11 fatos que você precisa saber sobre a videoconferência hoje

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Você sabia que a principal razão indicada pelos diretores e proprietários de empresas para adotarem uma estratégia de reuniões via videoconferência é a redução de custos com viagens? E que seus colaboradores citam a produtividade e melhor performance no trabalho como seus maiores ganhos?

Existem diversos benefícios que a videoconferência oferece aos seus usuários. E eles foram evidenciados por uma pesquisa realizada pela Wainhouse Research em parceria com a Polycom. Em que foram  realizadas entrevistas com 4.737 usuários finais de videoconferência empresarial em todo o mundo para saber mais sobre por que, como e onde eles usam as reuniões online para trabalhar.

Neste post, você verá quais foram as respostas, conhecerá os principais fatos que motivam os colaboradores a usarem a videoconferência de maneira estratégica, como eles estão mudando a cultura de suas empresas e revolucionando sua rotina corporativa. Confira!

1. Videoconferência aumenta a eficiência e a produtividade de seus usuários

O benefício número 1 apontado pelos usuários finais de videoconferência foi a melhoria na eficiência e produtividade no trabalho. Essa foi a resposta de 94% dos entrevistados.

O que motiva essa informação são as facilidades que uma solução de videoconferência proporciona à rotina dos colaboradores. Ela diminui o tempo gasto com deslocamentos, melhora a colaboração e engajamento dos times em projetos, otimiza processos internos, acelera a tomada de decisão e diminui o ruído nas comunicações, além de permitir que pessoas se aproximem e tenham uma comunicação mais efetiva.

Pensar nessas questões de performance dos empregados é algo essencial para o nível gerencial das empresas brasileiras. Segundo um estudo do banco Credit Suisse, de 1950 até 2016, a produtividade dos brasileiros no trabalho cresceu apenas 3,5%. O mesmo estudo aponta que, de 2011 a 2016, houve uma queda na produtividade de 1,1%.

Outro estudo da Confederação Nacional da Indústria (CNI) mostra que a baixa produtividade fez o custo com mão de obra para produzir um bem aumentar em 9% ao ano, entre os anos de 2002 e 2012.

Isso quer dizer que sua empresa precisaria aumentar seus preços, perder lucratividade ou rever seu orçamento interno, mesmo se não houvesse inflação ou nenhum outro fator externo a ela. Também significa que um dos causadores de seu aumento nos custos operacionais é a baixa produtividade.

Logo, encontrar tecnologias que gerem maior eficiência, diminuam as interrupções dos colaboradores e otimizem suas rotinas de trabalho é uma boa forma de aumentar a vantagem competitiva de sua empresa sobre seus concorrentes.

Veja também 5 ferramentas de trabalho remoto que otimizam processos internos. 

2. Reduz custos com viagens e deslocamentos para reuniões

Quando o assunto é redução de custos, o uso de videoconferência também é bem avaliado. Para 87% dos entrevistados pela Wainhouse Research, o uso estratégico dessa solução reduziu a quantidade de vezes que eles precisavam viajar.

Aliás, você pode fazer um exercício para avaliar esses custos em sua empresa, mesmo antes de contratá-lo.

• Some os valores gastos com deslocamentos para reuniões entre clientes e vendedores, colaboradores de diferentes localidades que atuam em um mesmo projeto, treinamento de funcionários ou outros eventos presenciais que poderiam ocorrer online;

• Além dos custos com deslocamento, some também todos os valores relacionados à viagem em geral, como, por exemplo, alimentação e hospedagem;

• Precisa calcular também quanto custa a hora perdida do colaborador, afinal, ele provavelmente não produzirá durante a viagem.

Agora, avalie como uma redução nesses gastos poderia ser revertida na contratação de uma solução de videoconferência e como esse fato impactaria positivamente a redução de custos contínua. Se precisar de um apoio para saber os números necessários para investir em tecnologia, basta entrar em contato conosco e solicitar uma ajuda com os cálculos.

3. Rompe as barreiras físicas

Sabe aquele problema de não conseguir falar com alguém que trabalha no estilo home-office? E aquela reclamação de colaboradores que trabalham a partir de suas casas de se sentir desconectados de suas equipes? A videoconferência também soluciona esse problema.

