27/01/2016

Sete fatos que você precisa saber sobre a videoconferência hoje

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Você sabia que a principal razão indicada pelos diretores e proprietários de empresas para adotarem uma estratégia de reuniões via videoconferência é a redução de custos com viagens? E que seus colaboradores citam a produtividade e melhor performance no trabalho como seus maiores ganhos?

Existem diversos benefícios que a videoconferência oferece aos seus usuários. E eles foram evidenciados por uma pesquisa realizada pela Wainhouse Research em parceria com a Polycom. Foram realizadas entrevistas com 4.737 usuários finais de videoconferência empresarial em todo o mundo para saber mais sobre por que, como e onde eles usam as reuniões online para trabalhar.

Neste post, você verá quais foram as respostas, conhecerá os principais fatos que motivam os colaboradores a usarem a videoconferência de maneira estratégica, como eles estão mudando a cultura de suas empresas e revolucionando sua rotina corporativa. Confira!

1. Videoconferência aumenta a eficiência e a produtividade de seus usuários

O benefício número 1 apontado pelos usuários finais de videoconferência foi a melhoria na eficiência e produtividade no trabalho. Essa foi a resposta de 94% dos entrevistados.

O que motiva essa informação são as facilidades que uma solução de videoconferência proporciona à rotina dos colaboradores. Ela diminui o tempo gasto com deslocamentos, melhora a colaboração e engajamento dos times em projetos, acelera a tomada de decisão e diminui o ruído nas comunicações.

Pensar nessas questões de performance dos empregados é algo essencial para o nível gerencial das empresas brasileiras. Segundo um estudo do banco Credit Suisse, de 1950 até 2016, a produtividade dos brasileiros no trabalho cresceu apenas 3,5%. O mesmo estudo aponta que, de 2011 a 2016, houve uma queda na produtividade de 1,1%.

Outro estudo da Confederação Nacional da Indústria (CNI) mostra que a baixa produtividade fez o custo com mão de obra para produzir um bem aumentar em 9% ao ano, entre os anos de 2002 e 2012.

Isso quer dizer que sua empresa precisaria aumentar seus preços, perder lucratividade ou rever seu orçamento interno, mesmo se não houvesse inflação ou nenhum outro fator externo a ela. Também significa que um dos causadores de seu aumento nos custos operacionais é a baixa produtividade.

Logo, encontrar tecnologias que gerem maior eficiência, diminuam as interrupções dos colaboradores e otimizem suas rotinas de trabalho é uma boa forma de aumentar a vantagem competitiva de sua empresa sobre seus concorrentes.

2. Reduz custos com viagens e deslocamentos para reuniões

Quando o assunto é redução de custos, o uso de videoconferência também é bem avaliado. Para 87% dos entrevistados pela Wainhouse Research, o uso estratégico dessa solução reduziu o quanto eles precisavam viajar.

Aliás, você pode fazer um exercício para avaliar esse quesito em sua empresa, mesmo antes de contratá-lo.

Some os valores gastos com deslocamentos para reuniões entre clientes e vendedores, colaboradores de diferentes localidades que atuam em um mesmo projeto, treinamento de funcionários ou outros eventos presenciais que poderiam ocorrer online.

Agora, avalie como uma redução nesses gastos poderia ser revertida na contratação de uma solução de videoconferência e como esse fato impactaria positivamente a redução de custos contínua. Se precisar de um apoio para saber os números necessários para investir em tecnologia, basta entrar em contato conosco e solicitar isso.

3. Rompe as barreiras físicas

Sabe aquele problema de não conseguir falar com alguém que trabalha no estilo home-office? E aquela reclamação de colaboradores que trabalham a partir de suas casas de se sentir desconectados de suas equipes? A videoconferência também soluciona esse problema.

Com o uso dessa tecnologia, 68% dos entrevistados disseram ter se sentido mais próximos de seus colegas e melhoraram o trabalho em equipe. Outro estudo do The New York Times constatou que o uso de videoconferência melhorou em 13% a produtividade dos colaboradores que trabalham a partir de seus lares.

Portanto, uma boa tecnologia é capaz de derrubar as barreiras físicas do seu negócio, integrando todas as unidades e colaboradores para que se comuniquem por áudio, vídeo e com conteúdo em tempo real, mesmo estando em localidades distintas.

