20/06/2018

Plataforma para videoconferência: como definir a melhor?

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Toda empresa sabe da importância do investimento em tecnologia. A adoção das ferramentas certas torna a empresa mais competitiva e eficaz. De mais mobilidade a uma integração operacional contínua, são muitos os benefícios encontrados por quem tem a TI como um ativo estratégico.

Uma das soluções normalmente empregadas por companhias que pretendem reduzir custos e gerar mais competitividade é a videoconferência. Softwares utilizados para esse fim conseguem gerar mais mobilidade para o empreendimento, manter times mais unidos e criar uma rotina de trabalho com mais agilidade. Além disso, o negócio pode atingir um número maior de mercados, reduzindo distâncias.

Quer saber mais sobre o tema? Então veja no post abaixo como uma plataforma de videoconferência pode mudar a sua maneira de trabalhar e gerar mais competitividade para o seu empreendimento!

Quais as vantagens da videoconferência para uma empresa?

A adoção da videoconferência no ambiente corporativo passou a ser um investimento estratégico. As vantagens da videoconferência são variadas e conseguiram tornar essa solução uma ferramenta fundamental para que companhias conseguissem reduzir custos, melhorar fluxos de trabalho e criar mais competitividade para processos e serviços comerciais. De reuniões de planejamento de projetos a rotinas de tomada de decisão, vários processos são afetados por essa ferramenta.

Veja abaixo alguns dos seus benefícios!

Redução de custos

Reduzir custos tornou-se, nos últimos anos, uma preocupação de várias empresas. Diante do cenário econômico atual, eliminar gastos supérfluos e criar rotinas mais econômicas passou a ser algo que afeta diretamente a capacidade da companhia de manter-se rentável. E nesse cenário, a videoconferência pode ter um papel de destaque.

As rotinas de trabalho remoto, como as de home office, foram adotadas como uma forma de eliminar gastos com transporte de profissionais e alocação de espaço para trabalho. E por meio de uma plataforma de videoconferência, tais políticas são implementadas sem que o empreendimento tenha um impacto negativo nos seus custos operacionais e na sua capacidade de atender a demandas do mercado.

Utilizando uma plataforma de videoconferência, o profissional consegue manter-se em contato com o seu time a todo momento. Caso uma reunião seja executada, não há a necessidade de a pessoa deslocar-se até o ambiente corporativo para que rotinas e projetos sejam alinhados. Assim, a companhia diminui drasticamente os seus custos operacionais e o investimento necessário para executar projetos internos.

Para a empresa, isso poderá representar, de várias maneiras, um fator estratégico a longo prazo. Não só a companhia terá rotinas mais econômicas, mas a quantidade de recursos disponível para novos investimentos será muito maior, uma vez que os gastos com processos internos diminuirão. Assim, o negócio consegue criar um fluxo de otimização que gera mais competitividade a médio e longo prazo.

Otimização do tempo

A otimização de tempo também é uma das grandes necessidades do mercado atual. Hoje, consumidores exigem que empreendimentos tenham respostas rápidas para as suas demandas. Além disso, atrasos na entrega de produtos e serviços tornaram-se falhas imperdoáveis.

E para adaptarem-se a esse tipo de cenário, empresas de vários setores precisaram investir em ferramentas capazes de tornar as suas rotinas mais ágeis e eficazes. A agilidade operacional passou a ser um dos fatores que gestores consideram ao criar estratégias de mercado e de negócios.

A tecnologia, nesse ambiente, é uma ferramenta-chave. Soluções de computação na nuvem, por exemplo, integram times e permitem o compartilhamento de informações independentemente do local em que uma pessoa se encontre. Isso dá ao negócio a capacidade de reduzir o tempo gasto para executar qualquer rotina e manter-se funcional mesmo que um de seus principais funcionários esteja longe do local de trabalho.

A plataforma de videoconferência não é diferente. Ao permitir que pessoas mantenham o contato mesmo quando estiverem em locais diferentes, essa ferramenta reduz drasticamente o tempo necessário para que uma rotina de planejamento ou tomada de decisão, por exemplo, seja executada.

Durante um projeto, por exemplo, um gestor poderá entrar em contato com o seu time, tomar decisões e alinhar rotinas mesmo que ele esteja em uma viagem de negócios. Em outras palavras, ao deixar de depender da presença de todas as pessoas no mesmo local, a companhia passa a ter mais confiabilidade na capacidade de seus times manterem-se aderentes a prazos, uma vez que a distância entre eles não será um empecilho para que reuniões sejam realizadas.

Aumento da produtividade

O ganho de produtividade é algo que toda empresa busca. Quando processos não atingem um nível de eficácia esperado, o negócio perde competitividade e passa a ter uma grande dificuldade para atingir as suas metas: com prazos não sendo cumpridos e o aumento dos custos operacionais (o que impacta negativamente os serviços e produtos ofertados), a companhia perderá clientes e parceiros comerciais.

