08/03/2018

Entenda aqui como calcular o ROI de um serviço de videoconferência

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No cenário atual, saber fazer boas escolhas é algo crucial para que qualquer empresa consiga atingir os seus objetivos de médio e longo prazo. Ao implementar serviços de videoconferência, adotar uma ferramenta de cloud computing ou realizar um projeto, portanto, a companhia precisa fazer escolhas inteligentes e capazes de gerar grandes retornos ao longo do tempo.

Nesse sentido, indicadores, como o ROI, podem ser utilizados pelo gestor para avaliar qual a melhor escolha que uma empresa pode fazer para atingir os seus objetivos de médio e longo prazo. Eles dão ao gestor uma visão precisa sobre os ganhos em potencial que um novo sistema pode ter e, assim, auxiliam na identificação de qual escolha pode ter o maior custo-benefício.

Com uma avaliação precisa sobre todos os impactos que a ferramenta poderá ter no dia a dia do negócio, fica mais fácil identificar qual a opção mais inteligente para as necessidades do empreendimento. Dessa forma, riscos são reduzidos, e a companhia fará uma escolha mais sábia e lucrativa.

Se você quer saber mais sobre essa métrica e como calcular o ROI, veja o nosso post de hoje!

1. Afinal, o que é o ROI?

Sigla para Return Over Investment (algo que, em português, pode ser traduzido como Retorno Sobre o Investimento), o termo ROI é utilizado como referência a um indicador para mensurar como uma aplicação de recursos em uma solução pode gerar rendimentos para a empresa. Em outras palavras, o ROI é uma métrica que dá ao gestor a capacidade de identificar, com maior precisão, como um investimento poderá afetar as suas receitas a médio e longo prazo.

O ROI é um indicador flexível. Ele pode ser utilizado em projetos de TI, campanhas de marketing ou mesmo na aquisição de equipamentos industriais. Bem aplicado, ele dá ao negócio a capacidade de encontrar as melhores opções para a empresa e os benefícios de cada solução disponível no mercado.

Riscos são reduzidos e a companhia poderá manter uma infraestrutura com um custo operacional menor. Dessa forma, os recursos financeiros serão mais bem aplicados e a organização conseguirá tomar decisões mais inteligentes e eficazes.

Ao longo dos anos, o ROI tornou-se importante por garantir que os processos de tomada de decisão evitassem riscos desnecessários. Bem estruturada, essa métrica torna a companhia mais eficaz e lucrativa, uma vez que os investimentos serão capazes de agregar mais valor aos serviços do negócio. Assim, estratégias de mercado serão mais assertivas e capazes de trazer mais resultados para a empresa.

2. Entenda como ele funciona

Apesar da sua importância, o cálculo do ROI é um processo relativamente simples. Basta que a companhia levante alguns dados sobre como o investimento ou projeto impactará o negócio a médio e longo prazo e, assim, aplique as informações na fórmula do ROI, que é:

ROI = (ganho que pode ser obtido - investimento inicial)/investimento inicial

Na parte de investimento inicial, a empresa deve considerar todos os fatores que geram gastos na hora de investir em um projeto ou ferramenta. Isso inclui tributos, custos de transporte, valores gastos na integração da nova solução no dia a dia do negócio e demais taxas. Apesar de não estarem diretamente ligados ao valor gasto para adquirir uma solução, esses fatores também influenciam o retorno obtido com o investimento.

Se uma companhia adquire um produto por R$ 200, gasta mais R$ 200 com taxas e, após seis meses, obtém um retorno de R$ 1.400, o ROI é calculado da seguinte forma:

ROI = (1400-400)/400 = 2,5

Em outras palavras, o ganho obtido com o investimento será de 2,5, ou seja, 250%.

Como cada investimento tem características próprias, é importante estudar os resultados de cada cálculo do ROI. Em alguns casos, um ganho de 10% será o bastante para a empresa atingir os seus objetivos. Em outros, obter um ganho semelhante não será o bastante para que o negócio possa considerar que tenha feito um investimento de qualidade.

Um ROI maior do que zero não é um indicador de que o investimento é realmente viável. A empresa também deve considerar o tempo que será necessário para atingir os resultados esperados. Às vezes, um longo período para começar a lucrar com a nova ferramenta pode indicar que ela não é a melhor escolha para o empreendimento.

Um ROI de 5% ao dia, na maioria dos casos, indica um bom custo-benefício. Já um ROI de 5% ao ano, em outras circunstâncias, pode ser incapaz de sequer repor o gasto com a nova ferramenta diante da inflação. Portanto, esteja atento a esse fator, uma vez que apenas o retorno em potencial não é o bastante para indicar como a aplicação e como os softwares de videoconferência impactam as receitas da companhia.

