03/07/2017

Guia sobre Videoconferência: tudo que você precisa saber sobre o assunto!

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94% dos usuários de videoconferência afirmam que essa tecnologia aumenta a produtividade e melhora a eficiência dos trabalhos. Você investiria em uma tecnologia com esse índice de indicação? E em uma solução comprovadamente capaz de reduzir custos com viagens, sem diminuir a qualidade das atividades que exigiriam a presença física? Isso é possível com a utilização da videoconferência em sua organização!

No post de hoje, você conhecerá quais são as vantagens e os tipos de videoconferência disponíveis no mercado, qual é a infraestrutura necessária para sua correta utilização e 6 dicas de como essa tecnologia pode ser usada em sua organização. Confira!

1. Quais são as vantagens da utilização da videoconferência?

Abaixo selecionamos alguns dados que reforçam as vantagens da utilização da videoconferência. Esses fatos podem ser úteis na hora de preparar uma apresentação sobre a viabilidade do investimento nessa tecnologia em sua organização.

Conheça os 4 principais dados e vantagens:

Melhora a eficiência e a produtividade

4.737 usuários finais de soluções de videoconferência foram entrevistados pela Wainhouse Research em parceria com a Polycom e 94% dessas pessoas disseram que o uso dessa tecnologia da comunicação melhorou a eficiência e aumentou a produtividade de suas jornadas de trabalho.

A razão para esse nível de aceitação é que as videoconferências eliminam gastos de tempo com deslocamento, agilizam os processos decisórios e favorecem o alinhamento entre os colaboradores, além de melhorarem o engajamento da equipe.

Elimina gastos com deslocamento

O segundo motivo apontado pelos entrevistados da Wainhouse Research é a redução da quantidade de viagens necessárias para a realização de suas atividades. Nesse sentido, 87% dos entrevistados concordaram com a afirmação de que a utilização de videoconferência diminuiu suas despesas com viagens.

Um ponto importante a considerar é que a economia de gastos com deslocamentos, hospedagem e alimentação pode ser revertida na aquisição de softwares ou na criação de boas salas de videoconferência.

A diferença é que os custos de deslocamento nunca serão revertidos em ganhos para a organização, aliás, sempre serão vistos como despesas de suas atividades operacionais. Já os investimentos em videoconferência são revertidos permanentemente em vantagem competitiva para a instituição.

Ajuda as pessoas a entenderem sua mensagem

Uma pesquisa da Forbes assinalou alguns dados interessantes sobre a capacidade de entendimento dos seres humanas. Segundo o estudo, 45% da capacidade de nosso cérebro está focada na interpretação do tom de voz usado nas conversas e nas palavras empregadas, os outros 55% de nossa compreensão dependem de gestos e expressões faciais.

Ou seja, ferramentas que usam apenas palavras ― como textos e e-mails, ou tecnologias que favorecem o uso da voz, como telefone e VOIP ― possuem uma desvantagem na hora de facilitar o entendimento de uma comunicação.

Já as videoconferências ampliam as possibilidades de compreensão ao usar a imagem de quem está dialogando combinada com lousas, apresentações e troca de documentos digitais. O resultado é um entendimento mais rápido e claro sobre os temas debatidos.

Favorece o engajamento dos colaboradores

Em organizações que possuem filiais, subsidiárias ou que adotam o estilo home office, é comum ouvir os colaboradores afirmando se sentir distantes da matriz, não ter seu valor profissional reconhecido pelos diretores ou tendo relações superficiais com colegas de trabalho.

A utilização da videoconferência é capaz de reverter esse quadro. Segundo 86% dos entrevistados pela Wainhouse Research, a adoção de uma solução de videoconferência os ajudou a desenvolver relacionamentos profissionais mais profundos com seus colegas, líderes ou subordinados.

Outros 88% concordaram em dizer que o uso de videoconferência ampliou o impacto de suas decisões se comparado ao momento em que usavam apenas ligações telefônicas ou ferramentas de mensagens instantâneas para agilizar esse processo.

