19/06/2018

Qual a importância da comunicação interna no setor público?

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Prefeituras, secretarias, diretorias, repartições e outros órgãos governamentais, na maioria das vezes, têm um ponto em comum: eles não estão isolados na prestação de serviços à população. Eles fazem parte de uma rede capilarizada. No entanto, uma barreira pode impedir que atuem de forma integrada para atender às necessidades de seu público — a falta de comunicação interna no setor público.

Problemas na comunicação interna — sejam eles estruturais ou culturais — são um verdadeiro entrave à eficácia. Eles impedem que as equipes tenham um alinhamento de propósito e conduta, além de prejudicarem o acesso às informações importantes.

Se você também se depara com esse problema no setor público, este post vai ajudá-lo. Vamos falar um pouco sobre a comunicação interna e sua importância, mas trataremos principalmente dos passos para implementar um plano eficiente em sua instituição. Acompanhe!

O conceito de comunicação interna

De forma resumida, podemos dizer que a área de comunicação interna de uma empresa ou instituição tem como foco os colaboradores ou servidores desse órgão. Seu objetivo é facilitar o trânsito de informações relevantes naquele ambiente de trabalho.

Esse trânsito pode acontecer no sentido vertical, quando superiores hierárquicos destinam as informações aos seus subordinados e vice-versa, ou de forma horizontal. Nesse último caso, ela acontece entre funcionários do mesmo nível hierárquico.

As informações transmitidas podem ser de natureza diferente. Em um primeiro momento, trata-se da conscientização a respeito de valores e a visão da instituição. Porém, elas também se estendem às questões práticas: otimização de processos, divulgação de metas, feedbacks, campanhas, ações etc.

A importância da comunicação interna no setor público

Falhas na comunicação interna não são uma exclusividade do setor público. Muitas empresas privadas também cometem esse erro, direcionando seu orçamento apenas para as campanhas de marketing, publicidade ou ações de natureza social.

Embora esse relacionamento com o público externo seja fundamental, ele não pode ser o único alvo dos esforços de comunicação. De nada adianta projetar uma imagem para a sociedade se a equipe interna não estiver alinhada a essa visão e preparada para atender a demanda de forma satisfatória.

O mesmo conceito pode ser aplicado aos órgãos governamentais, tornando a comunicação interna no setor público essencial. Ela faz com que os servidores trabalhem alinhados ao propósito ou discurso oficial da instituição, capacitando-os a colocar em prática suas crenças e valores e atender bem a população.

Portanto, podemos concluir esse tópico afirmando que a comunicação interna é fundamental para o bom desempenho de uma instituição. É ela que garante que a imagem projetada se torne uma realidade, garantindo a satisfação de seu público.

Como implantar uma boa comunicação interna

Depois de falar sobre a importância na comunicação interna no setor público, não poderíamos deixar de mencionar algumas dicas para implementá-la com sucesso. Fizemos uma seleção de alguns passos essenciais. Confira!

Faça um planejamento

Sem planejamento, qualquer investimento pode se converter em desperdício. Por isso, analise antes a demanda interna, identifique as principais necessidades, estabeleça prioridades e estratégias para solucioná-las.

Defina seus principais objetivos e estabeleça as ações necessárias para cumpri-los. Portanto, melhorar o alinhamento dos colaboradores com a posição da instituição exige informação. Otimizar processos demanda treinamento. Para impulsionar o alcance de metas, é preciso prover incentivos. São propósitos e estratégias diferentes.

Faça uma leitura atenta das suas necessidades para encontrar a melhor forma de atendê-las por meio da comunicação interna.

Ouça e envolva os funcionários

Os servidores que estão na frente de atendimento conhecem os problemas do dia a dia. Eles podem apontar não só as principais necessidades do órgão público, mas sugerir soluções práticas e efetivas.

Portanto, seu plano de comunicação não pode ser uma via de mão única, em que a informação circula apenas do topo para a base. Ele precisa conter canais para ouvir os funcionários e considerar sua participação.

Essa atitude é fundamental para engajá-los no projeto de comunicação interna. Eles se sentem valorizados, podem realmente contribuir para a melhora dos serviços e se empenham em fazer o plano funcionar.

Pense nos canais de comunicação

Dentre tantos meios disponíveis, a escolha dos canais deve levar em consideração as necessidades da instituição e características do público-alvo. O fácil acesso e a linguagem apropriada são essenciais para o envolvimento das pessoas.

O que funciona melhor com seu grupo? O que atende melhor suas necessidades? Um mural de avisos tradicional pode ser interessante para um único órgão, como um posto de saúde, repartição ou escola.

No entanto, pense agora na rede ampla: qual é a viabilidade de disseminar as mesmas informações em várias escolas (no caso de uma Diretoria de Ensino) ou na rede completa de postos de saúde por meio de murais? Não seria uma alternativa prática.

Nesse caso, é mais interessante pensar em meios virtuais e até recursos audiovisuais. O e-mail institucional, ferramentas colaborativas e canais de vídeo internos podem ser muito mais úteis e efetivos.

Ferramentas de videoconferência como um facilitador

Além dessas características do público, um órgão público tem algumas responsabilidades adicionais. Ele precisa ser um exemplo de probidade administrativa e atuar de forma consciente na sociedade.

Nessa atuação consciente, podemos destacar duas questões importantes: o uso racional do dinheiro público e a adoção de soluções sustentáveis. Por isso, evitar meios que exijam a impressão e o descarte posterior de materiais é uma boa opção.

Além disso, pense em ferramentas que evitam deslocamentos. Um exemplo é o uso de equipamentos para videoconferência, que permitem que os servidores participem de reuniões e treinamentos no próprio local de trabalho.

Dessa forma, eles evitam os custos de viagens bem como as despesas de hospedagem e alimentação em outras cidades, quando o evento se estende por vários dias. Um verdadeiro exemplo de responsabilidade com o dinheiro público.

Crie ações de relacionamento

Funcionários podem até obedecer quando um superior ordena, fazendo o que é estritamente necessário. Mas quando se percebem como parte de um time, valorizados e eles se engajam e produzem mais e melhor.

Por isso, promova ações que façam eles se sentirem parte de um propósito maior, valorizados e apoiados pelo grupo. Aproveite a comunicação interna para incentivar o conhecimento mútuo e reconhecer o trabalho realizado pelas equipes.

Finalmente, a eficácia da comunicação interna no setor público é essencial para obter uma equipe capacitada, alinhada e engajada. Nesse contexto, as ferramentas tecnológicas são fundamentais para reduzir distâncias e custos, favorecendo a integração e facilitando a disseminação de informações.

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