Tudo sobre como garantir a segurança de dados na videoconferência

As ferramentas de videoconferência na nuvem estão ganhando popularidade nos últimos anos diante da sua versatilidade e capacidade de atender a demandas de vários perfis de instituições com baixo custo. Esse tipo de ferramenta permite, às empresas, reduzir custos, melhorar a sua mobilidade, gerar mais integração entre times e, assim, garantir mais qualidade para as rotinas corporativas.

Como essas soluções são, muitas vezes, utilizadas para reuniões e chamadas que envolvem informações de alto valor, é importante que o gestor de TI tenha um foco em adotar estratégias de segurança de dados na videoconferência ao investir, integrar e configurar essa solução de TI no ambiente corporativo.

Dessa forma, a videoconferência fará parte da rotina da companhia sem fornecer um risco para os usuários ou para a capacidade de a área manter uma rotina flexível sem sofrer roubo de dados. Se você quer saber como isso pode ser possível, veja o nosso post!

A segurança digital é prioridade nas empresas

Ao longo dos últimos anos, a segurança de dados tornou-se uma das maiores preocupações de gestores de TI. Os ataques tornaram-se mais frequentes e complexos. Da mesma forma, a integração da tecnologia em várias rotinas aumentou o prejuízo causado pelo roubo de dados.

No Brasil, os investimentos ainda não conseguem conter ataques graves. Processos mal estruturados, ferramentas não alinhadas com o perfil da empresa e políticas de controle pouco abrangentes são alguns dos fatores que contribuem para que os investimentos em segurança da informação não atinjam os resultados esperados.

Para enfrentar as ameaças modernas, é importante que a empresa saiba priorizar e planejar investimentos alinhados com o seu perfil e as suas estratégias. A segurança da rede de dados, por exemplo, é fundamental para utilizar grande parte das soluções de TI presentes no ambiente corporativo moderno.

Sem uma infraestrutura de rede corretamente monitorada e controlada, o gestor de TI terá dificuldades para garantir que tecnologias, como a Internet das Coisas e a computação na nuvem, façam parte do dia a dia do usuário, sem que a captura de pacotes exponha as informações da empresa a terceiros.

Ao mesmo tempo, as ferramentas de TI utilizadas, como as que permitem a comunicação entre equipes e a gestão de dados, devem ser gerenciadas para terem sempre o funcionamento mais seguro possível. É importante que as suas configurações sejam personalizadas conforme o perfil da empresa para que possam fornecer um funcionamento confiável e, ao mesmo tempo, uma boa experiência de uso.

O gestor de TI também precisa definir uma política de segurança capaz de entregar, com agilidade, as atualizações ao usuário. Isso reduz as chances de uma vulnerabilidade ser utilizada para roubo de informações.

Essas estratégias permitem, ao negócio, otimizar a segurança da sua infraestrutura de TI, tornando-a mais confiável e robusta. Para prestadores de serviço, isso será um fator que agregará competitividade e segurança ao usuário: uma vez que o empreendimento tem a capacidade de identificar e mitigar, com agilidade, os riscos que podem afetar a infraestrutura de TI. Ele poderá criar oportunidades de vendas e ter mais confiança dos seus clientes e parceiros comerciais.

A videoconferência e os dados seguros: uma realidade possível

As políticas de segurança de dados também afetam o uso de ferramentas de videoconferência para órgãos públicos e privados, como o Skype. E, diante disso, a empresa precisa trabalhar para incorporar técnicas de rastreamento, mitigação e monitoramento de riscos, evitando que eles sejam utilizados para roubo de informações. Dessa forma, os usuários poderão aproveitar todos os benefícios dessa tecnologia sem comprometer a integridade das suas rotinas.

A incorporação de políticas de segurança de dados na videoconferência é algo fundamental. O negócio deve garantir que os seus usuários tenham os mecanismos necessários para aproveitar todos os recursos dessa ferramenta sem comprometer a integridade das informações (em muitos casos, sigilosas) que são compartilhadas em ambientes on-line. E isso deve ser um ponto de atenção em todos os momentos, da escolha da ferramenta ao seu uso diário.

Utilizando uma política de segurança de dados na videoconferência que tenha um foco no perfil do negócio, o setor de TI pode evitar falhas de segurança e ainda reduzir as chances de a solução aumentar o número de vulnerabilidades internas. Além disso, o desempenho da ferramenta será garantido sem que ocorra um comprometimento da integridade digital do usuário. Assim, a videoconferência torna-se uma ferramenta estratégica para realizar negócios e não só uma fonte de preocupação do setor de TI.

