17/07/2018

O que é outsourcing de TI e como é sua aplicação no setor público?

o-que-e-outsourcing-de-ti-e-como-e-sua-aplicacao-no-setor-publico.jpeg

A tecnologia da informação se tornou uma ferramenta muito útil, inclusive, para o setor público, por sua capacidade de reduzir custos, tornar os processos mais produtivos e elevar a transparência das ações administrativas.

Porém, para que os recursos tecnológicos sejam usados de modo mais eficiente no setor público, é importante recorrer ao outsourcing de TI, terceirizando os serviços de tecnologia para que a gestão possa concentrar sua atenção no gerenciamento das atividades-fim e na elaboração de projetos voltados à melhoria da qualidade de vida dos cidadãos.

Mas você sabe o que é outsourcing de TI? Afinal, como é feita a sua aplicação em empresas e órgãos públicos? Quais são as suas vantagens? Como o serviço facilita a comunicação interna? A seguir, daremos respostas para essas e outras perguntas, para que você saiba como tirar o melhor proveito do outsourcing de TI. Boa leitura!

O que é outsourcing de TI?

O termo outsourcing de TI se refere ao uso de prestadores de serviços externos para entregar serviços efetivos de Tecnologia da Informação. De origem inglesa, a palavra outsourcing significa “fonte externa” e remete ao uso estratégico de profissionais e serviços de empresas terceirizadas em auxílio à organização, transferindo suas responsabilidades para fornecedores externos.

Nesse modelo, o gestor contrata os serviços de uma empresa para cuidar de suas atividades-meio (aquelas que não estão relacionadas à sua atividade principal), permitindo que a gestão concentre suas energias nas atividades-fim.

Assim, terceiriza-se a infraestrutura de TI para uma empresa especializada, que ficará encarregada da gestão, do controle e da manutenção dos sistemas de informação e do fornecimento de profissionais especializados.

Quais são os tipos de outsourcing de TI?

Existem basicamente três tipos de outsourcing de TI: offshore, onshore e nearshore. Veja a seguir no que eles se diferem:

Offshore

O offshore outsourcing aloca os processos e a infraestrutura em países em desenvolvimento — como China, Malásia e Índia — para reduzir os custos no setor de TI. Nessa modalidade, tarefas como o desenvolvimento de software, suporte e manutenção de infraestrutura têm sua realização migrada para outro país.

A opção por contratar serviços em países distantes ocorre em razão dos menores custos para contratação de profissionais capacitados. A dificuldade de se usar esse tipo de outourcing fica por conta dos problemas de comunicação com países de idiomas diferentes e com diferenças culturais.

Onshore

Em serviços de onshore outsourcing, a terceirização é realizada a partir de empresas situadas dentro da mesma cidade, estado ou país da empresa ou órgão público contratante. Com essa proximidade, são resolvidos os problemas de choque cultural e linguístico.

Nearshore

Nesse modelo, são contratados serviços de empresas situadas em países vizinhos ou regiões próximas, que têm o mesmo idioma, fuso horário e culturas semelhantes em relação à empresa contratante. Com isso, são atenuadas as diferenças impostas pela distância geográfica, ao mesmo tempo em que é possível aproveitar o cenário econômico mais favorável de nações vizinhas.

Quais as vantagens da terceirização de serviços de TI para o setor público?

Com a contratação dos serviços de uma empresa de outsourcing de TI, tanto a gestão da infraestrutura de tecnologia quanto a contratação de profissionais capacitados ficam por conta dos fornecedores, que passam a se encarregar da implantação, manutenção e resolução de todos os problemas da área tecnológica.

O aumento da produtividade e a redução de custos estão entre os benefícios mais atrativos trazidos pelo outsourcing de TI. Para poder contar com essas vantagens, a gestão pública deve buscar o suporte de uma empresa de TI capaz de assegurar o bom funcionamento da infraestrutura tecnológica.