Após conhecer essas vantagens, vamos descobrir quais são os tipos de videoconferência que podem ser adotados por sua organização.

2. Quais são os tipos de videoconferência existentes no mercado?

Existem 6 tipos de videoconferência mais comuns sendo ofertados no mercado: dois tipos são apropriados para reuniões com grupos e outros quatro tipos são usados de forma individual.

Vamos conhecer cada um desses tipos de videoconferência:

Os 2 tipos de videoconferência em grupo

Uma das maiores dificuldades enfrentadas pelas empresas é permitir que grupos utilizem soluções de videoconferência para interagir com outras localidades sem perder o potencial de colaboração e interação das reuniões.

Por exemplo: é comum ver empresas usando soluções de videoconferência individuais para viabilizar a conversa de várias pessoas de um escritório com fornecedores ou outros colaboradores.

Normalmente, esse uso causa ruídos, sobreposição da fala dos participantes, ecos e um consumo desnecessário da banda de internet, o que gera uma péssima experiência para todos. Também é comum que conversas paralelas entre os grupos acabem dificultando o processo de colaboração ou desloquem o foco da reunião para um tema secundário.

Para superar esses desafios e proporcionar um aumento de produtividade em reuniões que envolvam um grupo de pessoas, foram desenvolvidas tecnologias ideais para as salas de videoconferência.

Existem dois tipos de videoconferência que podem ser instaladas em salas. Vamos conhecer cada uma delas!

Sala de videoconferência imersiva

As salas de videoconferência imersivas são planejadas para permitir que seus usuários interajam como se estivessem realmente presentes no mesmo ambiente.

Usando esse tipo de sala, é possível integrar um quadro branco eletrônico e permitir que todos os participantes da videoconferência vejam o que é escrito ou definido pelo grupo. Também é possível compartilhar apresentações e outros conteúdos digitais em HD, além de garantir uma completa integração entre pessoas e demais equipamentos usados no ambiente da reunião.

O uso de salas imersivas está se difundindo entre as empresas e organizações brasileiras, pois eleva a capacidade de interação para níveis realistas e ultrapassa a sensação de participar virtualmente de uma reunião.

Um exemplo do uso dessa tecnologia pode ser encontrado em filmes em que diretores de empresas ou agentes do governo se reúnem com a participação de uma ou mais pessoas sendo transmitida por uma tela. A ideia aqui é semelhante!

Sala de videoconferência convencional

Esse é o modelo mais conhecido de sala de videoconferência. Nele são usados equipamentos, como o Group 310, para personalizar uma sala de acordo com as necessidades de interação dos colaboradores de uma organização com grupos que estejam remotos.

Ela é ideal para otimizar reuniões que envolvam mais de duas pessoas de uma localidade e exijam um alto nível de colaboração e produtividade.

Sua principal diferença para as salas imersivas é que estas permitem a integração de vários dispositivos ao ambiente virtual. A sala convencional, por sua vez, é mais adequada para reuniões em que a voz e os conteúdos digitais sejam mais relevantes, tendo pouca importância outros elementos, como o quadro branco integrado.

Os 4 tipos de tecnologias individuais

As tecnologias individuais são instaladas nos dispositivos utilizados pelas pessoas em suas rotinas, como desktops e notebooks, smartphones e tablets. Esse tipo de videoconferência é mais padronizado, conta com um nível de segurança empresarial ― diferente de soluções domésticas mais vulneráveis a ataques de hackers ― além de ser bem simples de usar.

Abaixo listamos os 4 tipos mais comuns.

Software de videoconferência a ser instalado em seu desktop

Essa solução de videoconferência funciona por meio da instalação de um software na estação de trabalho de seus colaboradores. Para funcionar perfeitamente, o dispositivo precisará de uma webcam, microfone e alto-falantes.

