13/06/2018

O guia definitivo de como montar uma sala de videoconferência

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A sua empresa ainda não tem uma sala de videoconferência estruturada? Se a resposta for “não”, saiba que é bom pensar logo no assunto. Uma sala de reunião por vídeo vem sendo cada vez mais utilizada no ambiente corporativo, pois permite ampliar os horizontes comerciais e facilitar o fechamento de novos negócios à distância.

Os benefícios gerados são muitos, como economia de tempo e dinheiro com viagens e maior agilidade na tomada de decisões. Porém, para ter sucesso com a estratégia, é preciso se comunicar de maneira eficiente, e isso, só uma sala bem montada pode garantir. Você deve considerar, por exemplo, as tecnologias (rede, softwares e equipamentos), móveis (mesa e cadeiras), layout (posicionamentos dos móveis) e decoração (cores de paredes, piso, teto e objetos).

Parece difícil, mas não é. Basta seguir as dicas que preparamos neste post. Confira tudo a partir de agora!

A importância de uma sala de videoconferência

Quando a empresa adere à videoconferência, começa a usufruir de uma série de vantagens. As principais são:​

  • segurança: o fato de os profissionais não precisarem mais abandonar as dependências da empresa para realizar o trabalho garante maior segurança física, pois estarão menos exposto aos riscos de acidentes e criminalidade;
  • maior credibilidade ao mercado: a videoconferência é uma oportunidade para os clientes e parceiros distantes conhecerem o espaço físico da empresa, mesmo que parcialmente;
  • maior atenção a clientes e fornecedores distantes: os diretores, gestores e executivos podem manter contatos mais frequentes com os parceiros do negócio;
  • economia de tempo: os profissionais não precisam mais passar horas no trânsito e filas de aeroporto para chegar até o local das reuniões ou treinamentos;
  • redução de custos: a empresa elimina os custos com passagens aéreas, hospedagens, alimentação e transporte local dos executivos;
  • aumento da produtividade: o tempo economizado com o deslocamento pode ser convertido em trabalhos extras.

O que considerar para o local

Veja, agora, os cuidados que é preciso ter para a correta ambientação da sala de videoconferência:

Iluminação

O tipo de iluminação escolhido influencia diretamente na qualidade da videoconferência. A luz natural é uma coisa boa, mas não deve ser usada em excesso, pois pode gerar reflexos indesejáveis e atrapalhar a apresentação, além de superaquecer a sala. Em vez disso, prefira instalar uma iluminação artificial para agregar uniformidade e aumentar o nível de concentração dos participantes.

É preferível que a sala tenha poucas janelas e sempre bem fechadas para bloquear a entrada de raios de sol. Depois de resolver isso, foque na iluminação artificial, instalando lâmpadas do tipo fluorescentes ou halógenas, pois elas conseguem manter uma tonalidade constante. Se precisar, use um medidor de luminosidade, para controlar a intensidade. Para fins de controle, a luz focada no rosto das pessoas deve ter, aproximadamente, 800 lux de intensidade.

Acústica

Durante uma videoconferência, os participantes do outro lado devem receber um áudio com a máxima qualidade possível, e o controle de acústica precisa ajudar a proporcionar isso. É importante estabelecer um controle de ruídos na sala com a ajuda de forros para a proteção acústica. Eles devem cobrir as paredes, as portas, o teto, o piso e, se possível, as janelas.

Aqui, você também pode usar aparelhos medidores de decibéis. O recomendável é que os ruídos vindo de fora da sala não ultrapassem os 50 dBa (decibéis acústicos). Além disso, é bom ter uma antessala para que o barulho externo não invada o ambiente sempre que alguém entrar ou sair dele.

Formato e tamanho

O formato da sala e o espaço disponível dependem muito da finalidade de uso e da quantidade de participantes por vez. Quando a necessidade da empresa é apenas estabelecer encontros de grupos com no máximo 12 pessoas, uma sala de reunião menor pode ser preparada.

Porém, se a objetivo for reunir grupos maiores para treinamentos, por exemplo, um auditório com cadeiras organizadas em fileiras, tipo cinema, pode ser o formato e o tamanho mais indicado para a empresa.

Equipamentos e tecnologias essenciais

Para realizar uma videoconferência com alto nível de qualidade, você não pode deixar de contar com equipamentos como TV, microfones, alto-falantes e câmera. Uma boa conexão de banda larga e software próprio são recursos tecnológicos básicos. A sala também deve ter tomadas suficiente e um computador central com entradas HDMI, USB e VGA funcionando.