Com o uso dessa tecnologia, 68% dos entrevistados disseram ter se sentido mais próximos de seus colegas e melhoraram o trabalho em equipe. Outro estudo do The New York Times constatou que o uso de videoconferência melhorou em 13% a produtividade dos colaboradores que trabalham em casa.

Portanto, uma boa tecnologia é capaz de derrubar as barreiras físicas do seu negócio, integrando todas as unidades e colaboradores para que se comuniquem por áudio, vídeo e com conteúdo em tempo real, mesmo estando em localidades distintas.

Aproveite e saiba como se portar numa videoconferência. 

4. Videoconferência acelera a tomada de decisões

Uma videoconferência pode ocorrer em qualquer lugar, de praticamente qualquer dispositivo. Isso permite que os gestores de sua empresa tomem decisões estratégicas em qualquer hora ou lugar, aumentando a produtividade de suas equipes e otimizando os processos de tomada de decisão.

Aproximadamente 87% dos usuários finais de videoconferência concordaram que essa é uma das principais vantagens da adoção da solução.

Uma outra vantagem de tomar decisões em videoconferências é poder gravar as reuniões e facilitar o acesso à discussão para pessoas que não podiam estar envolvidas naquela agenda ou que foram envolvidas durante a execução do planejado.

Revisões de planejamentos ou esclarecimentos rápidos sobre tarefas também ocorrem de maneira mais ágil com o uso de reuniões online.

Por fim, um último benefício é poder compartilhar arquivos, relatórios ou apresentações que embasem as decisões a serem tomadas. Isso seria impossível com o uso de ligações telefônicas e muito mais difícil por ferramentas de mensagem instantânea.

Um dado que reforça essa aplicação da videoconferência é que 65% dos entrevistados pela Wainhouse afirmaram compartilhar conteúdos em suas reuniões.

5. Melhora o engajamento dos colabores

Aproximadamente 9 em cada 10 pessoas dizem que soluções em vídeo as ajudam a se tornarem mais próximas de seus colegas de trabalho, segundo um estudo do IMCCA.

Esse dado foi corroborado pela Wainhouse Research. Segundo a pesquisa, 86% dos entrevistados afirmaram desenvolver relacionamentos profissionais mais profundos com seus colegas, líderes ou subordinados.

Outra resposta reforça as duas estatísticas anteriores. Ao serem perguntados sobre seu nível de concordância com a afirmação: “O uso de videoconferência amplia o impacto das minhas discussões (em comparação com ligações telefônicas ou a utilização de ferramentas de mensagens instantâneas)”, 38% dos respondentes concordaram fortemente e outros 50% apenas concordaram com a afirmação. Um detalhe: somente 1% dos entrevistados discordaram fortemente da frase!

Se sua empresa quer aumentar o engajamento e aperfeiçoar o trabalho em equipe, então uma solução de videoconferência pode ser a melhor escolha!

6. Videoconferência ajuda a fidelizar mais clientes

O último fator citado por 66% dos entrevistados é que usar videoconferência para desenvolver as atividades comerciais melhorou a fidelização e as taxas de vendas.

A explicação para esse fato está em um estudo realizado pela Forbes sobre comunicação. Foi constatado que o cérebro humano interpreta 55% de uma mensagem com base nas expressões faciais e gestos de quem está falando, 37% da interpretação depende do tom de voz das pessoas e apenas 8% de uma mensagem são interpretados com base nas palavras usadas.

Tecnologias como telefone e e-mails são importantes para agilizar a comunicação. No entanto, a imagem é indispensável para criar maior empatia e facilitar o entendimento da mensagem a ser comunicada, algo que pode ser viabilizado com a videoconferência.

Da próxima vez que um vendedor pedir um plano de telefonia mais robusto, que tal explicar esses fatos para ele e sugerir um maior uso de videoconferências em suas atividades?

7. Reduz custos com telecomunicações

Um dado extra que não consta na pesquisa da Wainhouse está relacionado aos custos com telecomunicações.

Atualmente, é comum ver os recrutadores das empresas usando videoconferência para viabilizar as entrevistas de etapas iniciais nos processos seletivos. Equipes de projetos também usam essa ferramenta para agilizar atividades ou realizar pequenas reuniões diárias. Vendedores fazem apresentações online para poder qualificar potenciais clientes e visitar apenas os mais qualificados.

Agora imagine a economia gerada por esses profissionais terem deixado o telefone fixo ou celular e optado por reuniões online.