Suas principais vantagens são a facilidade de instalação, configuração e utilização do software; a possibilidade de escalar rapidamente o uso da solução para acompanhar o crescimento de sua organização; além de a relação custo-benefício ser muito vantajosa para qualquer tipo de empresa.

Desktop com solução completa de videoconferência

Se você deseja oferecer uma alta qualidade de vídeo, compartilhamento de conteúdo e voz, ainda que a performance de sua conexão de internet seja instável, então uma solução mais customizada e completa é recomendada.

Com dispositivos pensados exclusivamente para a realização de videoconferências, é possível oferecer para colaboradores com cargos executivos ou com maior dependência dessa tecnologia, uma melhor experiência e qualidade na realização de suas reuniões online.

As principais vantagens dessa tecnologia são: alta qualidade de áudio, definição de imagens e compartilhamento de arquivos, mesmo sem uma boa qualidade de conexão de rede.

Aplicativo mobile de videoconferência

Para aquelas pessoas que realizam trabalhos externos e precisam ficar conectadas com as equipes do escritório, as soluções de aplicativos mobile são fundamentais para uma boa videoconferência.

Sua vantagem é usar a rede 3G ou o Wi-Fi para facilitar a conexão de colaboradores via smartphones ou tablets.

Aplicativo web, sem necessidade de instalações

Ao enviar um simples link de internet para o e-mail de uma pessoa, ela terá acesso, por meio de seu navegador e conexão de internet, a uma sala virtual. Dessa forma, poderão participar de uma videoconferência de modo seguro e independente da instalação de aplicativos, sistemas ou requisitos de hardware.

Essa solução é ideal para a interação de pessoas da sua organização com indivíduos que estejam fora dela, como clientes e fornecedores.

Existem diversas soluções e tipos de videoconferência. Cada organização possui uma demanda específica, por isso, o ideal é desenvolver um projeto personalizado para as suas necessidades. Certamente, nós da Pleimec podemos ajudá-lo, basta entrar em contato!

3. Qual é a infraestrutura necessária para a utilização da videoconferência?

Agora que você já conhece os diferentes tipos de videoconferência, é hora de saber quais os requisitos de infraestrutura são necessários para sua utilização.

Conexão de internet

Uma das preocupações dos gestores de TI é ter que contratar e configurar uma rede dedicada para o tráfego de vídeo, visando mitigar possíveis reduções de performance na utilização do tráfego de dados ou da qualidade das transmissões em vídeo.

Contudo, as atuais soluções de videoconferência, como as oferecidas pela Polycom, exigem apenas 512 kbps para permitir uma transmissão de 720 pixels a 30 frames por segundo. Ou seja, com uma rede e largura de banda convencionais é possível oferecer alta qualidade para os usuários.

Portanto, o requisito básico é ter uma conexão de internet. Simples, não é mesmo?

Hardware

É possível instalar um software de infraestrutura de colaboração nos servidores de sua organização e aproveitar os recursos já disponíveis.

Uma solução de nível empresarial, como o RealPresence Clariti da Plycom, permite o gerenciamento de dispositivos e conteúdos, habilita o uso de um firewall transversal para aumentar a segurança das videoconferências e compartilhamento de arquivos.

Além dessa possibilidade, sua empresa deverá contar com simples dispositivos para permitir que os aplicativos, softwares ou navegadores usem os recursos de videoconferência, como já citamos no item 2.

Nuvem

O benefício de poder usar uma solução de videoconferência sem precisar investir em aquisição de hardwares, contratação de softwares e sistemas operacionais ou manutenção do ambiente por meio de uma equipe de suporte já está acessível para todos os tipos de organização.

A Polycom criou o Vídeo como serviço, ou VaaS (Video as a Service, em inglês). Nestse modelo, sua empresa iniciará a adoção de videoconferências pagando apenas uma mensalidade.

Caso ela já tenha soluções locais, hospedadas ou gerenciadas poderá escalar o uso da tecnologia com uma combinação entre a infraestrutura local e os recursos em nuvem.