O computador deve executar as funções principais, como chamadas telefônicas via internet, transferência de vídeo para a TV via cabo HDMI, transferência do áudio para os alto-falantes via USB e envio dos dados de vídeo gravados pela câmera local para os participantes do outro lado. Além do computador, conheça um pouco mais sobre os equipamentos e recursos audiovisuais necessários:

Tela

O ideal é que a TV tenha uma tela de LED de, pelo menos, 40 polegadas. Se a sala for grande, uma tela de projeção será a mais indicada. De fato, o tamanho dependerá do espaço utilizado e da distância que os participantes ficarão dela durante a transmissão.

O que não pode faltar é qualidade de imagem. Quanto mais nítida for a tela, melhor será a experiência pessoal proporcionada aos participantes. Se a sua escolha for pelo projetor, precisa ter atenção às especificações de aplicações dele para usar o modelo ideal. Como existe uma grande variedade no mercado, é bom ter um apoio profissional nesse sentido.

Câmera

Com relação à câmera, podem ser necessárias várias espalhadas pelo recinto. Mas, normalmente, uma que englobe a mesa e todos os participantes será suficiente. Mais uma vez, isso vai depender do tamanho da sala. Por questões de segurança, além da câmera de transmissão, você pode usar outra apenas para fins de documentação.

Dê preferência para os modelos que ofereçam os requisitos satisfatórios, mas, antes, é importante comparar o tamanho e tipo do ambiente de trabalho com o que ele é capaz de fazer, escolhendo, assim, o modelo mais adequado às necessidades da sua videoconferência.

Microfone

Se o espaço da sala for bastante amplo, você precisará de muito mais que apenas um microfone. Porém, se for do formato de mesa redonda ou quadrada com seis ou oito participantes, um aparelho captador de áudio no centro pode ser suficiente, desde que não se fale muito baixo ou longe demais.

E claro que um ambiente silencioso e livre de ruídos externos ajuda bastante na captação de áudio, mas o microfone deve oferecer uma boa configuração para garantir que quem estiver do outro lado ouça tudo em alto e bom som.

Conexão

Uma boa conexão com a internet é fundamental para ter uma videoconferência de qualidade. Para isso, você deve investir em um plano de banda larga suficiente para não gerar cortes no áudio, travamentos de imagens e quedas durante a transmissão.

Muitas vezes, só a banda larga não é suficiente e a contratação de um link dedicado pode ser necessário  que se trata de um canal reservado só para a empresa, não compartilhado com outros usuários de internet. Além de garantir uso máximo da banda larga disponível, o envio e recebimento de dados acontece com maior rapidez e melhor qualidade. Nesse caso, é ideal para suportar uma videoconferência de qualidade.

Software

O software de videoconferência fica instalado no computador, e é responsável por conectar diversos links à mesma chamada, tornando possível a videoconferência. Um exemplo é o Datasheet Access Director da Polycom. Ele converte o áudio e as imagens em dados, enviando-os aos links conectados. Se todos compartilharem do mesmo programa ou semelhante, receberão os pacotes de dados, que serão transformados novamente em áudio e vídeo. Tudo acontece bem rápido, proporcionando uma experiência de colaboração de vídeo integrada.

Existem recursos gratuitos como o Hangouts e o Skype, mas, apesar de interessantes, as ferramentas são muito limitadas para uma videoconferência de boa qualidade.

Por exemplo: enquanto o Skype permite a conexão entre usuários somente dentro da mesma plataforma, um software próprio para a videoconferência permite que vários modelos e marcas de equipamentos e sistemas diferentes se conectem com segurança, usando a criptografia de dados.

Alto-falantes

Os alto-falantes são responsáveis por replicar o áudio gravado pelos participantes do outro lado da tela. Nesse caso, se o espaço for tão grande quanto um anfiteatro ou auditório, você precisará de vários modelos espalhados em pontos estratégicos para distribuir o som de maneira equilibrada.

Se a sala for pequena, uma caixa de som de computador consegue resolver o problema, mas cuidado com a qualidade — algumas podem não ser boas. O ideal é que o som seja perfeitamente audível em qualquer ponto do ambiente, sem eco ou ruídos.

Ambientação da sala de videoconferência

É na sala de videoconferência que as decisões mais importantes para o futuro da empresa serão tomadas. Isso deve envolver os diretores e gestores do negócio, além de sócios, investidores, fornecedores e clientes. Por isso, é prudente dedicar maior atenção à montagem correta do ambiente.

Ele precisa ter a aparência de uma sala de reunião moderna e ser bem equipado para atender as necessidades de uma boa comunicação, garantindo conforto e comodidade. A ambientação correta passará maior credibilidade para quem estiver do outro lado, então, siga as seguintes dicas:

Mesa de reunião

Você pode escolher um formato de mesa redonda, oval, quadrada ou retangular. Mas tente harmonizar o modelo com o ambiente para não ficar desproporcional ou parecendo exagerado. Além disso, evite superfícies brilhantes a fim de não gerar reflexos indesejáveis. Também dê preferência para um modelo próprio, adaptado para videoconferências, pois elas oferecem opções de organização para a fiação e instalação correta dos equipamentos.

