência, organizações conseguem criar um ambiente com mais mobilidade, diminuir custos e garantir mais agilidade para os seus profissionais. Dessa forma, o atendimento às demandas é feito em prazos menores e a empresa pode criar mais experiências convergentes e inovadoras.

Quer saber mais sobre como usar essa tecnologia em seu evento? Vamos falar sobre isso neste post. Então, acompanhe a leitura e descubra como planejar uma videoconferência e como escolher o software e os equipamentos certos. Confira!

Como planejar um evento com equipamento para videoconferência

A videoconferência é uma alternativa extremamente vantajosa para promover a interação. Ela não só é capaz de minimizar distâncias e reduzir custos. Além disso, essa ferramenta dá mais agilidade para a empresa e flexibiliza as suas atividades.

Porém, para realmente obter os benefícios que essa tecnologia proporciona, é preciso planejar o evento com cuidado e eleger o software e os equipamentos adequados. A precisão na escolha é essencial para obter o resultado desejado.

Quando falamos em planejamento, é necessário considerar alguns aspectos: o propósito, o tipo de interação entre os presentes (serão espectadores ou participantes?), a quantidade de pessoas no local e principalmente, o tamanho e características do ambiente. Veja abaixo como cada um desses itens afeta a sua videoconferência!

Propósito

O propósito da videoconferência afeta diretamente todo o planejamento do evento. Ela será feita para treinar profissionais? Apresentar um novo produto? Planejar projetos e tomar decisões estratégicas?

Identificando a resposta para essa pergunta os profissionais conseguem preparar uma mensagem bem estruturada e alinhada com as necessidades do público-alvo. O negócio poderá criar um conteúdo mais atraente e, com isso, trazer mais chances de sucesso para a sua videoconferência.

A interação entre os que estão presentes fisicamente

A maneira como que estão presentes fisicamente interagirão com a videoconferência também influencia na sua estrutura. Caso o espectador tenha abertura para enviar dúvidas e sugestões, a empresa deve estar preparada para criar um ambiente em que isso seja possível. Regularmente, o apresentador deve criar um espaço para interações com o seu público, tornando a experiência mais convergente.

A quantidade de pessoas presentes

Tenha uma visão prévia sobre o seu público. Conheça aproximadamente quantas pessoas estarão presentes na videoconferência. Dessa forma, você poderá planejar um ambiente adequado e investir no equipamento necessário da forma correta.

O ambiente em que a videoconferência será realizado

Identificando o tipo de interação que ocorrerá no evento e o número de pessoas, você conseguirá definir um ambiente melhor estruturado para a sua videoconferência. Então, vamos conhecer algumas possibilidades e a quantidade ideal de pessoas que cada tipo de ambiente comporta para realizar um evento de qualidade:

• salas pequenas: são indicadas para encontros ou eventos que reúnem de 2 a 6 pessoas. Geralmente são utilizadas em reuniões com clientes, fornecedores, parceiros ou equipes de outras unidades. Nesses casos, o equipamento para videoconferência pode ser mais simples;
• salas médias: nessas condições, é possível reunir de 6 a 12 pessoas. A tecnologia de conhecida como Telepresença Imersiva, utilizada nessas situações, é capaz de reproduzir imagem e som com uma qualidade muito similar à realidade;
• salas grandes e auditórios: costumam ser utilizadas quando ocorrem grandes eventos ou apresentações corporativas. Como pode-se imaginar, é preciso contar com telas de tamanho maior, projetores de boa qualidade e uma variedade de equipamentos de sonorização bem posicionados, para equilibrar a distribuição do som.

Quais são os equipamentos necessários para um evento com videoconferência?

O equipamento é um dos pontos mais importantes para a realização do seu evento. A empresa deve investir em ferramentas adequadas e que estejam alinhadas com o perfil do evento. Vamos então conhecer os itens necessários e sua importância na realização da videoconferência.

1. Conexão com a internet

O contato remoto depende da conexão da internet. Para ter uma experiência agradável e sem interrupções, delay ou distorções na tela, a conexão deve ter uma boa velocidade e estabilidade. Portanto, invista para que a rede esteja preparada para lidar corretamente com o fluxo de dados da videoconferência.

É muito importante testar a conexão no período anterior à chamada. Assim, se houver qualquer problema, ele pode ser solucionado antes do início da videoconferência, evitando interrupções.

O ideal é conectar os aparelhos via Ethernet. Essa atitude previne problemas com o sinal de Wi-Fi ou variações e problemas com a velocidade que são causados por interferências, além de possuir uma latência baixa.

Também é importante que o computador ou laptop utilizado esteja devidamente ligado a uma fonte de energia. O desligamento porque a bateria acabou não são um imprevisto, e sim uma negligência.

