Sistema de videoconferência na nuvem: qual é o seu valor na prática?

Você já agendou uma reunião online e no horário marcado teve que ligar para algum participante dando instruções de como ele fazia para acessá-la? Precisou chamar um técnico de TI para avaliar a razão do seu microfone, vídeo ou aplicativo não funcionar? Teve dificuldades para saber se a conversa estava sendo gravada? Essas situações retiram o valor prático dessa solução e podem ser facilmente evitadas com um sistema de videoconferência na nuvem.

Continue a leitura deste post e descubra como funciona a implantação de um sistema de videoconferência na nuvem, quais são os seus requisitos mínimos e qual é o valor desse investimento para a rotina da sua empresa.

Quais são os diferenciais de um sistema de videoconferência na nuvem?

Sistemas de videoconferência na nuvem se diferenciam de sistemas on-premise no aspecto tecnológico e simplificam a gestão do time de TI sobre essa aplicação. Separamos 3 diferenciais básicos desses sistemas. Confira!

1. Infraestrutura

Sistemas on-premises — aqueles que são instalados localmente — exigem o investimento em software e hardware para suportar a aplicação. Quase sempre as empresas precisam reorganizar seus servidores, ampliar sua capacidade de processamento e memória ou até comprar um novo dispositivo para rodar o sistema de videoconferência sem afetar a qualidade da transmissão. Além disso, os custos com manutenção, equipe de suporte ao sistema e aos usuários e a atualização dos hardwares e softwares ficam por conta do cliente.

Já os sistemas de videoconferência na nuvem dispensam a maioria dessas ações. Toda a infraestrutura necessária para executar o programa em alta performance é de responsabilidade do provedor da solução. Sua organização precisará investir apenas em um link de internet de qualidade, contratar as licenças para os usuários do sistema e instalar o aplicativo nas máquinas que os colaboradores já utilizam em suas atividades diárias.

2. Investimento necessário

Para usar sistemas on-premises você precisará de bons servidores, link de internet, configuração de acessos na rede, aquisição das licenças do sistema de videoconferência, dispositivos conectados à rede e com acesso à aplicação, equipe de suporte aos usuários, investimento em segurança da infraestrutura, manutenção e atualização periódica.

Ao optar pelo sistema em nuvem, sua instituição estará otimizando os recursos que já possui. Ela precisará apenas de um bom link de internet, do licenciamento dos usuários do sistema e da instalação do software nos dispositivos dos colaboradores. São apenas 3 requisitos básicos!

Ou seja, o modelo de sistema de videoconferência na nuvem é uma solução mais prática, simples e rápida de ser implementada por sua empresa e dispensa gastos com infraestrutura, horas de suporte aos usuários, despesas com segurança, manutenção e atualização da aplicação.

3. Segurança

Esse terceiro item faz parte de um mito. Muitos gestores de TI acreditam que soluções on-premises são mais seguras do que os softwares como serviços (SaaS), mas isso não é verdade!

Segundo o Gartner, 95% das falhas de segurança na nuvem são causadas por comportamento inadequado dos usuários das soluções, não por vulnerabilidades na infraestrutura ou gestão do provedor. Ou seja, o servidor físico será incapaz de evitar esse problema de imperícia dos colaboradores.

O próprio Gartner afirma que os dados e aplicativos em nuvem pública estão mais seguros do que se usassem a infraestrutura local, mesmo com as empresas investindo entre 1% e 13% de seus orçamentos anuais de TI em segurança.

Logo, contratar o sistema em nuvem é uma boa forma de economizar com a segurança da aplicação e terceirizar o problema da gestão dos riscos para a empresa contratada.

O que é necessário para investir em um sistema de videoconferência na nuvem?

No comparativo com os sistemas on-premises já citamos os requisitos básicos para a utilização de sistemas de videoconferência na nuvem, a saber:

• link de internet com velocidade adequada;
• licença de uso do sistema, caracterizada como um pequeno valor pago mensalmente;
• dispositivos com o aplicativo instalado, seja ele um notebook, desktop, smartphone ou tablet. O ideal é que o dispositivo tenha um microfone e uma câmera para garantir uma melhor experiência aos usuários.

A contratação de um link de redundância para o caso de indisponibilidade da conexão do link principal ou até de um link de internet dedicado pode melhorar a performance do sistema, mas não é algo essencial.

A contratação desse sistema deve ser considerada um gasto ou um investimento?

Já indicamos aqui no blog algumas estatísticas que mostram as vantagens de investir em videoconferência. O principal benefício citado por 94% dos usuários desse sistema é o aumento da produtividade e a melhora na eficiência do trabalho. O segundo maior benefício, afirmado por 87% dos utilizadores, foi a redução de gastos com viagens.

Ou seja, você investe em um sistema que não precisa de nenhum grande aporte em infraestrutura e bens que imobilizarão o capital da instituição, terceiriza as despesas com segurança, manutenção, hardware, processamento e armazenamento de dados, configura e usa a tecnologia de videoconferência em minutos e detém total controle sobre as reuniões online, o que gera mais produtividade, eficiência e reduz custos da organização.

Certamente, o pagamento das licenças dessa solução não podem ser vistos como gastos, mas como investimento.

É necessário investir em treinamento para usar esse sistema?

Por se tratar de um aplicativo em nuvem, o sistema de videoconferência oferece uma navegação e utilização bem familiar para os usuários. De certa forma, isso dispensa a organização de investir em treinamentos extensos. Em apenas 1 minuto e 53 segundos, por exemplo, conseguimos explicar em vídeo como funciona o 2meet, uma plataforma de videoconferência na nuvem que conta com diversas funcionalidades.

Contudo, sua instituição pode criar um manual de boas práticas indicando políticas para usar estrategicamente o sistema na nuvem. Esse material também pode definir quando uma reunião deve ser gravada, quem pode ter acesso ao arquivo e por quanto tempo ele deve ser armazenado, por exemplo. Essa ação adicional tem o potencial de melhorar ainda mais a experiência do usuário e valorizar a utilização das videoconferências.

Na teoria, sistemas on-premises são mais seguros e confiáveis. Na prática, no entanto, um bom sistema de videoconferência na nuvem economiza recurso das organizações, facilita a adoção da aplicação, oferece um nível de segurança semelhante ou superior ao dos sistemas locais e aumenta a eficiência dos colaboradores. É quase impossível não considerar adotar essa solução em nuvem, não é mesmo?

Você acredita que a adoção de um sistema de videoconferência na nuvem pode melhorar a produtividade dos colaboradores da sua organização? Então assine nossa newsletter para receber dicas e histórias de como as instituições estão usando a videoconferência para otimizar suas rotinas. Basta indicar o seu e-mail para acompanhar nossas atualizações diretamente na sua caixa de entrada!