O tamanho da mesa deve ser suficiente para acomodar o número de participantes com conforto, ser posicionada no centro da sala e sobrar espaço suficiente para a circulação de pessoas ao redor dela.

Cadeiras

Como o conforto é um fator primordial para aumentar o nível de concentração das pessoas, as cadeiras representam um dos móveis mais importantes para a ambientação da sala. Afinal, elas serão responsáveis por acomodar todos os participantes da videoconferência.

Para escolher o modelo de cadeira certa, considere um encosto com ergonomia favorável à postura correta, giratória e com rodinhas para facilitar os processos de levantar e sentar, aproximando e afastando a cadeira da mesa sem fazer barulhos, apoio de braços para reduzir o peso da coluna e ajuste de altura para o nivelamento de todos na mesa.

Não esqueça de que o número de cadeiras deve ser proporcional ao tamanho da mesa. Assim, evita-se o desconforto causado pelos contatos físicos involuntários entre os participantes.

Cortinas e tapetes

Como dito, o ideal é que o ambiente tenha o mínimo de janelas possível e, as que tiver, sejam fechadas. Como se trata de um meio corporativo, o ideal é dar preferência para modelos de cortinas próprias para escritórios, como rolô ou persianas no sentido vertical.

A cor deve ser neutra, como branco, cinza, tons pastel ou preto, e ser capaz de bloquear totalmente a luz que vem de fora. No caso do tapete, o ideal é que não tenha. Isso proporciona um estilo mais moderno ao ambiente.

Climatização

Não importa o modelo de ar-condicionado escolhido, ele deve ter potência suficiente para resfriar ou aquecer a sala na medida certa quando for necessário, mantendo uma temperatura sempre agradável no ambiente.

Também tome cuidado com o posicionamento dele. O aparelho não deve ser direcionado para cima da mesa, pois pode incomodar as pessoas com o ar no rosto o tempo todo, por exemplo. Lembre-se de que a temperatura ideal tende a reter a atenção das pessoas por mais tempo naquilo que estão fazendo.

Cores

As cores do teto, do piso e, principalmente, das paredes vão prevalecer em suas transmissões audiovisuais. Então, tenha cuidado! Tons quentes e vibrantes, como vermelho, amarelo e laranja, costumam poluir o ambiente visualmente, incomodando as vistas e desviando a atenção das pessoas.

Em vez disso, prefira tons mais neutros e claros. Se usar papel de parede, lembre-se de não exagerar na estampa. Aliás, o ideal é que o papel tenha uma cor lisa e uniforme (sem estampas e linhas). Assim, o aspecto visual do ambiente fica mais leve e agradável.

Principais dicas para o layout da sala de videoconferência

Agora que você já sabe quais são as ferramentas e tecnologias necessárias, bem como fazer uma ambientação adequada com os móveis certos, é hora de aprender a arrumar a sala. O layout ideal deve gerar harmonia entre todos os objetos presentes no ambiente, agregando modernidade, beleza, conforto, mobilidade e utilidade.

Veja, abaixo, como definir um layout perfeito para a sua sala de multimídia:

Posicionamento dos móveis

A sala precisa ter cada canto planejado. Por exemplo: a porta deve ter livre acesso e ser interligada com as áreas de circulação do ambiente. Quando a sala é grande e tem espaço suficiente, a mesa ao centro é uma boa opção. Caso contrário, a mesa deverá ser encostada em uma das paredes, tendo o monitor pendurado nela.

Instalação dos equipamentos

A câmera deve ser posicionada de frente para uma parede limpa ao fundo, sem portas ou janelas, para não captar o movimento de pessoas circulando dentro ou fora do ambiente. Além disso, deve ser capaz de enquadrar todos os participantes à mesa.

Se usar apenas um microfone, ele deve ser posicionado no centro da mesa para que todos tenham a mesma distância dele. O monitor precisa ser nitidamente visível por todos presentes e o som precisa ser bem espalhado pelo ambiente. Uma caixa de som no monitor e outra no fundo da sala pode resolver o problema para aqueles que ficam mais distantes.