E se os retornos ocorrerem por meio de fatores não financeiros?

Em alguns casos, o ROI não será capaz de definir todos os ganhos que o negócio terá com a nova ferramenta. Sistemas de TI, por exemplo, podem gerar ganhos que não estão diretamente relacionados às receitas da companhia. Portanto, a empresa pode utilizar outros fatores para identificar qual a aplicação que melhor adapta-se às suas necessidades, tais como:

  • ganho de produtividade;
  • redução de erros operacionais;
  • maior engajamento de times;
  • fidelização de consumidores;
  • aumento do acesso a serviços;
  • melhora dos indicadores de disponibilidade;
  • maior aderência a prazos e metas.

Todos esses itens podem ser melhorados por meio do investimento em ferramentas de TI, como softwares de gestão, aplicações de cloud computing ou mesmo softwares de videoconferência.

Saber identificá-los permite que a empresa tenha uma visão mais abrangente sobre como uma solução gera impactos a médio e longo prazo. Conhecendo o potencial da solução por completo, a companhia poderá, portanto, escolher aquela mais alinhada às suas necessidades, utilizando um conjunto maior de fatores.

3. As vantagens do ROI para a sua empresa

O ROI pode ser considerado um indicador estratégico na hora de realizar a aquisição de produtos. Por meio dele, a companhia cria uma visão mais abrangente sobre os impactos em potencial de uma nova ferramenta, serviço ou solução. Em outras palavras, mensurar o ROI é importante pois:

  • dá ao negócio a capacidade de analisar como cada inciativa pode contribuir (ou não) para que a empresa atinja as suas metas de médio e longo prazo;
  • permite a identificação do prazo necessário para um investimento gerar os retornos esperados pelo negócio;
  • auxilia a companhia a planejar as suas metas com mais precisão.

O uso do ROI como estratégia para avaliar a viabilidade de investimentos e projetos de TI traz uma série de ganhos para o negócio. Entre os principais, destacamos:

Maior capacidade de avaliar como cada projeto, investimento ou estratégia de mercado impacta o negócio a médio e longo prazo

Por meio do ROI, a companhia poderá ter uma visão mais inteligente sobre como projetos e outras iniciativas impactarão os seus ganhos a médio e longo prazo. Durante a busca por patrocinadores de uma iniciativa, por exemplo, é por meio do ROI que a companhia conseguirá vender o seu projeto como algo viável e capaz de trazer grandes retornos para todas as partes envolvidas.

O mesmo vale para as estratégias de mercado e novos investimentos. Nesses casos, a companhia poderá adotar um direcionamento mais seguro e capaz de gerar mais receitas: o gestor conseguirá identificar quais escolhas podem garantir que o negócio atinja os seus objetivos com precisão, evitando prejuízos.

Possibilidade de priorizar o que realmente é importante para o negócio

Empresas podem ter rotinas complexas e multifacetadas. E quanto mais diversificada a cadeia operacional do empreendimento, mais importante é, para o gestor de TI, conseguir priorizar investimentos e projetos. Dessa forma, a companhia consegue investir recursos naquilo que é mais importante e capaz de criar oportunidades de vendas com mais facilidade.

Nesse sentido, o ROI pode ser visto como uma abordagem estratégica para o negócio. Ao calculá-lo, a companhia poderá identificar quais são os projetos e investimentos que devem ser priorizados para que a empresa atinja as suas principais metas de médio e longo prazo.

Mais capacidade de identificar o potencial de projetos corporativos

Por meio do ROI, a organização pode avaliar, com mais precisão, como um projeto afetará as suas receitas de uma forma simples e descomplicada. Em ambientes corporativos cada vez mais ágeis, isso pode ser uma peça-chave para gestores de TI, uma vez que eles conseguirão identificar oportunidades rapidamente e, assim, aplicar as suas receitas nos mecanismos corretos. Se a empresa pretende economizar usando videoconferência, por exemplo, o ROI tem todas as bases para avaliar qual ferramenta consegue eliminar o máximo de desperdícios.

Possibilidade de avaliar como cada um dos projetos ou investimentos influenciará o negócio a médio e longo prazo

Uma empresa, para atingir um fluxo de negócios de médio e longo prazo rentável, deve sempre fazer escolhas pensando no seu futuro de maneira abrangente. As estratégias devem ser adotadas, portanto, com uma visão mais abrangente sobre tudo que cada projeto ou iniciativa pode dar ao empreendimento.

