Tudo que você precisa saber para garantir seus dados seguros em uma videoconferência

Nos últimos anos, as ferramentas de videoconferência tornaram-se a melhor solução para empresas reduzirem prazos, eliminarem barreiras e terem uma rotina mais flexível. Os seus benefícios (como ganhos de produtividade, diminuição de gastos e mais competitividade) auxiliaram empresas a terem uma maior capacidade de atender a demandas do mercado. Assim, novas oportunidades de negócio são criadas, mesmo em momentos de crise.

Integradas a infraestruturas de cloud computing, a videoconferência torna-se um investimento estratégico. A companhia terá todos os benefícios de uma solução de comunicação inovadora e, ao mesmo tempo, poderá aproveitar os ganhos que um investimento na nuvem traz. Dessa forma, os processos de comunicação passam a ser a chave para a empresa alcançar novos públicos e ter uma rotina de alta performance.

Quem investe na videoconferência na nuvem, porém, deve estar atento a necessidade de manter os seus dados seguros. Como muitas dessas soluções são utilizadas para compartilhar registros de alto valor ou tratar de processos sigilosos, a empresa precisa eliminar riscos e evitar que a sua comunicação seja comprometida. Dessa forma, os benefícios da videoconferência na nuvem podem ser aproveitados ao máximo.

Se você quer saber mais sobre a videoconferência na nuvem, como manter os seus dados seguros utilizando essa solução e os seus benefícios, veja o nosso post!

Antes de preocupar com a segurança de dados, conheça a importância da tecnologia de nuvem

A computação na nuvem é uma tecnologia que ganhou um grande espaço no ambiente corporativo ao longo dos últimos anos. Ferramentas de TI migradas para esse tipo de infraestrutura trouxeram mais performance para o dia a dia de equipes, reduziram custos e aumentaram a mobilidade do negócio. Entre os principais benefícios dessa tecnologia, destacamos:

• possibilidade de reduzir custos através de soluções vendidas como serviços;
• maior agilidade ao receber e instalar atualizações;
• processos de gestão mais simples;
• mais mobilidade operacional;
• segurança aprimorada por meio de um controle centralizado de recursos;
• maior integração entre times;
• aumento de produtividade;
• mais flexibilidade operacional;
• ganho de escalabilidade.

Diante desses fatores, investir na computação na nuvem tornou-se um fator estratégico. Empresas que adotam a nuvem conseguem posicionar-se em um lugar de destaque no mercado: os seus serviços conseguem responder a demandas com rapidez e alta qualidade. E para garantir que o negócio escolha a ferramenta correta, é importante saber quais são os tipos de infraestrutura de cloud computing disponíveis no mercado:

Nuvem pública

A nuvem pública é o modelo de computação na nuvem mais popular do mercado. Nesse tipo de infraestrutura, a empresa paga pelo acesso a um conjunto de serviços que fica hospedado em um servidor responsável por compartilhar recursos entre vários usuários.

Um dos maiores motivos para esse modelo ter sido o primeiro a se popularizar está relacionado aos seus custos operacionais. Como os gastos com troca de dispositivos e manutenção de recursos são compartilhados entre todas as contas, o valor de uma assinatura cai consideravelmente. Assim, pequenas e médias empresas podem investir na nuvem pública com segurança.

Outro fator importante para o sucesso da nuvem pública é a possibilidade de negócios tornarem as suas políticas de gestão mais simples. Na nuvem pública, processos como o monitoramento de recursos e o backup de dados são executados pelo prestador de serviços. Portanto, a companhia pode focar mais no atendimento a demandas externas.

Nuvem privada

A nuvem privada é um modelo de computação na nuvem em que o negócio é responsável pelo planejamento, gestão e uso de uma infraestrutura de cloud computing exclusiva. Esse tipo de infraestrutura é o preferido de empresas que, diante do seu perfil, precisam de uma solução que seja totalmente personalizável e controlável, algo que não ocorre na nuvem pública, por exemplo.

A possibilidade de personalizar todos os aspectos do ambiente de trabalho do usuário é o maior atrativo da nuvem privada. Porém, esse modelo normalmente possui um custo a médio e longo prazo maior do que outras formas de utilizar a nuvem, uma vez que a companhia deve disponibilizar recursos financeiros e humanos para executar as rotinas de gestão.

Nuvem híbrida

Dos modelos apresentados, a nuvem híbrida é o mais flexível. Esse tipo de infraestrutura mescla características da nuvem pública e privada em um único ambiente. Dessa forma, a empresa pode utilizar serviços com mais flexibilidade, gerenciando recursos dinamicamente de acordo com as suas necessidades.

