Gestão de custos na Administração Pública: como otimizar?

Muito se tem falado de como a crise afetou os mais diversos setores da economia, mas o que pouca gente sabe é que os órgãos públicos foram os primeiros a sentirem o impacto negativo. Com menos dinheiro circulando, a arrecadação de impostos caiu e o orçamento das repartições governamentais foi diretamente afetado. O problema é que os custos na Administração Pública se mantêm.

Como o estilo de gestão é totalmente diferente de uma empresa privada, os gestores departamentais possuem poucos artifícios para reverter à situação. O nosso objetivo hoje é ajudar você, que é servidor e gestor de órgãos do governo, a superar a fase ruim. Enquanto a arrecadação não volta a subir, existem algumas medidas simples, porém muito eficientes, que podem ser adotadas para ajudar na redução de custos. Confira!

Faça uma análise profunda dos processos executados atualmente

A gestão pública tem o hábito de manter os processos estáticos por anos ou mesmo décadas. A geração de funcionários muda e muitos nem sabem mais por que continuam fazendo as coisas que fazem. As mudanças só ocorrem quando a necessidade é muito grande, como agora.

Então, o primeiro passo é rever todos os processos que são executados dentro e fora da repartição, bem como as normas e regras que são seguidas, com um olho clínico. A ideia é identificar pontos falhos e oportunidades de melhorias para otimizar as operações. Em alguns casos, será preciso desconstruir todos os processos e remontá-los com etapas mais alinhadas e integradas. Pode ser trabalhoso, mas os resultados compensam.

Alguns dos processos que mais geram desperdícios são:

• trabalhos de campo: viagens e tarefas externas geram custos elevados quando não há limites para as despesas e uma fiscalização mais enérgica;
• impressões: a falta de manutenção das máquinas pode levar a erros de impressão e gerar um consumo excessivo de papel;
• energia elétrica: sem uma política de redução de consumo, dificilmente alguém se atentará para a importância da economia;
• compras: a falta de planejamento leva a necessidades urgentes, gerando licitações com altos índices de superfaturamento.

Estes são só alguns exemplos de processos que devem ser analisados, mas existem muitos outros. Então fique atento!

Adote um programa de redução para o consumo de papel

Órgãos públicos são famosos pela burocracia e excesso de documentos impressos. Isso faz com que uma enorme quantidade de papel seja utilizada em plena era da digitalização. Os custos com energia da impressora, ligada o dia inteiro, o tempo gasto e o alto consumo de papel geram custos que poderiam ser facilmente cortados.

O ideal é que digitalize todos os documentos impressos existentes e passe a gerar os novos já com o novo padrão digital. Hoje, temos computadores potentes a preços acessíveis, softwares e hardwares com funcionalidades incríveis e a nuvem que nos permite armazenar arquivos de modo seguro e barato. Acredite, essa revolução vai modernizar os processos e gerar uma economia em larga escala.

Reaproveite os materiais para evitar desperdícios

Documentos impressos que possuem validade jurídica vencida não precisam mais ir para o lixo. Eles podem ser reaproveitados, utilizando o verso (parte de trás que fica em branco) para serem transformados em blocos de anotações, post it de lembretes, rascunhos etc.

Além do papel, copos descartáveis também podem ser reutilizados. Normalmente, toda vez que alguém vai tomar um pouco de água ou café, pega um copo novo e o joga fora instantaneamente após beber. Mas isso pode mudar. Cada pessoa pode fazer o uso de apenas um copo praticamente o dia inteiro. Basta lavá-lo com água na torneira da pia após o uso. Já imaginou quanto pode economizar com isso?

Identifique outras formas de reutilizar materiais no recinto e adote esta ideia.

Garanta processos de licitações claros e honestos

O Brasil tem uma fama ruim com relação a atos de corrupção e os processos licitatórios não estão livresdisto. Muitos possuem uma linguagem cheia de gírias jurídicas (juridiquês), dificultando a compreensão das normas e regulamentos por quem é leigo. Isso pode tornar o processo duvidoso e abrir brechas para interpretações errôneas.

Como resultado, muitas empresas preferem não participar da licitação e o objetivo de gerar concorrência não é atingido. Como resultado, o órgão perde oportunidades reais de economizar, realizando compras com preços mais competitivos. Então, seja o mais claro e transparente possível para passar confiança a todos os envolvidos.

Participe dos programas criados pelo governo

Como medida para reduzir custos na Administração Pública, o governo criou uma série de programas. Um exemplo é o PES (Projeto Esplanada Sustentável), que tem o intuito de incentivar todas as repartições públicas federais a adotarem um modelo de gestão organizacional mais enxuto. Isso inclui o planejamento e implementação de ações estruturadas para reduzir o desperdício de recursos, naturais ou manufaturados.

Outros programas vão além e visam não só a economia de custos, mas também a melhor destinação dos recursos financeiros ou não. O objetivo é alcançar a eficiência energética, consumo racional e planejado dos bens públicos, descarte ambientalmente correto dos resíduos, melhora da qualidade de vida no trabalho, reconhecimento e premiação das melhores ideias e resultados alcançados com os programas.

Não fique de fora dessa oportunidade. Descubra em quais programas a sua repartição pública se encaixa e participe ativamente. Se não houver nenhum, adote as melhores ideias e crie o seu próprio programa de otimização de custos.

Use os serviços de teleconferência

As viagens ainda são muito comuns entre os representantes de órgãos governamentais. Os custos com transporte, hospedagem e alimentação acabam sendo altos e, mesmo se esforçando para economizar, a diferença não é tão relevante. Mas há uma solução inteligente e moderna para isto. Você sabia que não precisa mais estar presente no local para tomar decisões importantes ou participar de reuniões e treinamentos?

As tecnologias de internet, aparelhos de câmera, som e gravação de áudio e vídeo evoluíram muito, tornando a videoconferência uma ferramenta poderosa no combate ao desperdício de dinheiro. Em termos práticos, a videoconferência pode reduzir mais de 50% dos custos com viagens. Dedique-se a conhecer mais sobre as tecnologias de videoconferência e corte mais um grande volume de gastos desnecessários.

Viu, reduzir custos na Administração Pública é possível. Basta se esforçar um pouco para mudar as metodologias utilizadas atualmente, incorporando a tecnologia como aliada dos processos. Assim, não só terá uma redução de gastos considerável como também aperfeiçoará o uso dos recursos disponíveis.

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