O modo de garantir que a videoconferência ocorra em total segurança

Após investir em uma ferramenta de videoconferência, o gestor de TI deve adotar uma série de medidas para torná-la mais robusta e confiável. Elas incluem processos de controle, prevenção e monitoramento de riscos. Em conjunto, são cruciais para garantir a capacidade do usuário de aproveitar ao máximo os recursos disponíveis sem comprometer a integridade da sua conversa.

Entre os principais processos que podem ser empregados para garantir que a segurança de dados na videoconferência seja de alto nível, destacamos:

Faça configurações corretas e personalizadas

A configuração padrão de um aplicativo de videoconferência nem sempre pode fornecer a melhor segurança de dados para a empresa. Como cada companhia tem uma infraestrutura de TI configurada conforme o seu perfil, é importante que novas ferramentas sejam integradas da maneira mais eficaz para eliminar riscos e não criar vulnerabilidades. E, nesse processo, é crucial que a empresa modifique as configurações padrões das suas soluções de TI, evitando que criem brechas de segurança.

Uma vez que a ferramenta esteja instalada, modifique as suas configurações para que ela possa combinar uma alta performance com um bom nível de segurança de dados. É importante que esse processo seja feito conforme os padrões de segurança internos e que acompanhe a modificação das regras de controle das soluções de monitoramento do negócio. Dessa forma, o gestor de TI evita que a solução adotada tenha problemas de incompatibilidade ao ser executada.

Tome todas as providências com relação ao firewall

O firewall é um dos principais mecanismos de segurança de rede do mercado atual. Ele monitora as conexões dos usuários em busca de pacotes maliciosos e tentativas de acesso a recursos internos que possam indicar uma tentativa de ataque. Caso algo seja encontrado, o processo é bloqueado, evitando roubos de dados e invasões.

Em outras palavras, o firewall funciona como um “ponto de controle” das conexões de rede, dando mais integridade para a infraestrutura de TI do negócio. E como as ferramentas de videoconferência são estruturadas para utilizar vários recursos de rede, o firewall pode apresentar falsos positivos e detectá-las como uma ferramenta maliciosa.

Para evitar esse tipo de problema, crie regras no firewall para que a ferramenta de videoconferência seja vista como uma solução segura. Assim, o time de segurança gastará menos tempo trabalhando na resolução de entraves causados por falhas na detecção de problemas de segurança, e a experiência do usuário será otimizada.

Invista em criptografia de ponta

A criptografia de ponta é uma das principais tecnologias de proteção de dados existentes. Ela utiliza uma combinação de duas chaves criptográficas para cifrar um conteúdo e, assim, permitir que o usuário possa enviar e receber informações com segurança em qualquer ambiente.

Graças a ela, sistemas de Internet Banking, videoconferência e, até mesmo, mensagens instantâneas, como o WhatsApp, tornaram-se mais robustos e preparados para enfrentar qualquer tipo de tentativa de roubo de dados.

Um protocolo de comunicação baseado na criptografia de ponta utilizará uma chave pública e uma chave privada para tornar os dados mais seguros. Elas funcionam da seguinte forma:

• a chave pública é utilizada para gerar um código numérico para criptografar o conteúdo. Ela pode ser distribuída para qualquer pessoa, uma vez que a sua estrutura não permite descriptografar uma mensagem;
• a chave privada é utilizada para descriptografar um pacote de dados. O seu acesso é restrito ao destinatário da mensagem.

As chaves são criadas a partir de um código computacional que segue uma série de regras matemáticas complexas. Assim, torna-se virtualmente impossível que um computador possa quebrar a sua segurança de forma aleatória. Graças a isso, o uso da criptografia de ponta pode ser disseminado em diferentes ambientes.

Portanto, quando a sua empresa investir em uma ferramenta de videoconferência, dê preferência para as que trabalham com esse tipo de recurso de segurança digital. Ela garante que os usuários poderão realizar chamadas sem riscos de segurança, mesmo que a integridade do ambiente esteja temporariamente comprometida. Dessa forma, as chances de uma pessoa obter acesso aos dados compartilhados durante a videoconferência serão muito menores.

Tenha um software de confiança e verifique a forma de autenticação

A escolha da ferramenta de videoconferência, em geral, considera determinados aspectos, como o investimento básico, a sua performance, os recursos disponíveis e a sua experiência de uso. Porém, para além desses fatores, que estão geralmente relacionados à usabilidade da solução, a empresa também deve focar nas características de segurança digital do sistema. Dessa forma, a companhia pode adquirir uma ferramenta inovadora e robusta.