Com um departamento de TI eficiente, o órgão público terá à sua disposição uma infraestrutura de serviços e soluções tecnológicas de alto desempenho. A avaliação constante dos serviços de tecnologia e o acompanhamento dos trabalhos são cruciais para corrigir erros e alcançar resultados expressivos. Veja a seguir as vantagens do outsourcing de TI para o setor público:

1. Redução de custos

Manter uma equipe própria de TI pode sair bastante caro, devido aos gastos com contratação de profissionais especializados, compra de equipamentos, manutenção de infraestrutura, encargos trabalhistas, entre outros.

A contratação de uma empresa especializada em outsourcing de TI terceiriza a gestão dos profissionais de tecnologia e facilita a aferição dos gastos e a redução de custos com a manutenção de recursos que não estão em uso. Além disso, terceirizar o setor de TI para empresas especializadas torna as despesas muito mais mensuráveis e previsíveis, facilitando a gestão e evitando gastos desnecessários.

Com o outsourcing de TI, todas as responsabilidades com a área de tecnologia ficam por conta da empresa contratada, reduzindo a estrutura operacional do órgão ou empresa, e diminuindo os custos. Outra vantagem é a flexibilidade de pagamento, que pode ocorrer tanto por serviços utilizados sob demanda quanto por valores mensais acordados previamente.

Dependendo do investimento a ser feito no outsourcing de TI, o gestor público pode optar pela Parceria Público-Privada (PPP). Nesse modelo, a administração pública contrata por licitação uma empresa por um valor superior a R$ 20 milhões para a execução de uma obra ou serviço.

2. Maior controle dos processos

Gerenciar os ativos de TI de modo a manter a atualização de toda a infraestrutura pode ser bastante desafiador, principalmente, para profissionais de outras áreas. Com um bom gerenciamento dos processos internos, a equipe da área de TI se torna capaz de alinhar os objetivos da administração ou do negócio com seus processos de gerenciamento de recursos tecnológicos, eliminando erros e falhas que possam comprometer a rotina da instituição.

A terceirização também permite que o gestor consiga se concentrar nas suas competências, aperfeiçoar conhecimentos sobre os assuntos da sua área e buscar novas soluções para o setor público.

3. Segurança das informações

Ao contratar uma empresa da área de TI, o órgão público tem mais garantia sobre a segurança das informações. Nesse caso, a prestadora de serviços será responsável por reduzir as vulnerabilidades no sistema, que podem ocasionar ataques cibernéticos e perdas de dados.

A empresa especializada em TI também consegue controlar o acesso dos usuários ao sistema, evitando que sejam feitos usos indevidos e desvios de informações. Além disso, os sistemas integrados favorecem a organização e acesso às informações, evitando o extravio de dados importantes.

Os softwares de videoconferência, por exemplo, são seguros e permitem que as empresas protejam o acesso às configurações a partir de um código PIN, que é solicitado para conferir acesso às seções da interface. Com esses cuidados, a segurança de dados é garantida e as informações do órgão público estarão sempre protegidas.

4. Comunicação facilitada entre os órgãos

As novas soluções de comunicação se mostram muito atraentes tanto para o poder público quanto para o mundo corporativo. Uma empresa especializada em TI pode ajudar a administração pública a encontrar os meios e ferramentas para facilitar a sua comunicação interna e externa, permitindo oferecer serviços mais eficientes e qualificados.

A videoconferência, por exemplo, já está sendo utilizada em algumas organizações para promover reuniões com pessoas situadas em locais diferentes e remotos, otimizando o tempo dos profissionais e reduzindo as dificuldades e os custos com viagens corporativas.

Essa tecnologia também é usada na telemedicina, possibilitando que especialistas do setor de saúde acompanhem em tempo real uma cirurgia ou uma consulta realizada remotamente. Desse modo, o paciente recebe um suporte de vários profissionais, tendo um diagnóstico mais preciso e um tratamento mais eficiente.

5. Uso de tecnologias avançadas

As empresas de outsourcing de TI possibilitam elaborar uma infraestrutura de TI mais eficiente e com profissionais especializados. Ademais, a empresa terceirizada é encarregada de avaliar os processos, corrigir as falhas e apresentar relatórios de desempenho. Ao terceirizar os serviços de TI, os contratantes têm acesso a recursos atualizados e profissionais especializados, que podem ajudar a melhorar sua performance como um todo.