Decoração interna

A decoração é uma questão delicada. Por se tratar de um ambiente corporativo, deve ser minimalista, clean (limpo), harmonioso e funcional. Por isso, evite itens que chamem muito a atenção. Se você achar que a sala está monocromática e tediosa, pode incorporar detalhes a ela. Algumas dicas são:

  • a logomarca da empresa pode ser inserida de forma sutil na parede ao fundo para ganhar destaque na câmera;
  • a exibição de trabalhos, como uma peça física produzida na empresa, pode ser usada como orgulho;
  • um quadro artístico com tema motivacional ou de premiação ao negócio pode ser uma boa ideia;
  • uma obra de arte, famosa ou não, pode adicionar glamour à sala de multimídia;
  • um vaso de plantas no canto é capaz de agregar vida e alegria à sala;

Checklist para a realização de videoconferências

Antes de iniciar uma videoconferência, você deve avaliar alguns requisitos para que tudo saia conforme o planejado. Se ocorrer algum problema e a reunião for interrompida, projetos e negócios importantes podem “ir por água abaixo”, prejudicando os envolvidos. Dessa forma, é primordial ter sempre um checklist em mãos com as seguintes verificações a serem feitas:

Suporte técnico

Tenha sempre um profissional responsável para ajudar a manter toda a infraestrutura funcionando corretamente durante as transmissões de áudio e vídeo. Ele deve montar e instalar os aparelhos, conectá-los à rede e entre si, testar o funcionamento da estrutura montada e ficar de prontidão durante a videoconferência. Qualquer coisa que der errado, o profissional agirá rapidamente para resolver.

Tema e participantes

Defina um script com os assuntos organizados por tópicos, de preferência em ordem cronológica ou de ideias, para não se perder durante a transmissão. Acredite, não dá para confiar só na memória. Você pode se esquecer de alguns assuntos importantes, deixando-os para trás.

Com o script, você fica mais à vontade, pois não precisa se preocupar em lembrar das coisas e a reunião fica mais profissional. Além disso, tenha uma lista com os participantes da videoconferência para confirmar presenças, atrasos e ausências.

Programas utilizados

Verifique a necessidade de abrir documentos, planilhas, imagens e apresentações no computador. Se precisar, os seguintes programas serão necessários:

  • PowerPoint;
  • WinRAR;
  • Word;
  • Excel.

Teste de software

Independentemente do software escolhido para realizar a transmissão de áudio e vídeo, você deve testá-lo com antecedência, de preferência uma ou duas horas antes do evento, pois podem falhar no momento em que mais precisar. Além disso, verifique sempre se há atualizações disponíveis.

Teste de som

Além de testar o software, você deve passar o som, calibrando o volume ideal para que ele não fique alto ou baixo demais. Ambas as situações causam desconforto e prejudicam o entendimento das palavras, deixando a videoconferência cansativa ou com uma série de dúvidas não esclarecidas. O volume deve ter um nível suficiente para que o som seja ouvido nitidamente em qualquer ponto da sala.

Teste de qualidade das imagens

Não importa se você vai usar uma TV de LED ou um projetor de imagens na tela, o aparelho precisa ser configurado para entregar uma imagem limpa e com alta definição. Mesmo as pessoas no fundo da sala devem ser capazes de enxergar nitidamente a imagem. Lembrando que esse teste tem que ser feito com a câmera que será utilizada na videoconferência. Assim, você testa duas coisas ao mesmo tempo.

Teste dos níveis de iluminação

Como vai testar o funcionamento da câmera e configurar a qualidade de vídeo, aproveite para testar e ajustar também a iluminação. Tanto por meio dos recursos de vídeo (brilho) quanto por meio das luzes do ambiente, deixe-a num tom considerado satisfatório, nem claro e nem escuro demais. Lembre-se de que a luminosidade na dose certa é responsável por grande parte da qualidade de imagem exibida.

Teste dos microfones

Na passagem de som para verificar o correto funcionamento dos alto-falantes e ajustar o volume, você pode aproveitar a oportunidade e testar também o microfone. Ele tem um volume próprio e deve ser ajustado para que o outro lado receba um áudio de qualidade.

Teste da conexão de banda larga

A internet também é um requisito fundamental para o sucesso da videoconferência, pois é ela que vai estabelecer e manter a conexão com o outro lado. O ideal é que, antes do evento, o profissional responsável pelo suporte técnico teste a velocidade da internet e faça um contato com o outro lado para avaliar se ele também tem uma conexão estável.

Mesmo que você seja um entusiasta de tecnologia, é melhor contar com apoio especializado em videoconferência, pois pode poupar tempo e formar uma estrutura mais adequada para a sua sala de multimídia. Além disso, devido ao know-how, os profissionais são capazes de ajudar a empresa a economizar muito, indicando os equipamentos certos na quantidade exata. Siga essas dicas e monte a sala de videoconferência perfeita para o seu negócio.

Gostou das dicas? Aproveite para descobrir também como escolher bem o seu fornecedor de serviço de TIC!

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