30/05/2018

Por que a migração de tecnologias públicas é importante? Descubra!

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A migração de tecnologias públicas é um processo complexo e que pode trazer grandes benefícios para instituições governamentais. Com a adoção de soluções de TI, o poder público consegue otimizar processos, reduzir custos e criar rotinas de trabalho mais inovadoras. Além disso, os processos tornam-se mais flexíveis e ganham qualidade a médio e longo prazo.

Em outras palavras, investir em TI pode ter o mesmo benefício gerado para ambientes corporativos, como é o caso da integração entre tecnologia e processos de vendas. Realizando investimentos bem estruturados, é possível evitar erros e manter o ambiente de trabalho altamente integrado. Assim, a administração pública conseguirá atender as demandas da sociedade com mais agilidade e precisão.

Ficou curioso e quer saber mais sobre o tema? Então veja, no nosso post de hoje, como a migração de tecnologias públicas pode beneficiar a administração governamental e quais as melhores estratégias para atingir melhores resultados a médio e longo prazo!

Tipos de sistemas para gestão pública

As tecnologias que podem ser incorporadas pela administração pública abrangem vários setores. Da comunicação dos órgãos públicos aos processos de gestão de obras, muitas são as áreas que conseguem aproveitar os benefícios da utilização de novas tecnologias.

Os sistemas de gestão integrada, por exemplo, permitem que gestores aumentem a integração entre diferentes áreas. Com o acesso a dados centralizado, os profissionais conseguirão compartilhar registros estratégicos rapidamente, otimizando os serviços prestados a médio e longo prazo.

A Internet das Coisas consegue eliminar o desperdício de recursos e dar mais precisão para processos internos. Sensores dão a profissionais a capacidade de identificar como ocorre a saída e entrada de produtos no estoque em tempo real. Dessa forma, desperdícios e fraudes são evitados com muito mais agilidade.

A computação na nuvem, uma das maiores tendências de TI dos últimos anos, auxilia gestores a terem um ambiente mais flexível e com maior produtividade. A troca de dados será mais fácil e controlada e, com aplicações migradas para uma infraestrutura de cloud computing, a definição de processos flexíveis e de alta mobilidade será feita sem prejuízos para o poder público.

Os sistemas de gestão integrada também auxiliam na administração de processos administrativos, de obras e do estoque. O acompanhamento do uso das matérias-primas, por exemplo, é feito em tempo real. Assim, profissionais podem planejar a compra de novos equipamentos com antecedência, evitando atrasos.

Uma vez que os dados tornam-se mais íntegros, a gestão de rotinas administrativas torna-se mais ágil e eficaz. Os profissionais poderão tomar decisões com menor chances de erros e, assim, maximizar o retorno sobre todos os investimentos.

Já as gestões de obra e estoque poderão aproveitar, de forma mais eficaz, os recursos existentes. O planejamento terá acesso a dados internos com alta precisão, o que garantirá a todos os profissionais uma alta disponibilidade de recursos.

O atendimento ao cidadão torna-se mais inteligente e moderno com o apoio de chatbots. Os chamados "robôs conversadores" são softwares que realizam o atendimento a demandas de usuários com uma linguagem humanizada e podem ser aplicados a várias situações. Assim, a carga de trabalho dos times de atendimento é reduzida, junto aos custos operacionais.

Já os certificados digitais fornecem as bases para que mais rotinas sejam digitalizadas. Com contratos virtuais, a instituição elimina a necessidade de utilizar papel em larga escala, reduz a sua burocracia e dá validade jurídica a documentos digitais. Dessa forma, processos tornam-se mais inteligentes e modernos.

Por fim, podemos destacar o papel que tecnologias de análise de dados, como Big Data, podem ter no ambiente público. A possibilidade de cruzar um grande conjunto de dados em processos, como os de avaliação de viabilidade de investimentos ou identificação de problemas no ambiente de trabalho, permite ao gestor obter novos insights sobre como o poder público pode funcionar de forma mais eficaz. Assim, será mais fácil atingir maiores resultados e manter um fluxo de trabalho de alta qualidade.

Vantagens de utilizar sistemas modernos

O investimento e a migração de tecnologias públicas pode gerar uma série de benefícios para a administração governamental. Com mais qualidade nos serviços, a sociedade pode ter prestações mais inteligentes e integradas. Além disso, os servidores conseguirão inovar mais e encontrar soluções com facilidade.

Entre as maiores vantagens de utilizar soluções digitais no ambiente estatal, destacamos:

Segurança de dados

A segurança de dados tornou-se uma preocupação tanto para empresas quanto para o setor público nos últimos anos. Uma vez que a tecnologia tornou-se uma presença contínua em vários serviços e rotinas, ter um ambiente de trabalho íntegro passou a ser um grande desafio. A complexidade da infraestrutura de TI foi gerada ao mesmo tempo em que o número de vulnerabilidades cresceu.