A infraestrutura de TI de uma empresa pode mudar rapidamente. A rapidez com que softwares e hardwares se tornam obsoletos pode fazer com que muitos órgãos e empresas fiquem desatualizados. Com o outsourcing de TI, o contratante não precisa mais se preocupar com isso, pois a empresa contratada será responsável por fornecer serviços de ponta para o órgão público.

Inclusive, para alcançar a eficiência necessária em todo o processo, a gestão na área de TI requer conhecimentos específicos na área. Ao optar pela terceirização, o gestor do órgão público terá o auxílio necessário para identificar a melhor maneira de executar as suas atividades, de acordo com as necessidades da administração.

6. Otimização dos recursos aplicados em TI

Planejar gastos e investimentos em ativos de TI tende a se mostrar uma missão bastante desafiadora, em especial, para gestores de órgãos públicos cuja área de atuação não é a tecnologia. Do ponto de vista administrativo, gestores que aplicam o outsourcing de TI podem se dedicar exclusivamente ao que mais lhes interessa: o desenvolvimento da própria instituição.

Contratar uma empresa especializada em gestão de TI garante que os investimentos em novos equipamentos e de profissionais do setor de tecnologia serão bem direcionados e que o sistema de software se mantenha sempre atualizado, seguro e apresente um desempenho adequado para otimizar os processos e garantir a oferta de serviços de qualidade.

O outsourcing também pode ser adotado em órgãos que já contam com uma equipe de TI qualificada, mas têm necessidade de ampliar o número de pessoas que atuam na área tecnológica — ainda que por um curto período. A terceirização permite ampliar rapidamente o seu time de TI para conseguir se manter em dia com os prazos e aumentar a produtividade.

Como o outsourcing de TI melhora a comunicação do setor público?

A tecnologia da informação possibilita ao setor público uma comunicação em tempo real e com alto nível de disponibilidade. As tecnologias disponíveis atualmente permitem estabelecê-la com alta qualidade de imagem e som, sem necessitar de deslocamentos, utilizando qualquer tipo de dispositivo eletrônico.

Em tempos de transformação digital, a videoconferência se tornou uma grande aliada das empresas que desejam otimizar a comunicação e reduzir custos. A economia começa na telefonia, uma vez que os serviços telefônicos são caros e podem ser substituídos pelos recursos de videoconferência via internet. Veja mais detalhes:

Uso plataformas de videoconferência

Com a ascensão das tecnologias de plataformas de videoconferência, a comunicação a distância e em tempo real, antes difícil de ser feita com qualidade, tornou-se uma realidade. Essa tecnologia permite que encontros virtuais sejam realizados utilizando vídeos transmitidos tanto por computadores quanto por tablets e smartphones.

A realização de videoconferências permite uma melhor gestão do tempo, com as reuniões sendo realizadas de modo remoto e mais frequentemente, sempre que elas se fizerem necessárias para o processo de tomadas de decisões, com consequente aumento da eficiência e produtividade.

Além disso, por meio dos novos recursos tecnológicos, não é mais preciso que todos os envolvidos em uma reunião estejam fisicamente presentes no mesmo espaço para que a comunicação se estabeleça e decisões importantes sejam tomadas. As soluções de videoconferência facilitam a realização de reuniões e treinamentos corporativos a distância, além de tornarem mais efetiva a comunicação interna e externa de uma organização.

Otimização do tempo dos profissionais

Uma empresa especializada em TI consegue gerenciar melhor as operações e integrar os sistemas, de modo que os servidores públicos tenham mais facilidade para inserir informações, acessá-las, fazer as alterações necessárias, enviar os documentos para outros departamentos e utilizar todas as funcionalidades que as ferramentas oferecem.

Para assegurar a eficiência dos processos administrativos, os recursos tecnológicos devem funcionar de forma ininterrupta, com bom desempenho e segurança. Tudo isso será garantido pela empresa de outsourcing, que conta com uma equipe especializada nessa área.

Assim, a empresa de TI contratada fica responsável por fornecer aos órgãos públicos toda a assistência necessária para garantir a continuidade das tarefas e o máximo de eficiência, evitando os atrasos. Com a otimização dos processos, as tarefas são entregues para as pessoas certas e, se gargalos surgirem, o gestor tem ferramentas para aplicar medidas corretivas rapidamente.