4. Videoconferência acelera a tomada de decisões

Uma videoconferência pode ocorrer em qualquer lugar, de praticamente qualquer dispositivo. Isso permite que os gestores de sua empresa tomem decisões estratégicas em qualquer hora ou lugar, aumentando a produtividade de suas equipes e otimizando os processos de tomada de decisão.

Aproximadamente 87% dos usuários finais de videoconferência concordaram que essa é uma das vantagens da adoção da solução.

Uma outra vantagem de tomar decisões em videoconferências é poder gravar as reuniões e facilitar o acesso à discussão para pessoas que não podiam estar envolvidas naquela agenda ou que foram envolvidas durante a execução do planejado.

Revisões de planejamentos ou esclarecimentos rápidos sobre tarefas também ocorrem de maneira mais ágil com o uso de reuniões online.

Por fim, um último benefício é poder compartilhar arquivos, relatórios ou apresentações que embasem as decisões a serem tomadas. Isso seria impossível com o uso de ligações telefônicas e muito mais difícil por ferramentas de mensagem instantânea.

Um dado que reforça essa aplicação da videoconferência é que 65% dos entrevistados pela Wainhouse afirmaram compartilhar conteúdos em suas reuniões.

5. Melhora o engajamento dos colabores

Aproximadamente 9 em cada 10 pessoas dizem que soluções em vídeo as ajudam a se tornarem mais próximas de seus colegas de trabalho, segundo um estudo do IMCCA.

Esse dado foi corroborado pela Wainhouse Research. Segundo a pesquisa, 86% dos entrevistados afirmaram desenvolver relacionamentos profissionais mais profundos com seus colegas, líderes ou subordinados.

Outra resposta reforça as duas estatísticas anteriores. Ao serem perguntados sobre seu nível de concordância com a afirmação: “O uso de videoconferência amplia o impacto das minhas discussões (em comparação com ligações telefônicas ou a utilização de ferramentas de mensagens instantâneas)”, 38% dos respondentes concordaram fortemente e outros 50% apenas concordaram com a afirmação. Um detalhe: somente 1% dos entrevistados discordaram fortemente da frase!

Se sua empresa quer aumentar o engajamento e aperfeiçoar o trabalho em equipe, então uma solução de videoconferência pode ser a melhor escolha!

6. Videoconferência ajuda a fidelizar mais clientes

O último fator citado por 66% dos entrevistados é que usar videoconferência para desenvolver as atividades comerciais melhorou a fidelização e as taxas de vendas.

A explicação para esse fato está em um estudo realizado pela Forbes sobre comunicação. Foi constatado que o cérebro humano interpreta 55% de uma mensagem com base nas expressões faciais e gestos de quem está falando, 37% da interpretação depende do tom de voz das pessoas e apenas 8% de uma mensagem são interpretados com base nas palavras usadas.

Tecnologias como telefone e e-mails são importantes para agilizar a comunicação. No entanto, a imagem é indispensável para criar maior empatia e facilitar o entendimento da mensagem a ser comunicada, algo que pode ser viabilizado com a videoconferência.

Da próxima vez que um vendedor pedir um plano de telefonia mais robusto, que tal explicar esses fatos para ele e sugerir um maior uso de videoconferências em suas atividades?

7. Reduz custos com telecomunicações

Um dado extra que não consta na pesquisa da Wainhouse está relacionado aos custos com telecomunicações.

Atualmente, é comum ver os recrutadores das empresas usando videoconferência para viabilizar as entrevistas de etapas iniciais nos processos seletivos. Equipes de projetos também usam essa ferramenta para agilizar atividades ou realizar pequenas reuniões diárias. Vendedores fazem apresentações online para poder qualificar potenciais clientes e visitar apenas os mais qualificados.

Agora imagine a economia gerada por esses profissionais terem deixado o telefone fixo ou celular e optado por reuniões online.

A economia é fruto da isenção total de taxas ou tarifas para realizar essas tarefas. A tecnologia também não exige equipamentos avançados ou máquinas profissionais com hardwares robustos para ser executada.

Ou seja, basta uma pequena mudança cultural das áreas da empresa e um simples computador, tablet ou celular para a redução de custos começar.

Os fatos e estatísticas apresentados mostram como a estratégia de usar videoconferência se tornou extremamente eficaz para dinamizar diversas atividades das empresas e de seus colaboradores.

Para dar o primeiro passo rumo a essa nova realidade corporativa, basta selecionar uma boa tecnologia, conversar com um de seus representantes e iniciar os testes. Todos em sua empresa se surpreenderão com os resultados e ganhos advindos dessa simples solução!

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