Quais são os riscos de usar tecnologia de nuvem

Apesar dos mecanismos de segurança atuais, uma infraestrutura de cloud computing ainda possui riscos de segurança. Eles afetam a usabilidade de serviços e são capazes de expor dados de usuários. Portanto, para que o negócio tenha um bom direcionamento das suas políticas de segurança de dados, é importante que o gestor saiba quais são os possíveis ataques que um serviço de cloud computing pode enfrentar, tais como:

• ataques de negação de serviços (DoS ou DDoS);
• roubo de senhas (também conhecido como phishing);
• roubo de dados;
• acesso não autorizado a recursos explorando vulnerabilidades não corrigidas;
• captura do tráfego de dados;
• acesso físico não autorizado à infraestrutura de cloud computing;
• interrupção de serviços por falhas de conexão, alta latência ou problemas físicos nos servidores;
• alteração de informações.

As políticas de segurança de dados atuais utilizadas pelo mercado já são capazes de evitar vários desses riscos. A replicação de dados entre vários servidores, junto com políticas de backup e conexões otimizadas, por exemplo, reduz as chances dos serviços apresentarem gargalos ou problemas de disponibilidade. Mesmo que um servidor pare de funcionar, o tráfego poderá ser redirecionado para uma outra máquina, eliminando as chances de uma pessoa não obter acesso ao que deseja.

Há também a possibilidade de escalar recursos automaticamente. Isso permite que o usuário tenha sempre o melhor desempenho possível, independentemente da sua demanda.

Com mecanismos de segurança como políticas de controle de acesso e softwares de monitoramento, a empresa também pode evitar que contas comprometidas ou tentativas de acesso não autorizadas a recursos passem despercebidas ou tenham sucesso.

Conexões maliciosas são bloqueadas automaticamente. E se a infraestrutura for comprometida, o prestador de serviços pode aplicar medidas corretivas rapidamente, reduzindo ao máximo os danos.

Outros tipos de riscos, como roubo de senhas e captura de dados são obtidos criando uma infraestrutura a partir das melhores práticas do mercado. A aplicação de protocolos de segurança digital e mecanismos de autenticação, por exemplo, reduz as chances de um usuário ter a sua conexão comprometida ou a sua conta invadida. Dessa forma, a integridade do serviço é mantida por meio de mecanismos de alta qualidade.

Qual a importância da videoconferência na nuvem para o ambiente corporativo atual?

A mobilidade operacional é um dos principais fatores atribuídos ao nível de competitividade de uma empresa no mercado atual. Companhias que conseguem manter-se operacionais independentemente do local em que se encontram podem criar rotinas mais flexíveis, reduzir custos e manter uma operação de alta performance. Além disso, a companhia consegue responder com agilidade a demandas do mercado sem comprometer o seu orçamento.

E para atingir esse objetivo, várias soluções podem ser integradas ao ambiente de trabalho. A videoconferência, por exemplo, auxilia o negócio a ter uma comunicação integrada, eliminar distâncias e agilizar a prestação de serviços. Assim, a companhia cria uma rotina mais colaborativa e flexível.

Integrada a nuvem, a videoconferência passa a ter um papel estratégico para o negócio. A empresa poderá manter uma estrutura de comunicação inteligente e impulsionada por uma tecnologia inovadora: profissionais em home office, viagens ou mesmo em um veículo em deslocamento poderão comunicar-se em tempo real por meio de um serviço mais eficaz e com alto custo-benefício.

Projetos internos, por exemplo, demandarão menos tempo para serem planejados e executados. Sempre que uma reunião for necessária, não haverá a necessidade de todo o time deslocar-se para o mesmo ambiente: basta acionar a solução de videoconferência para que todos possam compartilhar ideias e buscar soluções para os principais desafios da iniciativa.

Já as reuniões com parceiros estratégicos também podem ganhar mais agilidade por meio de uma ferramenta de videoconferência na nuvem. A companhia poderá divulgar produtos, resultados ou serviços para os seus clientes e parceiros comerciais a qualquer momento, sem que eles tenham que ir até o mesmo local para trocarem dados. Assim, a empresa economizará tempo, recursos e poderá dar mais atenção aos seus principais processos.

Em outras palavras, o investimento em soluções de videoconferência na nuvem coloca o negócio em um lugar estratégico. O negócio terá uma rotina mais integrada e flexível.

Distâncias e custos serão eliminados facilmente, permitindo que o negócio tenha mais verbas para investir em novas soluções. E com mais mobilidade, a empresa poderá fazer mais pelos seus clientes e parceiros comerciais.

Como manter os dados seguros em uma videoconferência?

Toda ferramenta de TI pode fornecer riscos para o negócio. No caso das soluções de TI voltadas para a videoconferência, as chances de um ataque obter acesso a dados muito importantes do negocio são elevadas. Portanto, esteja atento e invista em medidas básicas para contornar todos os riscos que uma empresa pode enfrentar.