A economia é fruto da isenção total de taxas ou tarifas para realizar essas tarefas. A tecnologia também não exige equipamentos avançados ou máquinas profissionais com hardwares robustos para ser executada.

Ou seja, basta uma pequena mudança cultural das áreas da empresa e um simples computador, tablet ou celular para a redução de custos começar.

Os fatos e estatísticas apresentados mostram como a estratégia de usar videoconferência se tornou extremamente eficaz para dinamizar diversas atividades das empresas e de seus colaboradores.

8. Oferece segurança de alto nível para conversas sobre negócios e questões críticas da empresa

Uma das maiores preocupações de CEOs e pessoas de alto cargo em grandes companhias é a segurança de suas conversas, principalmente porque essas pessoas têm conversas extremamente sigilosas.

Em suas salas de reunião conversam sobre a real situação financeira, quais serão seus próximos passos para sair à frente da concorrência ou quais ações serão abertas para o mercado.

São diversas discussões que necessitam de total sigilo e por isso precisam estar seguras de possíveis invasores.

Como também, fica quase impossível juntar todas essas pessoas, que possuem agenda superlotada, num mesmo local e as empresas precisam tomar decisões em tempo real, por isso a videoconferência é uma das soluções mais usadas.

Para isso, é necessário estar atento às soluções de videoconferência existentes no mercado.

Nem todas as videoconferências podem fornecer uma chamada segura, como também, mesmo as seguras necessitam de configurações corretas.

9. Facilidade para o recrutamento de novos talentos

Um estudo feito pelo Compleo ATS (Applicant Tracking System), mostrou que cada vez mais empresas estão usando a videoconferência como ferramenta de complemento para o processo de seleção e recrutamento de pessoas.

O estudo revelou que cerca de 45% dos recrutadores já usaram videoconferência para esse fim e ainda que 52,4% que ainda não usaram têm interesse em usar.

O principal benefício de usar a videoconferência para seleção e recrutamento, segundo 56,8% dos entrevistados, é a diminuição do tempo de processo seletivo, além de poder controlar a agenda 51% e a possibilidade de maior alcance de potenciais candidatos.

10. Tempo é dinheiro e com a videoconferência você tem mais

Imagine quanto tempo os executivos e a equipe comercial gastam de tempo viajando para reuniões, congressos e encontros estratégicos?

Claro que alguns deles não deixam uma alternativa, no entanto para outros é totalmente possível substituir pela videoconferência.

Pense em quanto tempo essas pessoas poderiam gastar produzindo para a empresa no tempo que perdem se deslocando?

Infelizmente, o Brasil está entre os piores trânsitos do mundo. Para se ter uma ideia, dentre os 15 piores trânsitos, o Brasil tem dois representantes, sendo São Paulo em 5º e Rio de Janeiro em 7º lugar.

Juntando isso com as horas gastas com deslocamentos pequenos de 40 min para chegar numa reunião no bairro vizinho ou até viagens para cidades e estados diferentes, você perde muito tempo e consequentemente dinheiro.

Com a videoconferência você economiza, além dos deslocamentos que falamos acima, também o tempo da sua equipe com coisas preciosas e bem mais aproveitadas.

Além desse gasto com o tempo, a qualidade de vida de pessoas que trabalham viajando não costuma ser das melhores.

Um estudo publicado pela revista The Economist, feito pela Linnaeus University, na Suécia e Universidade de Surrey, no Reino Unido, apontou três principais consequências com essa rotina, como psicológica, social e emocional.

11. Uma solução de videoconferência custa menos do que você imagina

Muitas pessoas têm uma visão distorcida do custo da videoconferência.

Hoje, é possível encontrar um equipamento ou serviço que seja compatível com a sua necessidade, agregando todas as vantagens da videoconferência profissional, como a qualidade de vídeo, áudio e menor uso de internet e ainda com um preço totalmente acessível.

Inclusive, há soluções na nuvem que são mais baratas e que não deixam a desejar de forma nenhuma. Basta apenas conversar com uma empresa especializada, que possa entender bem a sua demanda e identificar que solução oferece o melhor custo benefício.

Para dar o primeiro passo rumo a essa nova realidade corporativa, basta selecionar uma boa tecnologia, conversar com um de seus representantes e iniciar os testes. Todos em sua empresa se surpreenderão com os resultados e ganhos advindos dessa simples solução!

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