Nesse âmbito, o ROI deve ser visto como uma forma confiável de avaliar todo o impacto que uma nova ferramenta ou projeto poderá ter na empresa a médio e longo prazo. Ele demonstrará ao gestor como uma aplicação inteligente de recursos permitirá que a empresa mantenha uma estrutura organizacional mais eficaz, capaz de gerar bons resultados e manter times em sintonia. Dessa forma, a empresa poderá fazer as escolhas certas para manter-se competitiva.

4. 3 princípios para calcular o ROI

Para garantir que o ROI atenderá às necessidades da empresa, o gestor deve conhecer todos os princípios e as medidas que envolvem a aplicação desse indicador. Eles norteiam o trabalho do analista e evitam que erros sejam executados durante o cálculo do retorno sobre o investimento. Entenda!

1. Compreenda a fórmula de cálculo

Compreender a fórmula é o passo básico para fazer um bom cálculo do ROI. Simples, ela deve envolver todos os custos diretos e indiretos que a companhia pode ter com a nova ferramenta. Assim, o gestor conseguirá criar uma visão abrangente sobre como o investimento poderá afetar as receitas da companhia a médio e longo prazo.

2. Saiba, com exatidão, todos os custos que envolvem a aquisição do sistema e os ganhos em potencial

Antes de começar a calcular o ROI, a empresa deve conhecer todos os custos envolvidos na aquisição da nova solução. Portanto, uma boa organização financeira nesse momento será crucial.

Faça um levantamento completo sobre as opções de investimento disponíveis. Identifique os recursos necessários para adquirir cada uma delas, como os valores que serão gastos com suporte ao usuário, treinamentos, pagamento de tributos e mesmo taxas de entrega. Dessa forma, você poderá fazer um cálculo muito mais preciso.

3. Não deixe de considerar outros fatores além dos ganhos financeiros

Mesmo que todos os fatores acima sejam considerados, o gestor deve considerar mais alguns na hora de calcular o ROI. Como citamos, algumas aplicações causam um impacto que vai além dos ganhos financeiros diretos: aumento de engajamento, melhorias no fluxo de trabalho e possibilidade de reduzir custos utilizando a videoconferência são alguns dos benefícios associados a várias soluções, como as aplicações baseadas na nuvem.

Diante disso, o ROI não pode ser considerado o único fator (ou o mais importante) ao realizar um investimento. A companhia precisa estar atenta aos dados obtidos por meio do ROI e utilizar mais métricas para rastrear investimentos capazes de gerar ganhos reais a médio e longo prazo. Em outras palavras, é importante ter a sensibilidade necessária para identificar todos os fatores que serão afetados por uma nova solução.

5. ROI na prática: como fazer o cálculo de um serviço de videoconferência?

Ao contratar serviço de videoconferência pode trazer vários benefícios para o negócio. No entanto, para identificar qual ferramenta do mercado pode gerar os maiores benefícios para o empreendimento, devemos identificar os custos e benefícios que a aplicação pode trazer a médio e longo prazo. Isso envolve fatores, como:

Os possíveis upgrades na infraestrutura de rede

Uma aplicação de videoconferência lida com uma grande quantidade de dados, especialmente se as transmissões envolverem vídeo em alta definição. Em função disso, é importante que a empresa tenha uma conexão de qualidade, com boa largura de banda e capacidade de lidar com muitos dados sem problemas de latência ou erros no envio e no recebimento de informações.

Nesse sentido, em alguns casos a companhia pode ter que realizar mudanças na sua infraestrutura para garantir que a videoconferência poderá ser aproveitada ao máximo. Portanto, não se esqueça de avaliar se esse será o seu caso e prepare-se para efetuar as modificações necessárias.

Os gastos com os equipamentos utilizados para a empresa executar os serviços de videoconferência

Não se esqueça de avaliar se a modificação também deverá ser feita nos equipamentos utilizados pelos usuários. Em alguns casos, pode ser interessante adquirir smartphones, laptops e outras ferramentas mais modernas. Assim, a companhia poderá criar uma boa experiência de uso para os usuários.

As despesas com manutenção

Qualquer aplicação de TI precisa de investimentos na sua manutenção. Portanto, mensure os gastos que o negócio terá com rotinas de backup, configuração e otimização. Tais investimentos têm um gasto que impacta o negócio a médio e longo prazo e também interfere no ROI: se a empresa tiver que fazer manutenções regulares para manter o sistema operacional, os gastos serão mais altos e, consequentemente, o ROI será menor.

O investimento em implementação

A implementação de uma nova solução de TI também demanda custos. A empresa deve avaliar os gastos que terá com instalação e configuração da aplicação em todos os equipamentos e buscar estratégias para reduzi-los.