Invista em um software que tenha sido criado a partir dos mais rígidos padrões de segurança digital do mercado. Avalie como são as metodologias de desenvolvimento do fornecedor de TIC que mantêm a ferramenta e quais são as normas internas utilizadas para que ela possa fornecer uma solução de comunicação robusta a seus usuários.

Não deixe de verificar, no caso das videoconferências na nuvem, como são definidas as políticas de segurança digital dos Data Centers do negócio. As regras de controle de acesso aos recursos, por exemplo, podem ter um grande impacto na efetividade das políticas de segurança de dados na videoconferência, uma vez que elas podem ser cruciais para impedir um ataque.

Os mecanismos de autenticação também devem ser avaliados. Se possível, adote uma solução que tenha a autenticação de dois passos como um recurso adicional de segurança. Essa ferramenta cria uma camada adicional de proteção ao usuário, impedindo que a conta seja acessada em um dispositivo desconhecido, mesmo que a senha seja comprometida.

A autenticação de dois passos pode exigir uma verificação adicional de identidade de diferentes maneiras. Os métodos incluem o envio de um SMS com um código temporário, a digitação de um código criado em um aplicativo e a autenticação por meio da leitura de um cartão magnético ou token físico. Em todos os casos, o objetivo é impedir que a quebra de senha possa ser o bastante para comprometer a integridade da conta.

Conte com uma conexão estável e suporte durante a videoconferência

Para garantir que a qualidade da videoconferência seja sempre a máxima possível, é importante ter uma infraestrutura de TI bem configurada. Ainda que todas as ferramentas modernas contem com mecanismos de compressão de dados para garantir uma chamada com imagens e som em alta resolução, sem comprometer o uso dos dados, companhias com infraestruturas de rede voltadas para uma carga de trabalho reduzida podem ter dificuldades para integrar a nova solução ao ambiente de trabalho.

É importante que a conexão utilizada atenda a todos os padrões e requisitos básicos definidos pelo desenvolvedor da ferramenta de videoconferência. Portanto, além de uma banda larga de alta velocidade, o sinal de rede deve ter baixa latência e um nível de interferência mínimo. Isso vale especialmente nos casos em que o negócio for utilizar uma conexão sem fio, uma vez que esse tipo de rede é mais sensível a interferências externas.

Se necessário, invista em uma conexão mais rápida. Também faça ajustes internos, como a aquisição de pontos de acesso, um roteador que trabalhe com velocidades mais altas ou a modernização do cabeamento de rede. Assim, a aquisição da ferramenta de videoconferência não representará um risco para o negócio.

Avalie as políticas de privacidade

Um dos pontos-chave para avaliar no momento em que o negócio for pesquisar qual será a ferramenta de videoconferência escolhida são as políticas de privacidade da companhia. Hoje, praticamente todas as empresas coletam dados sobre o uso de seus sistemas. Em alguns casos, eles podem ser direcionados para a melhoria do software (por meio da análise de relatórios de erros) ou mesmo para a venda de anúncios (como ocorre em muitas soluções gratuitas).

Em muitos casos, as políticas de privacidade de uma solução de TI podem entrar em conflito com as normas de compliance do empreendimento. Isso ocorre, por exemplo, quando a ferramenta fornece contas gratuitas em troca da coleta de informações para venda de anúncios de publicidade direcionados. Nesses momentos, deixar de economizar com videoconferência e focar em uma solução paga, mas que não utiliza dados para vender anúncios, pode ser uma boa escolha.

Ainda que a solução seja paga e não precise coletar informações para a venda de anúncios, também faça uma análise das políticas de privacidade. Verifique quais são as informações coletadas e como é o processo de remoção de registros que permitam a identificação do usuário. Além disso, faça uma análise sobre quais são os mecanismos que o usuário tem para definir que tipo de informação será coletada, evitando riscos.

Escolha uma ferramenta com um bom suporte ao usuário

O suporte ao usuário é um ponto-chave para garantir que a qualidade da videoconferência será mantida em um bom nível sempre, mesmo quando ocorrer uma alta demanda pelos serviços. Investir em uma solução estruturada para dar um bom suporte aos usuários é um fator estratégico, que reduz riscos e garante a capacidade do negócio de aproveitar ao máximo a ferramenta adotada.

Avalie como o suporte do desenvolvedor é estruturado e quais são as regras de acesso. É importante que o atendimento seja multicanal, com alta disponibilidade e profissionais preparados para lidar com as demandas internas. Dessa forma, você evitará os riscos de o negócio ficar sem apoio para solucionar eventuais problemas com agilidade.