Porém, adotando soluções como a plataforma de videoconferência, o negócio pode gerar um grande ganho de produtividade para os seus times. Como os profissionais conseguirão manter as suas comunicações mesmo a distância, será mais fácil acertar rotinas, alinhar processos e tomar decisões em conjunto. Assim, com estratégias devidamente traçadas, todos poderão contribuir para gerar mais performance para o negócio.

Possibilidade de atingir novos mercados com facilidade

A expansão para novos mercados pode ser um desafio para muitas empresas. Mas como a internet já faz parte do dia a dia de todas as sociedades, a oferta de serviços e produtos em locais que não estão localizados próximos à matriz do empreendimento tornou-se muito mais simples. E para garantir que o time de vendas consiga manter contato com consumidores em potencial, a plataforma de videoconferência apresenta-se como uma ferramenta inovadora.

Por meio de softwares de videoconferência, o time de vendas consegue apresentar produtos e serviços para clientes e parceiros comerciais em qualquer lugar do planeta. Basta ter uma conexão com a internet para conectar-se ao seu público-alvo. Assim, a distância deixa de ser um impedimento para que a companhia consiga criar parcerias comerciais.

Reuniões mais inovadoras

Um bom software de videoconferência tem funcionalidades que vão além da comunicação multimídia. Isso permite a profissionais trocar arquivos, exibir apresentações e outros conteúdos durante uma chamada sem grandes dificuldades. Para quem participa da reunião, esse tipo de funcionalidade resulta em uma experiência muito mais convergente e inovadora.

O que considerar na hora de escolher uma plataforma de videoconferência?

O investimento em uma plataforma de videoconferência deve considerar vários fatores. Mas sabendo avaliar as necessidades do negócio e como essa solução pode ser integrada aos processos internos, a companhia evita prejuízos e garante mais competitividade para as suas rotinas internas. Dessa forma, o retorno obtido com o investimento será muito maior.

Veja, abaixo, alguns fatores que o empreendimento deve considerar antes de investir em uma plataforma de videoconferência!

Necessidade da empresa

As necessidades do negócio devem ser consideradas ao investir na plataforma de videoconferência. Levante dados sobre como essa solução será integrada aos processos internos. Assim, será mais fácil avaliar quais as funcionalidades básicas esperadas para o sistema escolhido.

Em alguns casos, por exemplo, será fundamental que a videoconferência seja multiplataforma. Negócios que já trabalham com rotinas mais flexíveis, como a BYOD, muitas vezes têm um grande conjunto de dispositivos de várias fabricantes integrados à sua infraestrutura. Portanto, pode ser necessário que a ferramenta esteja disponível para plataformas como o Android, Windows, mac OSX, iOS e até Linux.

Avalie também se o negócio necessita de uma ferramenta de videoconferência com recursos de troca de arquivos e compartilhamento de tela, por exemplo. Isso permitirá que as reuniões tenham mais interatividade, mas não necessariamente é uma exigência para todos os empreendimentos.

A quantidade de pessoas que fará parte das chamadas também deve ser um fator considerado. Muitas plataformas de videoconferência têm limites quanto ao número de usuários que podem participar de uma única conversa. Isso limita, por exemplo, a capacidade do negócio de contar com profissionais em diferentes ambientes trocando dados.

Capacidade de rede

A capacidade de rede é um fator crucial para garantir a qualidade de uma videoconferência. Junto dos equipamentos de captura de áudio e vídeo utilizados, esse é um dos pontos que mais impactam na qualidade do streaming de dados. Portanto, ao investir na plataforma de videoconferência, não deixe de levar isso em conta.

Caso a infraestrutura de rede tenha baixa capacidade, não deixe de realizar investimentos nessa área. Tenha em mente que eles acabam por beneficiar todo o negócio. Portanto, não poupe recursos e avalie como a otimização deve ser feita.

Em geral, as melhorias na infraestrutura de rede podem ser feitas em três pontos-chave, que são:

  • a banda de internet, que influencia na capacidade do negócio de enviar e receber vídeo e áudio em alta qualidade;

  • a qualidade da infraestrutura de rede, que pode levar a falhas no envio e recebimento de dados;

  • a presença de uma rede sem fio como único meio de estabelecer uma conexão, o que amplia consideravelmente o número de fatores que podem interferir na qualidade da chamada.

Facilidade no manuseio

A facilidade de manuseio da plataforma de videoconferência escolhida é um fator que impactará a capacidade e o tempo necessário para que o negócio integre a solução ao seu ambiente de trabalho. Portanto, dê preferência para uma ferramenta com uma usabilidade mais simples e ágil, pois isso traz dois benefícios para a empresa: o tempo de treinamento do usuário cai, e a sua adoção no ambiente corporativo será muito maior.