Tendo isso em vista, a redução de erros proporcionada pela automatização facilita o alcance de resultados em um prazo menor. Afinal, o investimento em tecnologias de acompanhamento de tarefas permite otimizar o acompanhamento dos fluxos de trabalho e, assim, contribui para evitar atrasos.

Por exemplo, para atender à exigência legal de publicidade dos atos administrativos, o setor público utiliza websites e aplicativos para divulgar e tornar públicas as suas ações. Essas informações podem ser usadas pelos contribuintes para acompanharem o andamento da gestão e cobrar medidas dos governantes.

Gerenciamento da equipe facilitado

A escolha de um serviço de outsourcing em TI deve ser vista como um investimento estratégico que se alinha com as diretrizes da gestão do órgão público para enfrentar mais facilmente os seus desafios.

Não por acaso, para que ele funcione de modo mais eficiente, é muito importante que os gestores consigam atuar estrategicamente, de modo a otimizar a rotina dos profissionais envolvidos, direcionando corretamente os recursos humanos e reduzindo ao máximo o tempo investido em tarefas.

Com o outsourcing em TI, o gestor assegura que todos os profissionais envolvidos tenham a capacidade técnica para trazer as soluções necessárias e adotem uma rotina de trabalho eficiente, com um bom direcionamento das suas capacidades e um bom emprego de seu tempo de trabalho.

Falhas no setor de tecnologia podem gerar indisponibilidade dos serviços, comprometendo a eficiência dos processos e causando atrasos e prejuízos. Contar com profissionais capacitados sempre à disposição é, portanto, fundamental para que o sistema funcione com continuidade e os reparos necessários sejam feitos o mais rapidamente possível.

Qual a hora certa de utilizar o outsourcing de TI?

Antes de optar pela terceirização, é recomendado seguir alguns procedimentos iniciais. Antes de tudo, deve-se fazer um diagnóstico das necessidades do órgão público, para verificar o que deve ser feito para aprimorar os serviços de tecnologia da informação e ter uma definição clara dos objetivos e ações a serem realizadas.

O processo decisório deve envolver uma longa pesquisa de mercado para garantir que o fornecedor escolhido seja capaz de atender, de fato, aos objetivos buscados. Estruturando todas as etapas do processo de terceirização e migração de tecnologias públicas, falhas serão evitadas e os fatores de risco diminuirão.

O primeiro passo é identificar como o outsourcing pode ser útil para o órgão ou a empresa. Nesse sentido, é preciso identificar todos os processos, sistemas e práticas que serão afetados por essa solução, bem como definir seus objetivos de médio e longo prazos.

Que processos precisam ser ajustados? Quais são os maiores gargalos na operação de TI hoje? Quais serviços têm deixado a desejar? Conhecendo as suas necessidades, você poderá direcionar os investimentos na área com mais precisão.

Ao procurar uma empresa de TI, você deve pesquisar no mercado por uma que supra as demandas de seu órgão público ou empresa com qualidade e segurança. Tenha em mente que os contratos devem sempre incluir os acordos de nível de serviço (SLA) e definir claramente quais são as responsabilidades do fornecedor.

Veja a seguir como identificar o melhor momento de recorrer ao outsourcing de TI:

Necessidade de tecnologias que agilizem os processos

As empresas terceirizadas disponibilizam recursos tecnológicos que conferem mais agilidade aos processos, permitindo a conectividade entre equipes localizadas em diferentes setores e uma resolução mais rápida dos problemas.

migração dos serviços de TI para uma empresa especializada possibilita acesso simples e rápido às tecnologias mais usadas atualmente pelo mercado, favorecendo a inovação, o aumento de produtividade, a agilidade no desenvolvimento de sistemas, a oferta de serviços digitais mais qualificados e a redução de custos.

A especialização da empresa de TI contratada e a total dedicação ao setor trazem melhorias perceptíveis de qualidade e velocidade na entrega da estrutura de tecnologia, o que otimiza todos os setores.

