Como baratear custos e melhorar treinamentos com onboarding on-line?

Integrar os profissionais recém-chegados às equipes de trabalho costuma ser um desafio e tanto para o RH. Mas, você pode adotar algumas medidas para tornar o processo de integração mais fácil e bem-sucedido. Já ouviu falar em onboarding on-line? Essa estratégia é capaz de gerar muitos benefícios para a empresa.

Neste post, explicaremos o conceito, destacaremos as vantagens e apresentaremos um guia sobre como você pode criar e implementar uma estratégia de onboarding on-line.

O que é onboarding on-line?

Onboarding é um termo expressado na língua inglesa que, ao pé da letra, significa “embarcando”. No mundo corporativo, a palavra é associada, principalmente, ao processo de apresentação e integração dos novos colaboradores à empresa. Esse papel é de total responsabilidade do setor de recursos humanos da empresa.

Além de apresentar os colaboradores recém-contratados formalmente aos seus superiores e colegas de trabalho, os responsáveis pelo onboarding devem introduzi-lo a cultura da empresa, informar os códigos de ética (condutas), apresentar a missão, visão e valores da empresa, mostrar o local de trabalho e os métodos que adotará na função.

No caso do onboarding on-line, todos esses processos acontecem a distância sem perder a eficiência. Pelo contrário, utilizando as ferramentas certas e fazendo videoconferências, os procedimentos são até otimizados, gerando economia de custo para o órgão público.

Quais são os benefícios proporcionados pelo onboarding?

Para você conseguir enxergar melhor como o onboarding on-line pode ser de grande valor para as empresas, é preciso entender alguns dos principais benefícios que ele pode gerar.

Melhora a integração do recém-chegado na equipe

As técnicas de onboarding são extremamente favoráveis aos processos de integração dos novos colaboradores às equipes de força de trabalho da empresa. Uma boa forma de desempenhar esse papel é agendando uma data, todo mês, para fazer a apresentação conjunta dos recém-contratados do período, reservando um momento para promover a aproximação e interação entre eles. Dessa forma, o desconforto some e eles logo compreendem o clima organizacional.

Aumenta a motivação de todos no time

Quando um novo colaborador passa por um processo de integração bem estruturado, é capaz de iniciar as operações mais motivado. Geralmente, isso acontece porque a insegurança fica de lado, dando lugar para a vontade de contribuir com os colegas. E todos sabemos que um colaborador motivado tem o poder de contagiar todo o time.

Promove treinamento e capacitação

Outra vantagem importante do onboarding é a qualificação dos novos integrantes. Com uma boa estratégia, eles já entram no negócio sendo treinados e bem preparados para iniciar as atividades do dia a dia, se adaptando rapidamente com a rotina de trabalho. Investir nisso significa prevenir falhas futuras e garantir que os resultados sejam melhores.

A empresa retém mais talentos

Os profissionais que são melhores integrados às equipes se engajam mais rapidamente com a cultura e ficam mais motivados. Isso acontece porque, além de superarem logo a fase de adaptação com os colegas, ambiente de trabalho e processos, podem enxergar oportunidades de atuação.

Reduz a rotatividade

O onboarding possibilita a empresa reduzir o índice de turnover (rotatividade). Quando bem planejada e executada, a estratégia ganha poder para engajar talentos, diminuindo a evasão dos profissionais. Como o RH deixa bem claro o que ele enfrentará no dia a dia de trabalho, antes do início das atividades, não tem nenhuma surpresa desagradável depois disso, mantendo o nível de satisfação alto.

Como implementar o onboarding on-line em suas estratégias de treinamento?

Para ter sucesso no processo de implementação de um onboarding on-line, é fundamental que estruture os procedimentos de maneira cuidadosa e estratégica. Para isso, algumas etapas podem ser cumpridas.

Use recursos de videoconferência

O primeiro passo, é criar um ambiente estruturado para realizar a videoconferência. Empresas com unidades espalhadas geograficamente podem implementar o onboarding a distância e economizar muito tempo e dinheiro no processo. Os profissionais do RH não precisarão mais circular entre as filiais, resolvendo tudo com recursos audiovisuais.

Defina os objetivos

Depois que fizer a parceria com um especialista em videoconferência, dedique-se a planejar o projeto. Liste o que você pretende com ele, como será implementado (recursos, ferramentas e metodologias necessárias), quem será o responsável por sua prática e atualização, etc.

Baseie-se nos 4 Cs

O processo engloba quatro níveis, chamados de 4Cs: conformidade, clarificação, cultura e conexão. Esses níveis devem guiar o responsável durante as etapas de integração e tornar o onboarding ainda mais efetivo. Entenda melhor cada um dos níveis:

• conformidade: representa o primeiro nível de onboarding e está na base da pirâmide. Ela engloba a aprendizagem dos processos, normas, códigos de ética e políticas da empresa;
• clarificação: tem a ver com o entendimento que os recém-contratados terão em relação às funções que desempenharão. Além disso, a clarificação serve para nivelar as expectativas entre empresas e profissionais;
• cultura: aqui, o responsável pelo onboarding deve apresentar a cultura e valores da empresa ao recém-contratado, ajudando-o na integração como o clima organizacional e entendimento das normas de conduta;
• conexão: esse nível está ligado diretamente às relações interpessoais do recém-chegado. É agora que ele será apresentado ao time e terá aquele tempo para interagir e se adequar aos colegas, ambiente e atividades.

Monte um cronograma

Criar um cronograma para o onboarding on-line é primordial. Assim você pode agregar organização temporal a estratégia, definindo quais processos serão executados em cada dia. Por exemplo:

• primeiro dia: o novo contratado vai assistir aos vídeos de boas-vindas, incluindo apresentação formal e regras de segurança;
• segundo dia: conhecerá os processos pessoalmente, saberá quais são as expectativas da empresa em relação a ele e quais métricas serão utilizadas para medir seu desempenho;
• terceiro dia: primeiro contato com os colegas (apresentação ao time) e local de trabalho.

Tudo isso pode ser controlado via videoconferência.

Determine os indicadores de performance

Definir os KPIs (Key Performance Indicators) com antecedência é primordial para alinhar o colaborador as expectativas de seus superiores. O recém-contratado deve estar ciente de quais serão eles para saber exatamente quais resultados deve gerar. Assim o esforço realizado será sempre na direção certa.

Documente os processos

A documentação é importante para qualquer projeto, pois ela serve como um registro formal dos procedimentos. Sempre que houver dúvidas sobre os processos (metodologias e tecnologias adotadas) do onboarding on-line, é a esse registro que o responsável recorrerá. A ideia da documentação é ir além da oficialização e servir como um guia prático, agregando padrão aos processos.

Monitore os resultados

Depois da criação e implementação do onboarding on-line, você deve acompanhar o desempenho para medir o sucesso da estratégia. Verifique os feedbacks e descubra se o retorno é positivo em relação ao planejado. Esse monitoramento ajudará a equipe de RH trabalhar em melhorias contínuas no projeto.

Como você pode ver, o onboarding on-line é uma metodologia repleta de vantagens para as empresas e, também, para o colaborador recém-chegado. Mas tudo dependerá do apoio que terá para formar uma boa estrutura de videoconferência.

Gostou da estratégia? Confira agora como a videoconferência pode ajudar o setor de RH da sua empresa!