Segurança das informações

A segurança da informação tornou-se uma das maiores preocupações de quem trabalha com gestão de TI. Com os ataques cada vez mais complexos e prejudiciais que companhias têm enfrentado nos últimos anos, os investimentos na área ganharam um foco muito maior. E uma boa estratégia de segurança digital passa, principalmente, pela escolha de uma ferramenta que não comprometa a troca de informações em um ambiente digital.

Diante disso, dê preferência para soluções que ofereçam controles de segurança mais versáteis. Faça o investimento em uma ferramenta que tenha recursos de criptografia para o envio e recebimento de dados e não deixe de considerar a política de privacidade utilizada. Assim, você garantirá que a sua escolha não comprometerá a capacidade dos profissionais de manter um ambiente de trabalho robusto e confiável.

Suporte e atendimento

Muitas pessoas já precisaram do suporte de um serviço de tecnologia. E no ambiente corporativo, um suporte de qualidade pode ser a peça-chave para que a companhia não seja profundamente afetada por problemas ou tenha dificuldades para migrar para a solução.

O time de suporte e atendimento da ferramenta escolhida deve ser multicanal. Além disso, busque uma solução com um time de técnicos de alta disponibilidade. Assim, as chances de a companhia enfrentar problemas para solucionar falhas serão muito menores.

Identificação dos acessórios

Como já citamos, os equipamentos utilizados para a videoconferência são um dos principais fatores para garantir uma chamada de alta qualidade. Portanto, não deixe de verificar os dispositivos existentes e se as caixas de som, computadores, câmeras, microfones e demais dispositivos que serão utilizados têm a capacidade de entregar a experiência de uso esperada. E sempre que necessário, utilize a sua infraestrutura e faça as adaptações necessárias para gerar a melhor experiência de uso possível.

O que um aplicativo para videoconferência precisa disponibilizar?

Aplicações de videoconferência podem ter uma grande quantidade de recursos. Conhecer cada um deles auxilia o seu negócio a identificar as funcionalidades mais importantes e fazer um investimento bem estruturado. Veja, abaixo, alguns dos recursos existentes nas principais soluções do mercado!

Interface amigável

Uma interface amigável é um ponto muito importante para quem pretende não ter problemas ao implementar uma plataforma de videoconferência. Esse é um fator que reduz drasticamente o tempo necessário para os profissionais começarem a utilizar a solução escolhida: com uma interface simples, os treinamentos são feitos em prazos menores e todos conseguirão beneficiar-se do sistema com mais agilidade.

Compartilhamento de arquivos

A possibilidade de compartilhar arquivos torna as videoconferências mais interativas. Durante uma reunião, profissionais poderão trocar informações importantes e reduzir o tempo necessário para tomar decisões. Porém, em alguns casos, a troca de arquivos pode apresentar limites de formato e tamanho. Esteja atento!

Incentivo à colaboração dos envolvidos

A videoconferência também pode ter recursos para incentivar a colaboração entre os envolvidos na chamada. Esse tipo de funcionalidade deve ser visto como um diferencial. Se bem utilizado, a companhia poderá integrar a ferramenta em mais momentos, além de conseguir fazer um maior aproveitamento da solução.

Múltiplos participantes

Uma boa solução de videoconferência pode permitir a participação de mais de dois usuários. Isso é crucial para que o negócio consiga manter um fluxo de trabalho em que as chamadas envolvam profissionais em vários dispositivos e locais.

Mas ao escolher uma ferramenta de videoconferência com esse recurso, esteja atento. Em alguns casos, o desenvolvedor terá planos que limitam a quantidade de usuários em uma única chamada, o que poderá comprometer a experiência de uma reunião com muitos participantes.

Gerenciamento dos participantes

Algumas companhias utilizam a videoconferência como uma solução para treinar pessoas ou mesmo para a execução de webinars. E nesses momentos, as opções de gerenciamento de usuários são um ponto-chave.

Com esse tipo de recurso, a empresa pode disponibilizar um moderador para a videoconferência. Ele será responsável por gerenciar as interações e garantir que todos possam participar ativamente do streaming.

Compartilhamento de tela

O compartilhamento de tela é um dos melhores recursos para companhias que querem realizar uma videoconferência interativa. A capacidade de exibir conteúdos que estão abertos em um dispositivo computacional cria uma série de possibilidades para a companhia.

Em chamadas de suporte, por exemplo, o técnico consegue orientar melhor o usuário a realizar ações. Já na apresentação de conteúdos, a pessoa responsável por conduzir a videoconferência conseguirá demonstrar slides, vídeos e imagens sem grande dificuldades, criando uma experiência de mais qualidade.