Um sistema de gestão integrada pode dar acesso a uma série de informações estratégicas de forma centralizada. Acompanhando os indicadores de várias áreas em tempo real, o gestor público conseguirá encontrar problemas rapidamente e criar estratégias de otimização de modo mais inteligente e eficaz.

Também há outras possibilidades. Por exemplo, um município pode usar câmeras de videomonitoramento externo para agilizar o atendimento a vítimas de acidentes de trânsito e para flagrar práticas criminosas realizadas nas ruas.

Outro exemplo são os sinais de trânsito, que podem ter o tempo controlado de acordo com o fluxo de veículos, para assim melhorar o deslocamento dos veículos e pessoas e reduzir os congestionamentos no trânsito.

Dificuldade de gerenciar as atividades internas

A terceirização permite que o diretor do órgão público ganhe tempo para acompanhar os processos internos de perto, podendo planejar melhor as ações e dar mais atenção às dificuldades dos servidores públicos. Isso porque o time de TI passará a atuar lado a lado com as outras áreas da instituição para solucionar problemas, diminuir gargalos e gerar melhores resultados para toda a estrutura.

Com isso, o gestor público poderá focar a atenção na gestão de sua equipe e na resolução dos problemas e os servidores conseguirão desempenhar as suas atividades de modo mais produtivo e eficiente. Uma vez que a terceirização evita erros no sistema e traz mais agilidade para os processos, as operações se tornam mais rápidas, fáceis e com menos bugs.

Melhorar o foco da administração

Para o órgão público poder focar a gestão das atividade-meio, a contratação de uma empresa de outsourcing de TI pode ser muito importante, pois as responsabilidades do setor de tecnologia, que não fazem parte das atividades-fim do órgão contratante, passam a ficar delegadas à empresa terceirizada.

Para isso, é importante que fornecedor e contratante dos serviços de outsourcing tenham suas estratégias bem alinhadas, para que possam trabalhar harmonicamente. Para que a administração alcance maior eficiência, o gestor deve ter à sua disposição tecnologias que capazes de simplificar os procedimentos com um foco maior em resultados.

Os serviços de outsourcing também podem ser úteis também para a atividade principal da empresa, ajudando com a redução de custos, análise de dados, otimização de processos e aumento de produtividade.

Com o uso da tecnologia adequada, os servidores conseguem organizar melhor as suas tarefas e não têm suas atividades afetadas por atrasos ou desvio de atenção. Desse modo, mesmo atividades como reuniões realizadas por meio de videoconferência podem ter o seu foco beneficiado, pois os encontros realizados podem se concentrar nos assuntos mais importantes, tornando o momento mais produtivo.

Necessidade de melhorar a comunicação interna no setor público

comunicação interna também é beneficiada pela adoção de recursos de outsourcing. Tanto o relacionamento entre os servidores quanto o contato com fornecedores são impactados positivamente pelas ferramentas de conectividade e comunicação online, melhorando a eficiência das operações.

A empresa terceirizada de TI pode ajudar o gestor público a identificar de que modo os serviços de tecnologia da informação podem auxiliar na comunicação interna do órgão público. Os sistemas de gestão integrada, por exemplo, permitem que gestores aumentem a integração entre diferentes áreas e compartilhem informações rapidamente, otimizando assim os serviços prestados.

A tecnologia facilita a integração operacional e possibilita uma comunicação e colaboração mais efetiva e constante entre os profissionais, de modo que possam atuar lado a lado para solucionar demandas. Desse modo, gera-se um fluxo de trabalho mais contínuo e harmonioso, com menos interrupções e falhas.

Com tantas vantagens trazidas pelo outsourcing de TI e a terceirização dos serviços de tecnologia, o número de órgãos públicos e empresas que adotam essa prática tem crescido exponencialmente, contribuindo para tornar a gestão pública e privada mais eficientes, com melhor comunicação, maior controle dos processos, maior segurança das informações, uso de tecnologias avançadas e redução de custos.

Gostou deste artigo? Entendeu quais são as vantagens do outsourcing de TI para a gestão dos órgãos públicos e das empresas? Então, acompanhe nossas redes sociais para seguir tendo acesso a conteúdos como este! Estamos no Facebook e LinkedIn.

Tecnologia

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *