Confira 5 ferramentas para diminuir custos com viagens corporativas
Sem dúvida, o avanço recente dos recursos de cloud computing (computação em nuvem) e softwares voltados à internet têm contribuído fortemente para diminuir custos com viagens de negócios. Afinal, temos agora ferramentas dedicadas inteiramente ao trabalho remoto, contribuindo para reduzir a necessidade dessas viagens.
Antes, havia apenas o telefone — o que não era tão eficiente, já que limitava a comunicação dos colaboradores e gestores ao formato de áudio, além de custar caro. Hoje, contudo, com recursos de vídeo e a possibilidade de enviar e receber documentos online, essa comunicação foi aprimorada.
Isso também significa que sobra mais dinheiro para reforçar o orçamento de outros setores importantes como o estoque, marketing e vendas. O resultado, então, é uma drástica redução de custos para os negócios.
Pensando nisso, o nosso objetivo com este post é ajudar o seu negócio a aproveitar essas oportunidades. Veremos quais são as melhores ferramentas para diminuir custos com viagens, e como utilizá-las da forma correta.
Talvez você já use algumas das ferramentas que apresentaremos aqui, mas não com esse intuito. Então, prepare-se para adequá-las a uma estratégia de comunicação mais eficiente! Confira:
1. Plataformas de compartilhamento de conteúdo
Se os profissionais da sua empresa viajam constantemente para realizar reuniões setoriais, treinamentos a gestores e colaboradores das filiais ou encontros com fornecedores e clientes onde o negócio não atua fisicamente, saiba que você pode estar gastando um dinheiro desnecessário.
É claro que encontros pessoais podem ser importantes em um momento ou outro, mas não sempre. Ainda mais com os recursos tecnológicos que temos hoje — o Skype for business da Microsoft, por exemplo, permite que verdadeiras videoconferências sejam realizadas online.
Você pode realizar reuniões corporativas com múltiplos integrantes ao mesmo tempo, real time (em tempo real). De fato, a qualidade da comunicação nesses casos vai depender dos equipamentos utilizados e da velocidade da banda larga. Mas, com a estrutura certa, você ainda pode economizar muito realizando encontros a distância.
O Google Hangouts é outra ferramenta que atende bem a essa necessidade, permitindo que os usuários enviem mensagens de texto, realizem ligações telefônicas comuns e videochamadas.
Além disso, se o vídeo for um treinamento, você pode salvá-lo e renderizá-lo para postagem no YouTube. Assim, o conteúdo ficará disponível para acessos compartilhados entre os usuários que você desejar.
2. Plataforma de produção online
Se o seu negócio envolve projetos de design, desenvolvimento de softwares ou produção de conteúdo, possivelmente depende de freelancers ou profissionais contratados para trabalhar de forma remota e individual, certo?
Tradicionalmente, para organizar trabalhos assim o jeito era reunir os profissionais em estações de trabalho supervisionadas por um representante da empresa. Porém, agora você pode utilizar ferramentas como o Trello para planejar, organizar, coordenar e gerenciar todas as tarefas a distância, sem precisar se reunir com ninguém.
Ou seja, todos podem trabalhar a partir de casa, tendo apenas um computador ou dispositivo móvel conectado à internet e com acesso ao grupo de trabalho. E não é só isso! A ferramenta usa um quadro Kanban, sendo favorável aos projetos que demandam métodos ágeis de produção.
Para organizar as equipes de trabalho na plataforma online, é só se cadastrar, assumir a posição de administrador do grupo e escolher as ferramentas disponíveis, gratuitas e/ou pagas. Simples!
3. E-mail corporativo
O e-mail foi um dos primeiros meios de comunicação desenvolvidos a partir da internet. Mas, em vez de se tornar obsoleto com o surgimento das novas tecnologias, ele evoluiu e, atualmente, atende necessidades específicas.
O e-mail é uma ótima ferramenta para provar situações ou acordos, por exemplo, uma vez que todas as mensagens são datadas e têm registros de horários inalteráveis. Além disso, é extremamente útil para receber e enviar documentos.
Usando a sua opção de “anexar documento”, você pode mandar cópias de relatórios digitalizados ao contador, contratos de compra e venda devidamente assinados aos clientes e fornecedores, conteúdo de treinamento aos colaboradores etc.
Sem contar que existem hoje provedores, como a Locaweb, que oferecem e-mail com domínio próprio (nome da empresa na URL), além de uma série de serviços adicionais, como backup de mensagens e serviços de armazenamento em nuvem. Então, aproveite essa ferramenta para não precisar mais imprimir tantos documentos e levá-los até o destino.
4. Cloud computing
Outro meio que a sua empresa pode utilizar para reduzir custos com viagens, como já dissemos, é a cloud computing.
Essa tecnologia evoluiu muito nos últimos anos, não oferecendo mais só serviços de armazenamento de dados. Agora, já é possível criar e personalizar plataformas próprias de trabalho online (PaaS), desenvolver e usar aplicações totalmente no ambiente online (SaaS), e transferir toda a infraestrutura de TI de uma empresa para a nuvem (IaaS).
Em outras palavras, você pode virtualizar servidores e estações de trabalho, tornando todo o negócio acessível por meio da internet.
Inclusive, quando bem estruturadas, essas alternativas contam com a segurança de Backups em nuvem e planos de recuperação de desastres (DRaaS). Assim, diferentemente do Trello, aqui você tem mais liberdade para montar e estruturar uma plataforma de trabalho da forma que quiser.
Os provedores de serviços de cloud computing mais conhecidos são:
5. Videoconferência
Deixamos o melhor para o final: nenhuma solução ajuda tanto a economizar despesas com viagens como a videoconferência. Basicamente, esse método de comunicação te permite colocar vários profissionais frente a frente para a realização de reuniões, negociações e treinamentos, mesmo estando a quilômetros de distância.
Contando com os equipamentos certos — como microfone, fones de ouvido, caixa de som, monitor, câmera, software e uma banda larga adequada —, você poderá estabelecer uma comunicação compartilhada com várias pessoas ao mesmo tempo, como se estivessem todos no mesmo local. Você até esquece que elas não estão na mesma sala!
Já imaginou quanto pode economizar com passagens aéreas, hospedagens, alimentação e transporte de executivos da empresa? A única recomendação aqui é que contar com o apoio de um especialista. Assim você terá toda a orientação e ajuda necessárias para estabelecer um meio de comunicação estável, confiável e profissional.
Viu? Diminuir custos com viagens não é uma tarefa difícil, principalmente com tantos recursos tecnológicos à disposição. Então, utilize essas dicas que apresentamos aqui e tenha sucesso na sua estratégia de economia!
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