2. Tela

O tamanho da tela vai depender do propósito do evento e da quantidade de participantes. Quando falamos de uma reunião entre equipes enxutas, a tela pode ser um monitor ou uma televisão.

No entanto, à medida que aumenta a quantidade de participantes, também é fundamental ampliar o tamanho da tela utilizada. Os equipamentos de projeção podem ser excelentes opções quando o objetivo é permitir a visualização por um grande grupo.

Outro ponto que merece destaque é a qualidade da tela. Quanto maior a nitidez, melhor é a experiência dos participantes. Isso pode ser atingido por meio de três fatores:

• uma boa conexão, que permite o envio e recebimento de imagens em maior resolução;
• uma tela de alta definição, que permite ao apresentador exibir mais conteúdos;
• uma câmera moderna, que pode capturar imagens em alta resolução.

3. Software

Em uma chamada normal, dois pontos se conectam. Assim, você tem dois interlocutores participando de uma conversa. O equipamento para videoconferência funciona de uma forma diferente. Ele precisa conectar não só dois pontos em uma chamada, mas diversos, de acordo com o número de participantes.

É justamente essa a função do software. Ele conectará os diversos pontos em uma única chamada, permitindo que todos os conectados participem da “conversa”. Ele transforma a imagem e áudio de cada uma das salas em dados que podem ser transmitidos pela internet.

Diante disso, é fundamental você escolha uma ferramenta eficaz para criar o seu evento. Ela deve ser compatível com o seu ambiente de TI, ter uma boa performance e ser segura. Dessa forma, será possível evitar uma série de problemas e, assim, garantir uma apresentação de sucesso.

4. Microfone

Sua quantidade depende da quantidade de participantes do evento ou reunião. Um espaço amplo, com a presença de vários colaboradores, provavelmente exigirá a utilização de dois ou mais microfones.

Porém, se a sala tiver um tamanho reduzido e a quantidade de participantes for menor, a solução é ainda mais simples. Basta contar com um único microfone de boa qualidade para atender a demanda e garantir a eficiência da comunicação.

O posicionamento dos microfones deve ser avaliado antecipadamente. Isso permitirá uma captação de áudio mais limpa e livre de ruídos, algo crucial para garantir a compreensão de tudo o que for dito na videoconferência.

5. Amplificadores e alto-falantes

Mas tão importante quanto garantir que a equipe será ouvida pelos participantes é criar condições para que ela ouça seus interlocutores remotos. Por isso, é preciso utilizar amplificadores e alto-falantes.

Esses equipamentos distribuem os sons emitidos pelos participantes de maneira eficiente, fazendo com que a comunicação seja clara, o que favorece a produtividade da equipe.

Quando o evento é realizado em salas amplas ou até mesmo em anfiteatros e auditórios, é ainda mais importante contar com uma quantidade maior desses equipamentos. Também é fundamental observar seu posicionamento, para que todos os presentes ouçam perfeitamente as participações.

Faça testes para garantir que os amplificadores e alto-falantes trabalharão em conjunto com os outros itens do equipamento de videoconferência, sem causar interferências. Isso vale especialmente para os microfones: mal posicionados, as chances da empresa ter problemas como ecos será elevada.

6. Câmeras

Certamente um evento de videoconferência não seria viável sem o equipamento responsável por transmitir justamente as imagens. Por isso, o planejamento deve incluir a instalação de câmeras.

A quantidade de câmeras utilizadas é variável, pois depende também do tamanho do ambiente utilizado para a reunião. Quando o local é um auditório ou sala maior, além de precisar de mais de uma opção para atingir ângulos diferentes, é interessante manter um dos dispositivos preparados para a documentação do evento

Quais cuidados devem existir durante um evento com videoconferência?

Quando falamos em reuniões pequenas, realizadas com um grupo reduzido de colaboradores, não é necessário ter alguém o tempo inteiro para monitorar o equipamento.

No entanto, é bom contar com um profissional à disposição e que, em caso de eventualidade, possa se deslocar rapidamente para o local e solucionar o problema.

A realização de grandes eventos, por outro lado, exige cuidados adicionais. Neste caso, é importante ter um profissional durante todo o período de realização. Sua função é monitorar a aparelhagem ao longo da sessão, garantindo o perfeito funcionamento dos equipamentos.

Um profissional especializado pode não só garantir o monitoramento e funcionamento dos equipamentos, mas também orientar os participantes. O posicionamento, olhar para a câmera durante a participação e não realizar gestos que bloqueiam a captação do som também é importante para uma comunicação mais eficiente com os interlocutores.

E a sua empresa, já utiliza soluções para a comunicação remota? Qual é o equipamento para videoconferência que vocês usam? Quer ver como funciona um software desenvolvido para proporcionar a melhor experiência nas organizações?

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