A vantagem é poder investir com segurança em uma solução líder de mercado, sem precisar contratar recursos computacionais para isso. O foco de sua equipe de TI e de seus colaboradores será o apoio aos usuários, sem precisar se preocupar com nenhum adicional.

Esses três requisitos ― conexão de internet, dispositivo e software (implantado localmente ou em nuvem) ― mostram que o uso de videoconferência está acessível para todas as organizações, independentemente de seu tamanho.

Vamos conhecer agora quais são as possibilidades de utilização da videoconferência em sua organização.

4. Quais são as 6 aplicações da videoconferência na minha organização?

Cada área ou departamento de sua empresa pode encontrar maneiras de se beneficiar da utilização da videoconferência. Aqui listamos 6 modos mais comuns e transversais às áreas de uma organização. Confira!

Agilizar o processo seletivo de novos colaboradores

Em 2013, 32% das empresas do mundo já utilizavam entrevistas via videoconferência para acelerar os processos de contratação e encontrar recursos para as filiais mais distantes, sem precisar deslocar as pessoas da área de recursos humanos para isso. No Brasil, essa estatística indica que 45% dos RHs já usam essa tecnologia.

Segundo os entrevistados, os principais benefícios estão relacionados aos seguintes fatores: economia de tempo, maior controle da agenda de entrevistas e aumento do alcance de candidatos potenciais a participarem dos processos seletivos.

Facilitar a tomada de decisões importantes

Quanto tempo leva para reunir os diretores e gerentes de sua organização, avaliar informações e decidir qual será o posicionamento da instituição frente a crises, mudanças de mercado ou assuntos de máxima prioridade?

As ferramentas de videoconferência podem ajudar a reunir os decisores em alguns minutos. Basta que todos tenham uma conexão de internet e um dispositivo com browser para que uma conferência seja viabilizada.

Interagir com fornecedores

Processos de seleção de fornecedores costumam ser morosos e cheios de reuniões. A utilização da videoconferência pode agilizar esses processos e facilitar a seleção de novos fornecedores.

Após a contratação, também é possível usar a tecnologia para interagir, explicar pontos de melhoria ou até pedir suporte para alguma dúvida pontual de sua equipe.

A vantagem extra é oferecer apenas um link para o fornecedor se conectar à sala de videoconferência e manter a certeza de que suas informações estarão seguras.

Melhorar o gerenciamento de projetos

É comum que as equipes compartilhem documentos, peçam explicações para outros envolvidos ou para os patrocinadores dos projetos e façam microrreuniões de alinhamento para revisar prioridades e o status das tarefas.

O problema ocorre quando usuários-chave, equipe de desenvolvimento, infraestrutura e gestores dos projetos ficam em locais separados e distantes, pois a interação é dificultada.

Com o uso de videoconferência é possível realizar rápidas reuniões e melhorar o gerenciamento do projeto.

Reforçar o atendimento ao cliente

Melhorar a experiência de compra para fidelizar seus clientes é uma das principais metas das empresas. Nesse sentido, reforçar a estratégia de atendimento ao cliente e criar canais inovadores pode representar uma importante vantagem competitiva.

Outra aplicação é usar a videoconferência para contatar regularmente os clientes, acompanhar sua experiência na utilização de determinado produto ou serviço ou avaliar se existem novas oportunidades de vendas.

Oferecer consultorias

Permitir que colaboradores com mais experiência apoiem a execução de atividades por parte de novos funcionários ou dar consultoria para um cliente ou usuário são estratégias eficientes para garantir o sucesso de alguns projetos.

Se antes a distância ou o tempo gasto com deslocamento podiam ser vistos como obstáculos para a realização dessas tarefas, com o uso da videoconferência essa dificuldade é facilmente superada.

A vantagem adicional é oferecer consultorias em todo o território nacional ou no exterior, mesmo sem sair de seu escritório.

Há um item que merece destaque adicional: a utilização de videoconferência para realizar treinamento de equipes e colaboradores. Entenderemos melhor esse uso no próximo tópico.