Parte dos problemas que afetam a integridade da infraestrutura de TI está relacionada ao uso de sistemas antigos. Com pouco ou nenhum suporte, ferramentas que já não são mais modernas apresentam um grande risco para o usuário, uma vez que as suas falhas já tornaram-se conhecidas por hackers.

Uma forma de evitar esse tipo de problema é realizando investimentos em soluções modernas. Com maior suporte a atualizações e políticas de segurança modernas, as novas tecnologias são mais confiáveis e robustas. Além disso, os mecanismos de controle seguem diretrizes atuais, o que dá mais capacidade para o gestor de TI evitar problemas.

Facilidade na interface e usabilidade

Uma das formas de garantir o uso de todos os recursos de uma aplicação é investindo em ferramentas que forneçam uma boa experiência de uso. A experiência de uso é um dos principais fatores associados com a adaptação e o engajamento de um usuário com uma nova solução de TI. Quando o investidor foca nela, as chances de os profissionais utilizarem todos os recursos da ferramenta são maximizadas.

Se a interface e a usabilidade seguem padrões modernos, a ferramenta torna-se mais fácil de ser utilizada. Como consequência, o tempo necessário para que os usuários adaptem-se ao sistema cai consideravelmente. Assim, o aproveitamento de recursos (e o retorno obtido com o investimento) será muito maior.

Na educação a distância, por exemplo, a interface desempenha um papel estratégico. Sem uma boa experiência de uso, o usuário terá mais dificuldades para exibir conteúdos de ensino. Consequentemente, o seu engajamento cairá, afetando diretamente os resultados obtidos.

Maior mobilidade

A mobilidade operacional é um fator que afeta todos os setores da sociedade. Na iniciativa privada, ela normalmente está relacionada com ganhos de produtividade e flexibilidade. No ambiente estatal, ela permite que o atendimento ocorra em mais locais, garantindo que todas as demandas da população sejam atendidas.

Investindo em ferramentas de cloud computing, por exemplo, o gestor público consegue disponibilizar dados e ferramentas estratégicas para mais localidades. Assim, profissionais que atuam com uma rotina com maior mobilidade (como os enfermeiros que atuam com o acompanhamento de pacientes com baixa mobilidade) conseguem executar as suas rotinas sem grandes dificuldades.

Bastará uma conexão com a Internet para que informações importantes, como o prontuário médico de uma pessoa, sejam acessadas facilmente.

Redução de custos

A tecnologia tem um grande potencial para reduzir custos administrativos. Ela permite que gestores acompanhem todos os fatores que contribuem para um impacto negativo nos custos operacionais e, ao mesmo tempo, facilita a eliminação de desperdícios. Assim, torna-se mais fácil encontrar fontes para novos investimentos a médio e longo prazo.

Uma solução de cloud computing, por exemplo, facilita a eliminação de desperdícios a médio e longo prazo. A instituição pública pagará apenas pelos recursos utilizados em um determinado período. Consequentemente, não haverá a necessidade de custear recursos subutilizados.

Atrasos menos frequentes

O investimento em tecnologias de acompanhamento de tarefas consegue otimizar o acompanhamento dos fluxos de trabalho e, assim, criar abertura para que o setor tenha atrasos menos frequentes. Em grandes projetos, por exemplo, o gestor terá mecanismos para distribuir tarefas com mais precisão. Além disso, o acompanhamento do progresso de cada time será feito em tempo real.

Esses fatores permitem que todos atuem com maior agilidade. Não só as rotinas serão entregues para as pessoas certas, mas, se gargalos surgirem, o gestor poderá aplicar medidas corretivas rapidamente. Assim, as chances de uma data não ser cumprida cairão drasticamente.

Maior capacidade de otimizar processos

Ao investir na migração de tecnologias públicas para soluções modernas, instituições governamentais poderão otimizar um número maior de rotinas. Processos ganharão mais flexibilidade e agilidade. Ao mesmo tempo, com a redução de erros proporcionada pela automatização, será mais prático atingir bons resultados a médio e longo prazo.

Um sistema de gestão integrada, por exemplo, dá acesso a uma série de informações estratégicas de forma centralizada. Acompanhando os indicadores de várias áreas em tempo real, o gestor público conseguirá encontrar problemas rapidamente. Assim, a criação de estratégias de otimização será mais inteligente e eficaz.

Integração entre times

A integração operacional é um fator crucial para gerar mais inovação em qualquer área. Quando a colaboração é constante, profissionais podem atuar lado a lado para solucionar demandas. Além disso, o número de conflitos cai, gerando um fluxo de trabalho com menos interrupções e falhas.