Como realizar uma reunião de videoconferência produtiva?

O planejamento da reunião de videoconferência envolve diversos fatores. Bem alinhados, eles permitem ao negócio diminuir o número de riscos que afetam a qualidade do streaming e, assim, entregar um áudio e vídeo de maior qualidade para todos os participantes. Portanto, é fundamental que o negócio faça testes e evite fatores que possam impactar a experiência de uso da solução.

Veja, abaixo, cinco pontos que devem ser considerados ao executar uma videoconferência!

1. Planejar o conteúdo

O planejamento do conteúdo da videoconferência é fundamental para garantir que a qualidade da reunião seja a melhor possível. Considerar esse fator logo ao marcar a videoconferência permite aos profissionais que a conduzirão melhorar a apresentação de conteúdos e atingir um maior nível de sucesso. E para tornar o seu planejamento mais eficaz, é importante considerar fatores como:

  • o público-alvo;

  • a linguagem que melhor se adapta ao seu público;

  • quais conteúdos serão apresentados;

  • os objetivos da videoconferência;

  • o tempo necessário para apresentar os conteúdos e o tempo disponível;

  • o ambiente em que a videoconferência será realizada.

A união de tais fatores dará aos participantes uma visão mais abrangente sobre tudo o que será feito na videoconferência. Também permitirá aos profissionais responsáveis por conduzir a reunião planejar com antecedência todas as etapas da videoconferência e, assim, criar uma apresentação de maior qualidade.

2. Testar a plataforma de videoconferência e os equipamentos

Durante a videoconferência, fatores técnicos podem atrapalhar o streaming e dificultar a qualidade da chamada. Portanto, faça uma série de testes para garantir que todos os equipamentos estarão funcionando corretamente.

Verifique, por exemplo, se a posição das caixas de som não interfere na captação do áudio. Avalie também se fatores como sons externos são capazes de impedir que uma pessoa consiga ser ouvida.

A iluminação do ambiente e a posição das câmeras devem ser verificadas também. Assim como a velocidade da conexão à internet, esse fator impacta diretamente a qualidade da imagem que é exibida aos outros participantes. Portanto, não deixe de fazer mudanças no ambiente caso algum problema seja encontrado.

3. Definir o local da reunião

O local da reunião é um dos pontos mais importantes. Escolha uma sala bem iluminada, com um isolamento acústico eficaz e que possa ser isolada do resto do ambiente externo. Isso evitará que os participantes sofram interferências durante a videoconferência, como pessoas entrando no ambiente, imagens escuras ou sons altos.

4. Separar os arquivos para compartilhamento

Caso arquivos sejam compartilhados durante a chamada, deixe-os organizados em um local de fácil acesso. É importante que os dados estejam com os nomes corretos e sejam de fácil identificação. Dessa forma, ninguém perderá muito tempo acessando uma informação que será compartilhada na chamada, dando à reunião um fluxo mais ágil.

5. Escolher o moderador

Em muitos momentos, o apoio de um moderador pode ser de grande importância. Em reuniões para acertar as etapas de um projeto, por exemplo, a moderação evita conflitos: mediando falas e dando espaço para todos, o moderador consegue tornar a conversa mais fluida, prática e ágil, permitindo chegar a um denominador comum sem grandes dificuldades.

Já em treinamentos, o moderador auxilia os profissionais a terem um fluxo de trabalho mais ágil. Ele reduzirá o número de pausas, o que torna a videoconferência mais ágil e fluida: uma vez que as questões são inseridas nos momentos certos, todos podem absorver o máximo de conteúdo sem comprometer a experiência de outras pessoas.

A adoção de uma plataforma de videoconferência deve ser vista como um investimento estratégico. A possibilidade de reduzir distâncias e economizar recursos financeiros simultaneamente é algo com que todo negócio deve preocupar-se, em um mercado em que consumidores exigem serviços de alta agilidade e flexibilidade. Empresas que falham em manter processos com baixo custo e um bom tempo de resposta a demandas do mercado podem perder espaço para concorrentes e reduzir a sua rentabilidade.

Com a plataforma de videoconferência, a companhia passa a ter um fluxo de trabalho com maior agilidade e flexibilidade. Os profissionais poderão manter comunicações independentemente do local em que se encontrem. Ao mesmo tempo, a empresa conseguirá diminuir gastos e ter rotinas que não dependem da presença de todos no mesmo ambiente para serem realizadas.

Isso tornará os serviços do negócio mais competitivos e eficazes. A companhia poderá apresentar novos produtos para os seus parceiros comerciais a qualquer momento e diminuirá o tempo necessário para planejar projetos ou tomar decisões estratégicas. E com mais competitividade, oportunidades de vendas serão criadas com muito mais facilidade.

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