22/03/2018

Quer agilizar a tomada de decisão em reuniões? Veja como!

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Os processos de tomada de decisão de uma empresa devem ter um bom planejamento. É por meio deles que a companhia decide o seu futuro e garante sua capacidade de se manter competitiva. Justamente por isso, é importante que o negócio saiba otimizar essa atividade diária.

Mas, quando a empresa faz escolhas durante reuniões, é necessário tomar cuidado para que esse processo não tome muito tempo da companhia. Então, quer saber como isso pode ser feito? Veja abaixo as melhores estratégias para agilizar a tomada de decisão no ambiente corporativo!

Tenha boas ferramentas de armazenamento de dados

Em primeiro lugar, para que a empresa possa ter decisões de sucesso, os gestores e analistas precisam ter dados de qualidade.

Quando utiliza informações precisas, a companhia pode eliminar riscos e definir uma estratégia mais segura e eficaz. E, em um cenário em que o número de registros mantidos em meio digitais tornou-se muito maior, é importante que a infraestrutura de TI possa armazenar documentos importantes com segurança.

Então, invista em mecanismos de armazenamento confiáveis e flexíveis.

A empresa deve ter um conjunto de soluções de gestão que facilitem o controle dos dados e reduzam as chances de uma informação seja corrompida. Assim, os dados utilizados para tomar decisões serão muito mais sólidos.

Adote soluções para efetuar a análise de informações com eficiência

Conforme a empresa integrar mais dados em meios digitais para análise, também deverá investir em aplicações eficazes para processar tais registros e obter bons insights. Portanto, o investimento em aplicativos de análise de informações deve ser feito com cuidado, pois será crucial para que o negócio possa agilizar a tomada de decisão.

Invista em aplicações de Big Data modernas, e voltadas para as necessidades da companhia. Elas precisam ser capazes de processar registros em tempo real, ter uma boa escalabilidade e flexibilidade. E, com a possibilidade de visualizar informações e padrões de forma integrada, eles darão ao negócio a capacidade de identificar padrões com segurança.

Saiba filtrar o que é realmente importante para o negócio

Para que uma reunião possa ser executada com rapidez, a companhia também precisa filtrar com qualidade e precisão tudo o que for realmente necessário naquele momento. Portanto, tenha foco: analise os fatores que estão sendo levantados e priorize o que for mais importante. Dessa forma, os profissionais poderão analisar as melhores estratégias a serem tomadas sem grandes dificuldades.

Tenha um horário para acabar a reunião

Não há nada pior do que uma reunião que dura muito tempo. Longos encontros deixam profissionais desmotivados e diminuem as chances de a companhia atingir os resultados esperados — como consequência, trazem um retorno abaixo do esperado para a empresa.

Para agilizar a tomada de decisão durante as reuniões, portanto, é importante que a empresa tenha um prazo de duração bem definido.

Dessa forma, os profissionais podem planejar a exposição de ideias com antecedência, garantindo uma mais conversa objetiva. Consequentemente, o tempo necessário para definir o que deve ser feito será o menor possível.

Tenha objetivos claros

Assim como ter um prazo de duração bem definido, outro fator que auxilia a empresa a agilizar a tomada de decisão é realizar reuniões com objetivos claros. Então, antes de unir os profissionais no mesmo ambiente, tenha combinado tudo o que será abordado no encontro, seus objetivos e principais desafios.

Essa transparência permite que a empresa adote uma visão estratégica durante as reuniões. Os profissionais conseguirão levantar dados importantes com mais antecedência e, assim, diminuir a quantidade de etapas para se atingir os objetivos daquele encontro.

Utilize equipes compactas

Muitas pessoas em uma reunião podem causar um grande impacto na capacidade do negócio de definir uma estratégia inteligente.

Quanto maior for o número de profissionais, mais longo é o tempo para identificar o que deve ser feito, encontrar pontos em comum e eliminar conflitos. Então, prefira a realização de reuniões com times compactos.

Trabalhe lado a lado com todos os setores para que apenas as pessoas certas sejam enviadas para cada reunião. Assim, as chances de a empresa atingir os objetivos são maximizadas.

Escolha dias com menor demanda

Outra forma de evitar problemas em reuniões que envolvem a tomada de decisões estratégicas é escolher momentos com menor demanda pelos serviços do negócio.

Isso porque, quando são direcionados para reuniões sem precisar abandonar tarefas urgentes, o foco dos profissionais no encontro se torna muito maior. Eles poderão encontrar soluções mais inovadoras e com melhor direcionamento em prazos menores.

Ao mesmo tempo, se uma empresa tem baixa demanda em outros processos no momento em que a reunião começa, sua flexibilidade de horários também aumenta. Assim, se algo ocorrer, nenhum profissional buscará a primeira opção disponível — ainda que não seja a melhor — apenas para conseguir finalizar a reunião.

Evite distrações

Tenha todos com um bom foco na reunião. Assim, as escolhas feitas sejam de maior qualidade e, da mesma forma, possam ter mais sucesso.

Para que isso seja possível, as estratégias que você pode utilizar vão muito além da escolha de uma data com menor demanda. Uma medida simples, mas que pode causar grande impacto nesse sentido, é a proibição de dispositivos que possam tirar o foco de profissionais.

Garanta que todos utilizem o modo silencioso do celular, por exemplo, e só saiam do ambiente em casos urgentes. Dessa forma, o time poderá chegar a uma conclusão rapidamente, e sem interrupções.

Utilize uma videoconferência

Por fim, vale ressaltar que a videoconferência tem se destacado com uma ferramenta de alta capacidade.

Ela reduz custos, melhora a mobilidade operacional e garante que todos possam trabalhar com mais integração. Assim, a companhia consegue tomar decisões mais inovadoras e eficazes.

Além disso, utilizar a videoconferência permite à empresa tomar decisões estratégicas com agilidade. Afinal, mesmo se um profissional não estiver presente, ele poderá se comunicar com a equipe sem grandes dificuldades. Não haverá a necessidade de deslocá-lo para solucionar demandas ou alinhar processos.

Enfim, a videoconferência é hoje uma solução fundamental para que a empresa possa agilizar a tomada de decisão no ambiente corporativo. Mas ela também pode ser utilizada em outros ambientes! Então, se quiser saber mais, confira o valor que essa ferramenta pode ter no ambiente corporativo!

Videoconferência

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