Esse fator pode ser otimizado, por exemplo, com ferramentas de comunicação online. Soluções de videoconferência ou aplicativos de mensagens instantâneas voltados para ambientes corporativos dão a profissionais a capacidade de trocarem dados com maior segurança e agilidade. Dessa forma, ainda que pessoas não estejam no mesmo ambiente, será mais fácil manter todos os times com um fluxo de trabalho integrado.

Ganho de transparência na administração pública

Uma das maiores demandas do setor público dos últimos anos é o aumento da transparência. Para que gestores possam criar mecanismos para divulgação de dados com qualidade, é fundamental investir em soluções que garantam dois fatores: maior integridade dos dados e facilidade para compartilhar registros.

Quando uma área da administração pública trabalha com a migração de tecnologias públicas modernas, o compartilhamento de informações torna-se mais fácil e ágil. Uma ferramenta de gestão integrada ou um banco de dados, por exemplo, pode ser conectado a uma página web com o apoio de uma API. Assim, os registros serão compartilhados com a sociedade automaticamente.

Para profissionais que atuam com ONGs, na imprensa ou em projetos de pesquisa, isso será um fator estratégico. Todos contarão com uma interface de fácil acesso para coleta de informações, facilitando a execução de projetos de pesquisa, o trabalho de iniciativas de melhorias e o rastreamento de fraudes. Em outras palavras, o poder público contará com o apoio de toda a sociedade para solucionar as suas maiores demandas.

Modernização de rotinas

A modernização de rotinas é um dos maiores benefícios para quem investe na migração de tecnologias públicas. Com rotinas de trabalho modernas, cada área pode atender a um número maior de demandas, solucionar problemas e evitar o desperdício de recursos. Além disso, a integridade de processos é mantida, evitando fraudes e erros.

O certificado digital, por exemplo, permite que gestores públicos possam criar documentos virtuais com segurança. A validação de identidade e a criação de contratos serão feitas sem grandes riscos e, com a possibilidade de executar mais processos em meios on-line, a digitalização de rotinas será mais ampla.

Para o setor público, esse fator representará uma série de mudanças. O uso de papel e, como consequência, os custos operacionais, cairão. Ao mesmo tempo, será mais fácil encontrar, modificar e verificar contratos, o que agilizará processos administrativos e de compliance.

O que levar em conta na hora de migrar o sistema

Durante a migração de tecnologias públicas, uma série de fatores devem ser considerados. Em conjunto, eles reduzem as chances de cada área enfrentar prejuízos, agilizam rotinas e diminuem riscos e vulnerabilidades. Dessa forma, o aproveitamento dos novos recursos será mais amplo, contribuindo para uma maior integração das novas soluções no dia a dia de cada área.

Confira abaixo alguns fatores que interferem no sucesso e na migração de tecnologias públicas!

Segurança das informações

A adoção de uma nova tecnologia pode representar um risco para qualquer setor. Com uma nova solução de TI, a infraestrutura torna-se mais complexa. O time de técnicos terá mais ferramentas para gerenciar e, com isso, deverá investir em mais recursos para manter o ambiente de trabalho seguro e confiável.

Sempre que ocorrer a migração de tecnologias públicas para uma solução mais moderna, mudanças na política de segurança de dados devem ser efetuadas. É preciso verificar a necessidade de criar novas regras de controle, modificar o alcance das soluções de monitoramento e definir novas rotinas de atualizações.

No momento da escolha de uma nova tecnologia, a maneira como os seus mecanismos de controle estão estruturados também deve ser avaliada. A desenvolvedora da solução tem boas políticas de privacidade? O seu suporte de atualizações é eficaz e abrangente? Há um trabalho dos desenvolvedores para encontrar e eliminar bugs e vulnerabilidades de segurança constantemente?

A resposta para tais perguntas pode determinar se as bases de uma nova ferramenta de TI estão focadas em mais segurança ao usuário. Dessa forma, independentemente da ferramenta que for adotada, as políticas de segurança serão mais efetivas e eficazes.

Planejamento prévio bem estruturado

O gestor público, sempre que for investir em novas soluções, deve fazer um planejamento bem estruturado de todos os processos. Estruturando todas as etapas do processo de migração de tecnologias públicas, falhas serão evitadas e riscos diminuirão. Além disso, profissionais de outras áreas poderão montar a sua rotina para diminuir conflitos e garantir que os prazos sejam cumpridos.

Vale destacar, no entanto, que o planejamento deve ser flexível. O setor de TI deve estar preparado para lidar com mudanças em todas as etapas, pois, ainda que cada rotina seja planejada de maneira abrangente, a chance de imprevistos ocorrerem será sempre elevada.