5. Videoconferência para treinamento de equipes: entenda essa relação

O uso de videoconferência para promover a capacitação e treinamento das pessoas se torna cada mais comum no dia a dia das organizações que visam reunir pessoas dispersas geograficamente, sem elevar custos com transporte ou gastar com a infraestrutura de espaços para eventos.

Um exemplo de utilização dessa tecnologia foi dado pelo Detran do Paraná para viabilizar os cursos de reciclagem de motoristas em 5 cidades do interior do Estado.

Abaixo relacionamos 4 situações em que a utilização de videoconferência pode ajudar sua organização.

Cursos online

Ministrar cursos em tempo real com pessoas geograficamente distantes, sem prejudicar a capacidade de interação, resolução de dúvidas ou esclarecimento de conceitos é algo viável por meio da utilização de salas imersivas ou apenas com o uso de um link de internet.

Cursos de atualização, reciclagem e especializações com interação simultânea entre participantes e tutores representam uma forma de capacitar os colaboradores sem criar despesas com deslocamento, ociosidade de funcionários ou gastos com hospedagem e alimentação.

Palestras online

Palestras são importantes meios de motivar os colaboradores, transmitir novos insights ou alinhar as expectativas com relação às estratégias.

No entanto, quantos departamentos de sua instituição estão dispostos a dispensar os colaboradores de suas atividades para gastarem tempo com deslocamento e presença em palestras? O problema, muitas vezes não é o tempo da palestra em si, mas aquele gasto com transporte.

Com o uso de videoconferências, esse problema acaba e a motivação dos colaboradores certamente aumentará.

Reuniões de feedback

Evidenciar para os colaboradores quais são os pontos de melhoria em seus trabalhos e elogiar as atividades que superaram a expectativa também é uma forma de melhorar as habilidades, competências e motivação deles.

Contudo, ter pessoas da equipe geograficamente dispersas em filiais ou subsidiárias de sua organização pode dificultar esse trabalho dos gestores. Além disso, feedbacks dados por telefone ou por escrito podem ser facilmente confundidos ou mal interpretados.

Ao usar uma tecnologia que combina voz e imagem, seus colaboradores compreenderão melhor os feedbacks e melhorarão a forma como realizam seus trabalhos e atividades.

Informe de novos procedimentos

Qual foi a última vez que você leu um tutorial de como realizar um processo? Qual foi sua experiência ao realizar o procedimento explicado pelo tutorial?

Tutoriais costumam ser enfadonhos e, quase sempre, interpretados como uma burocracia a mais a ser realizada na rotina de trabalho.

Agora, imagine como seria apresentar um novo procedimento obrigatório para todas as pessoas de um departamento, explicando os motivos da mudança e a importância de sua correta realização.

Esses são alguns simples exemplos, mas a área de recursos humanos de sua organização pode promover outras iniciativas, como a integração de equipes, para facilitar a capacitação e treinamento de pessoas por meio da utilização de videoconferência.

Há alguns anos, diversos tipos de videoconferência se tornaram acessíveis para todos as organizações, independentemente de seu porte, quantidade de colaboradores ou disponibilidade de recursos computacionais.

Atualmente, essa tecnologia foi democratizada e o que era exclusivo de grandes empresas e representava uma vantagem competitiva na hora de tomar decisões, treinar colaboradores, interagir com fornecedores e clientes, se tornou acessível e com uma ótima relação custo-benefício.

Por isso, procure o apoio de uma consultoria especializada para elucidar suas possíveis dúvidas, conheça as diferentes tecnologias que podem auxiliar sua empresa e invista na adoção de boas ferramentas de videoconferência. Com certeza, em breve, sua organização terá o retorno do investimento nessa tecnologia!

Consegue pensar em pessoas da sua organização que podem se beneficiar dos tipos de videoconferência e das dicas de utilização apresentadas neste post? Então compartilhe o texto nas suas redes sociais e marque seus colegas que também podem querer se aprofundar neste tema!

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