O suporte a atualizações também deve ser verificado. Os updates não funcionam apenas como um mecanismo para que o desenvolvedor distribua novas funcionalidades e torne o seu software mais eficaz. Eles também permitem, ao usuário, receber correções para bugs e falhas de segurança.

Portanto, é importante adotar uma ferramenta que tenha uma política de suporte a atualizações de segurança abrangente e de longo prazo. Isso demonstra o comprometimento do criador da ferramenta de videoconferência com a segurança dos usuários e a busca pela manutenção de uma solução que seja otimizada continuamente.

O envolvimento dos participantes

Como apontado anteriormente, a videoconferência pode ter um papel-chave no dia a dia de uma empresa. Ela pode ser implementada para melhorar a comunicação de equipes, reduzir custos e aumentar a flexibilidade dos processos da companhia. Além disso, ela otimiza serviços e torna o negócio mais competitivo.

Porém, para garantir o sucesso do uso dessa solução, a empresa precisa adotar uma série de estratégias que maximizem o envolvimento dos usuários desse serviço. Assim, os recursos serão mais bem aproveitados e a companhia conseguirá não só proporcionar uma melhor experiência de uso para os seus profissionais, mas também criar um ambiente de trabalho e de negócios de alta qualidade.

Nesse sentido, o ambiente de trabalho deve ser estruturado para que os usuários tenham sempre a melhor experiência de uso possível. A infraestrutura deve ser adaptada para que a usabilidade seja otimizada ao máximo.

Além disso, alguns itens, como a iluminação e o isolamento acústico, também não devem ser ignorados, pois afetam diretamente a qualidade geral da videoconferência. O cuidado com a qualidade das conferências vai além da infraestrutura que está por trás do serviço: ele também envolve o ambiente em que os profissionais encontram-se, uma vez que impacta diretamente na percepção que clientes e parceiros comerciais têm do empreendimento.

Com um bom treinamento, o gestor de TI pode garantir que os usuários conseguirão integrar plenamente a ferramenta de videoconferência no seu dia a dia. É necessário que eles saibam utilizar rotinas básicas, processos de correção de falhas mais comuns e as boas práticas de uso divulgadas pelo desenvolvedor. Dessa forma, a capacidade de aproveitamento dos recursos disponíveis será muito maior.

Outro ponto-chave é o acompanhamento da rotina do usuário após a integração da ferramenta de videoconferência no seu ambiente de trabalho. É importante que uma equipe de técnicos de suporte seja deslocada para auxiliar todos os times nos primeiros usos da ferramenta, instruindo sobre rotinas básicas, tirando dúvidas e buscando a melhor maneira de corrigir eventuais falhas.

Lembre-se de que o apoio de um time especializado nos primeiros momentos de uso da ferramenta de videoconferência pode ter um impacto grande no retorno obtido com o investimento nessa solução. A empresa poderá coletar dados sobre erros e problemas de uso com mais abrangência. Dessa forma, correções serão feitas antes que elas possam causar um grande impacto no uso da solução.

As parcerias sólidas para manter a segurança

A adoção de uma nova solução de TI é um processo complexo. Em muitos casos, o setor de TI deve deslocar uma grande quantidade de técnicos e recursos operacionais para garantir que os usuários possam integrar a nova ferramenta ao seu dia a dia sem grandes dificuldades ou riscos. E, para evitar que isso tenha um grande custo, o apoio de um parceiro estratégico pode ser a escolha ideal.

O apoio de um time de consultoria nesse cenário pode ser a peça-chave para que o negócio consiga maximizar o retorno obtido com o seu investimento. O parceiro estratégico fará uma análise do negócio, das suas metas e dos principais problemas. Além disso, serão levantados dados sobre as rotinas internas e como os processos do setor de TI estão estruturados.

Isso permitirá ao consultor criar um plano de ações para reduzir riscos e evitar uma série de problemas durante a migração para a nova ferramenta de TI. Os trabalhos serão executados com o apoio de um time especializado, sem que ocorram grandes pausas na rotina de cada área que incorporará a ferramenta de TI ao seu dia a dia.

Estratégias para acompanhar os resultados a médio e longo prazo serão definidas, assim como medidas que otimizam a segurança de dados na videoconferência. Assim, a empresa conseguirá integrar plenamente a videoconferência ao seu dia a dia, independentemente de o seu investimento ter sido focado em uma solução paga ou gratuita.

Se você quer saber como as ferramentas de videoconferência gratuitas e pagas diferenciam-se, veja o nosso post sobre o tema! Vamos lá!