Entre os principais problemas que podem afetar a segurança de uma videoconferência, destacamos:

• ataques que explorem vulnerabilidades no sistema operacional ou aplicativo de videoconferência;
• ataques em APIs dos servidores utilizados para executar as aplicações de videoconferência;
• ataques DOS ou DDoS nos servidores;
• captura de dados enviados ou recebidos pelo usuário.

Felizmente a empresa pode adotar uma série de medidas para manter-se protegida. Confira abaixo uma lista de estratégias de segurança básicas para as suas chamadas de videoconferência ficarem livres de qualquer risco!

1. ID’s randômicos

O uso de IDs randômicos traz mais segurança para o negócio. Como cada sessão utilizará uma chave de acesso diferente, as chances do empreendimento ter uma conta comprometida caem consideravelmente. Portanto, não deixe de avaliar se esse aspecto está presente na aplicação escolhida pela empresa.

2. Escolher servidores seguros

O passo básico para o uso de qualquer aplicação hospedada em servidores é escolher uma que esteja em um data center seguro. Portanto, verifique com a empresa responsável quais são as medidas de controle de acesso utilizada, mecanismos de replicação de dados e backup. Esses processos são básicos e podem impedir diversos ataques.

Não se esqueça de identificar como as políticas de privacidade foram criadas. Consulte a política de privacidade para avaliar se o negócio compartilha dados de usuários com terceiros. Em muitos casos, isso pode ser um fator que coloca a aplicação em desalinhamento com as normas de compliance internas.

3. Ter um método de autenticação de usuários seguro

O método de autenticação é uma das camadas mais importantes da segurança de uma aplicação. A maneira como o usuário pode verificar a sua identidade pode aumentar ou reduzir os riscos de uma conta ser comprometida. Portanto, é importante escolher uma aplicação que forneça boas opções para que os seus usuários evitem invasões.

O ideal é que o serviço escolhido possua um método de autenticação de duas etapas. Esse mecanismo de segurança cria uma camada adicional de verificação. Sempre que um usuário faz login em um local desconhecido, uma verificação adicional é solicitada.

A autenticação de dois passos ser configurada por meio de um dispositivo próprio ou um código temporário. Esses são os principais meios para utilizar esse mecanismo de segurança:

• cartão magnético;
• token usb;
• código enviado via SMS;
• código gerado por aplicativo;
• código enviado por e-mail.

Outro fator que torna os mecanismos de autenticação mais seguros é a possibilidade do usuário receber um alerta sempre que um login for feito. Essa funcionalidade auxilia usuários a identificarem se a sua conta foi comprometida e, dessa forma, reduzir o impacto causado por invasões.

Além disso, um ambiente centralizado para gestão dos logins ativos é ideal. Isso permite ao usuário remover sessões ativas em outras máquinas que já não estejam sendo utilizadas sempre que for necessário.

Por fim, a empresa deve auxiliar os usuários a configurar e utilizar tais funcionalidades. Também é importante que o negócio treine cada time que for utilizar as aplicações de videoconferência a manter senhas complexas, com letras, números, símbolos e variações entre maiúsculas e minúsculas. Assim, as chances de uma conta ser invadida cairão significativamente.

4. Treine os seus profissionais

É comum que muitas companhias não treinem corretamente os seus profissionais após adquirir uma nova solução de TI. Isso pode representar um grande risco para o negócio a médio e longo prazo. Além de não conseguirem aproveitar corretamente os benefícios da solução, a empresa enfrentará mais riscos no seu dia a dia.

Para evitar que isso torne-se o cenário do negócio e a segurança de dados seja comprometida, a empresa deve investir no treinamento de seus profissionais. Sempre que novas medidas forem criadas, auxilie os usuários a incorporá-las no seu dia a dia. O engajamento no uso das medidas de segurança deve ser constante, evitando que práticas ruins fiquem de lado.

Os usuários devem conhecer todas as medidas de segurança utilizadas pela empresa para maximizar a segurança de dados interna. Lembre-se sempre que a maioria dos ataques só ocorrem após o usuário interagir diretamente com a ameaça, portanto, é importante que cada pessoa saiba identificar situações de risco e manter uma rotina segura.

5. Mantenha todas as aplicações atualizadas

O uso de aplicações não atualizadas é um problema grave e que deve sempre ser evitado. Ferramentas que não estão com as últimas correções estão mais expostas a ataques, uma vez que as suas brechas de segurança já são conhecidas pelo mercado. Além disso, elas possuem menos recursos de segurança, como criptografia e protocolos avançados.

Crie uma rotina para que novas atualizações sejam aplicadas com o máximo de velocidade. É importante que testes sejam executados sempre que uma nova versão seja disponibilizada e as adaptações necessárias sejam aplicadas em um prazo pequeno. Dessa forma, o tempo a que cada usuário ficará exposto a um problema será o menor possível.