Para atingir esse objetivo, a companhia pode trabalhar com o desenvolvedor do sistema de videoconferência em busca de um acordo de nível de serviço que inclua opções de suporte. Dessa forma, a empresa conseguirá eliminar gastos reduzindo riscos e o tempo necessário para a integração do sistema no ambiente de trabalho.

Os treinamentos

Os treinamentos são cruciais para que a empresa possa garantir a integração de uma nova aplicação no seu dia a dia. Mas, assim como outras rotinas, eles também demandam um custo.

Para diminuir os gastos com treinamentos, a empresa pode investir nas modalidades on-line ou cursos em grupos. Dessa forma, mais pessoas podem assimilar as melhores formas de utilizar a aplicação em equipe.

Esses custos, em conjunto, impactam diretamente no retorno que a empresa pode ter com o sistema de videoconferência. Portanto, a sua avaliação deve ser feita da forma mais precisa possível. Com isso, a companhia poderá colocar mais fatores no cálculo do ROI.

6. Apresentando o ROI para gestores

Tão importante quanto calcular o ROI é conhecer a melhor forma de apresentá-lo para os profissionais responsáveis pela tomada de decisões dentro do ambiente corporativo. Diante disso, a criação de um documento que ateste o potencial de um investimento deve seguir uma série de etapas. Assim, é possível dar aos gestores uma visão mais eficaz e precisa sobre como uma nova ferramenta poderá influenciar a lucratividade da empresa.

Antes de começar, esteja atento a três fatores, que são:

Os dados não podem ser considerados informações

Uma empresa pode contar com um grande número de dados, mas eles tornam-se importantes a partir do momento em que o analista pode dar sentido a cada registro disponível para uso. Portanto, ao calcular o ROI, utilize apenas as informações necessárias. Dessa forma, o relatório sobre a viabilidade do investimento será mais enxuto e preciso.

Os relatórios auxiliam a empresa a mostrar resultados e a direcionar-se para o futuro

A importância do relatório não é determinada pelo seu tamanho ou pelo tempo necessário para desenvolvê-lo. Portanto, ao criar um documento para atestar a viabilidade do investimento, busque disponibilizar informações capazes de auxiliar o negócio a tomar decisões que serão fundamentais para o seu sucesso no futuro.

O relatório do ROI deve ter um foco no seu público-alvo

As informações contidas em um relatório de viabilidade de um investimento devem ser apresentadas conforme o perfil do seu público-alvo. Portanto, filtre informações, defina uma boa linguagem e garanta que ele poderá atender às necessidades de cada área.

Na hora de criar o relatório do ROI, esteja atento a cada passo necessário para identificar como a ferramenta poderá atender às necessidades do negócio. Portanto, siga os seguintes passos:

Defina o seu público: cada área precisa de informações

A apresentação do ROI precisa ter uma linguagem clara e voltada para quem utilizará os dados. Portanto, utilize esse dado como uma forma de definir um foco inteligente para a sua apresentação.

Defina o que é e quais os motivos para mostrar cada informação

O relatório de apresentação do ROI deve ser abrangente. Porém, da mesma forma, é necessário ter objetividade. Mostre apenas as informações que sejam relevantes para a companhia e o público-alvo do ROI.

Crie mecanismos para calcular o ROI a médio e longo prazo

Defina rotinas para que o ROI seja calculado continuamente. Manter uma análise de médio e longo prazo auxilia a companhia a identificar quando o sistema não atende mais às suas necessidades e, assim, é possível manter sistemas alinhados às necessidades do ambiente de trabalho.

A apresentação do ROI é crucial para que a empresa possa compreender como a ferramenta afetará as suas receitas a médio e longo prazo. Portanto, é fundamental identificar o máximo de fatores possível e demonstrar o impacto que o sistema terá com clareza e objetividade.

Ao longo dos últimos anos, o ROI tornou-se um dos principais indicadores para que empresas conseguissem avaliar os melhores investimentos. Ele foi integrado a processos de tomada de decisão em companhias de diferentes perfis por ser um mecanismo inteligente e preciso para que gestores conseguissem compreender quais são os retornos financeiros em potencial de uma aplicação.

Estar atento a esse indicador dá ao gestor a capacidade de preparar-se melhor, criando métricas e um conjunto de estratégias mais realistas. A companhia poderá avaliar quais são as melhores opções que podem ser tomadas para atingir os seus objetivos e, assim, reduzir custos e maximizar a sua competitividade por meio de um conjunto de serviços mais inteligente e eficaz.

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