Suporte ao usuário

Para evitar prejuízos e que problemas afetem o dia a dia do usuário, avalie como o suporte ao usuário da tecnologia, que será integrada ao ambiente de trabalho, é estruturado.

Quando o gestor público investe em uma ferramenta criada por uma companhia comprometida em apoiar o usuário, as chances de pequenas falhas causarem um grande dano à qualidade do serviço prestado serão muito menores. Portanto, escolha sempre ferramentas com uma política de apoio ao usuário estruturada conforme o perfil da área e com alta disponibilidade.

Perfil da nova solução de TI

Antes de efetuar a migração de tecnologias públicas, o gestor deve avaliar se as ferramentas disponíveis para investimentos estão alinhadas com o perfil e as necessidades de cada área em que elas serão aplicadas.

Quando o investimento é feito sem considerar esse fator, a capacidade de os usuários aproveitarem corretamente os recursos disponíveis será muito menor. Consequentemente, o retorno obtido com o investimento cairá e a instituição pública terá problemas em atingir melhores resultados a médio e longo prazo.

Mapeamento de riscos

O mapeamento de riscos é uma importante estratégia para evitar erros e reduzir as chances de a migração de tecnologias públicas dar errado. Por meio dessa estratégia, o gestor de TI prepara os profissionais da área para lidarem com erros e, assim, reduzirem possíveis prejuízos. Consequentemente, a integração será mais ágil e com um índice de gargalos muito menor.

Faça uma análise abrangente sobre todos os fatores que podem contribuir negativamente para o sucesso da integração de uma nova tecnologia no ambiente corporativo. Devem ser verificados alguns fatores, como as chances de atrasos ocorrerem, erros de compatibilidade, falhas de segurança e conflitos entre profissionais.

Com tais informações em mãos, será possível traçar um plano estratégico para resolução ágil de problemas. Assim, sempre que alguma falha ocorrer, o time de TI estará pronto para mitigá-la rapidamente.

Apoio de um parceiro estratégico

A migração de tecnologias públicas pode ser um processo complexo. E, nesse momento, o apoio de um parceiro estratégico é crucial para evitar problemas e garantir a maior integração da solução no ambiente de trabalho. Assim, a instituição governamental conseguirá maximizar os seus resultados e evitar prejuízos.

Times terceirizados podem ser utilizados para garantir que os profissionais de TI internos consigam manter o foco nas suas rotinas diárias enquanto a nova tecnologia é integrada ao ambiente de trabalho. Já o apoio de uma consultoria permite ao setor governamental planejar a migração de tecnologias públicas com mais inteligência e eficácia. Assim, processos serão executados com agilidade, segurança e precisão.

Como aproveitar mais o seu sistema

Para que a migração de tecnologias públicas atinja os resultados esperados, é importante que o gestor trabalhe para que a integração seja mais profunda e inteligente. Dessa forma, melhores resultados são atingidos e a nova ferramenta de TI será utilizada em todo o seu potencial.

Uma das formas de aproveitar mais um novo sistema é efetuando um bom treinamento dos usuários. Divulgue rotinas básicas, processos de resolução de problemas comuns e boas práticas de uso. Dessa forma, os usuários terão maior capacidade de aproveitar todos os recursos disponíveis.

Trabalhe também para que a integração seja feita sem erros de compatibilidade. Invista em testes para evitar que erros ocorram após a instalação da nova ferramenta. Dessa forma, ajustes poderão ser feitos para reduzir as chances de as falhas afetarem o uso diário da nova aplicação.

Também é importante documentar os resultados do processo de migração de tecnologias públicas. Registrando todos os erros, acertos e dificuldades enfrentados durante a adoção de uma nova solução, o gestor terá como revisar as suas práticas e otimizar os processos de investimento. Assim, a longo prazo, a administração pública poderá evitar erros e prejuízos mais facilmente.

Além da documentação, o gestor deve trabalhar para acompanhar os resultados a médio e longo prazo. A aplicação gerou ganhos de produtividade? Erros tornaram-se menos frequentes? Existiu uma grande redução de custos?

Avaliando se os objetivos estão sendo alcançados, a instituição pública consegue eliminar problemas rapidamente, ainda que eles apareçam após a migração de tecnologias públicas. Dessa forma, o retorno sobre o investimento é ampliado, assim como as chances de o usuário integrar profundamente a nova ferramenta ao seu dia a dia.

A adoção de novas tecnologias é crucial para que poder público possa manter o seu papel estratégico na sociedade. Com as ferramentas de TI corretas, os profissionais do governo conseguem atender a demandas do cidadão sem grandes dificuldades, evitando problemas e mantendo uma maior flexibilidade no seu dia a dia. Dessa forma, a qualidade dos serviços prestados é ampliada, algo que beneficiará toda a sociedade.

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