As atualizações também são uma forma de tornar as suas videoconferências mais inovadoras. Elas são o caminho para que usuários tenham acesso a novas funcionalidades e, assim, possam tornar as suas chamadas mais interativas.

6. Tenha uma infraestrutura de rede segura

Muitas videoconferências lidam com dados sensíveis. Portanto, é importante que o negócio consiga garantir a segurança da sua conexão quando for conectar-se ao serviço utilizado pelos seus profissionais.

No caso dos profissionais que forem utilizar a ferramenta em dispositivos móveis, é importante que eles façam por meio de uma conexão segura. Caso a única opção envolva o acesso a uma rede pública, VPNs devem ser executadas. Elas criam um túnel criptografado, evitando que terceiros possam capturar os pacotes de dados enviados e recebidos.

Também é importante que a empresa tenha uma política de segurança de dados para que os dispositivos que conectam-se às redes internas possam ser utilizados sem riscos. Um passo importante é criar regras para que nenhum aparelho que conectar-se à infraestrutura de rede tenha passado por modificações não autorizadas, como processos de rooting e jailbrake.

Além disso, se a companhia possuir políticas como a BOYD (sigla para Bring Your Own Device, ou Traga o Seu Dispositivo, em português), que estimulam os profissionais a utilizarem os seus próprios aparelhos no ambiente corporativo, medidas adicionais devem ser tomadas. É importante que os usuários façam uso de sistemas de segurança que reduzem as chances de malwares, spam ou aplicações pouco confiáveis afetam a integridade da rede interna.

O firewall é um dos melhores mecanismos de segurança para impedir tentativas de invasão e evitar que algum usuário faça uma conexão insegura. Essa ferramenta analisa todo o tráfego de rede, bloqueando tentativas de acesso não autorizadas e avaliando como cada porta é utilizada. Dessa forma, as chances do tráfego ser capturado por terceiros caem consideravelmente.

É importante que todos os profissionais conheçam a importância que medidas de segurança de dados possuem para garantir a integridade das videoconferências. Qualquer erro pode comprometer a confiabilidade do sistema, expondo dados internos e causando sérios prejuízos para a empresa. Portanto, as medidas para evitar ataques devem sempre fazer parte do dia a dia do negócio.

Utilize e configure corretamente as suas ferramentas de videoconferência

Em uma infraestrutura complexa, as chances de uma empresa ser vítima de um ataque é muito menor caso a companhia tenha a abordagem correta. Uma das formas de atingir esse objetivo, por exemplo, é implementar soluções de múltiplas companhias. Dessa forma, as chances de um bug ou vulnerabilidade ser explorado em vários softwares de uma única vez cai consideravelmente.

A empresa deve sempre escolher aplicações com boas políticas de segurança. Além disso, no momento em que elas forem configuradas, o negócio deve adotar as melhores práticas do mercado, como desabilitar a resposta automática a chamadas, métodos de autenticação mais seguros e protocolos de segurança para o envio e recebimento de dados.

Use estratégias para atingir resultados

O mercado atual exige que empresas tenham uma capacidade elevada de responder a demandas do mercado. Companhias são pressionadas por clientes e parceiros comerciais a terem um baixo tempo de resposta a demandas externas, conseguirem flexibilizar processos internos e reduzirem os seus custos ao máximo. E para atingir esse objetivo, muitas estratégias são utilizadas.

Ferramentas como a videoconferência na nuvem, por exemplo, trazem mais agilidade para a empresa, ao mesmo tempo que elimina custos e distâncias. Dessa forma, a companhia pode ampliar os seus níveis de produtividade sem comprometer os seus custos operacionais ou abrir espaço para que erros tornem-se mais frequentes. Além disso, com mais colaboração, soluções podem ser encontradas rapidamente e de uma forma mais inteligente.

Porém, para investir na videoconferência nuvem com segurança, o negócio deve estar atento à necessidade de manter os seus dados seguros. É importante avaliar como a solução foi estruturada, qual a sua política de privacidade e os mecanismos utilizados para evitar que contas sejam invadidas.

Além disso, o negócio deve estar atento a fatores internos que contribuem para criar vulnerabilidades. Uma política de segurança de dados corporativa mal estruturada podem colocar a empresa em risco, mesmo que as suas soluções sejam bem planejadas. Portanto, a maneira como a companhia estrutura as suas próprias rotinas também merece a atenção do gestor de TI.

Implementando uma ferramenta confiável e integrando boas práticas de segurança digital no dia a dia do negócio, a empresa pode manter os seus dados seguros e atuar de maneira estratégica para solucionar as demandas de clientes. Se você quer conhecer uma ferramenta que atenda a essas obrigações, agende uma demonstração de videoconferência e saiba mais.