25/06/2018

Como uma reunião de brainstorming virtual pode ser produtiva?

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Realizar sessões de brainstorming é uma das estratégias mais importantes para as organizações públicas e privadas resolverem problemas enquanto agregam inovação. No entanto, hoje, graças às novas tecnologias de videoconferência, é possível implementar uma reunião de brainstorming virtual, sendo tão eficaz quanto as presenciais.

Como o setor público é muito engessado e pouca gente realmente tem interesse em melhorar as coisas, normalmente, são nas empresas privadas que as reuniões de brainstorming mais acontecem. Isso faz do compartilhamento de informações e ideias uma estratégia fundamental para o desenvolvimento das entidades governamentais.

O nosso objetivo neste artigo é ajudar você a implementar sessões de brainstorming mais produtivas em seu negócio. Então, acompanhe o post e aproveite nossas dicas!

O que é brainstorming?

A estratégia consiste em reunir um grupo de pessoas que pensam em maneiras diferentes de resolver um problema até encontrar uma solução viável. O problema é que isso pode demandar muito tempo de trabalho, então, a solução seria implementar reuniões de brainstorming virtual.

Sendo mais específico, a estratégia visa desenvolver sugestões e soluções criativas por meio de discussões em grupo. Todos os participantes são encorajados a expor suas ideias, não importando o quão diferente elas sejam. A análise, debate e críticas apresentadas é permitida, mas só depois que a sessão termina, iniciando a etapa de avaliação.

O brainstorming é uma daquelas estratégias que criam muita euforia, mas, que podem gerar poucos resultados na prática, principalmente no início. No entanto, isso não significa que ela deve deixar de ser aplicada. Pelo contrário, devem ser adotadas medidas para torná-la mais produtiva, como a prática do brainstorming virtual.

Por que o brainstorming virtual é tão importante?

Usando as ferramentas certas, o brainstorming virtual pode reduzir e, possivelmente, até eliminar todos os problemas enfrentados em um presencial. Em uma reunião tradicional, os indivíduos compartilham suas ideias, uma de cada vez, explicando-as verbalmente ao grupo, o que torna as sessões presenciais com mais de seis participantes um pouco confusa e demorada.

Em contrapartida, um encontro virtual bem planejado pode mudar a forma como as propostas são apresentadas, podendo até ser de forma anônima. As pessoas podem se sentir mais livres para serem criativas e, com isso, produzem ideias que evocam níveis de satisfação mais elevados do que o brainstorming presencial, que é realizado cara a cara e com todos os participantes no mesmo ambiente.

Se a empresa tiver filiais em regiões diferentes, os gestores e colaboradores podem participar sem precisar se locomover, economizando tempo e dinheiro com o transporte e hospedagem. Executivos em viagem também podem participar, basta agendar a sessão para um horário que seja acessível a todos.

Como realizar um brainstorming virtual com sucesso?

Veja agora um passo a passo que preparamos para você implementar uma reunião de brainstorming virtual com sucesso:

Defina os assuntos que serão discutidos na reunião

Escolha um problema ou tema para coletar ideias e avise a todos que participarão da reunião. Seja claro e objetivo, explicando de antemão o propósito do brainstorming virtual — se fizer isso durante a reunião, desperdiçará um tempo precioso de trabalho. Então, deixe sua equipe ciente do tópico bem antes de a sessão começar para que os participantes também possam se preparar adequadamente.

Escolha os participantes de cada reunião

De acordo com o assunto que será abordado você poderá escolher os participantes certos. Então, o segundo passo é definir quais tipos de personalidades você precisa convocar para sua reunião de brainstorming virtual. Para estimular a criatividade, convide pessoas com diferentes formas de pensar.

Convide também as pessoas do grupo de brainstorming de outros departamentos, completamente alheios ao tema em questão. Às vezes, alguém de fora pode ter uma visão totalmente diferente dos problemas e entregar soluções “fora da caixa”.

Estabeleça um período para cada sessão

Definir um tempo inicial para que a sua equipe faça anotações é essencial, por isso, escolha o período que você gostaria que seu grupo de trabalho passasse gerando ideias e informe-os. É importante que comece com pelo menos 10 minutos, assim, terá tempo suficiente para todos pensarem e escreverem suas sugestões.

Além disso, quanto mais curtas forem as sessões, melhor será para todos gerarem ideias originais e não ter uma que já foi abordada. Períodos de tempo menores devem reduzir as chances de gerar sugestões repetidas e manter todos focados no raciocínio. Se tiver tempo disponível, essa etapa pode ser repetida mais vezes!

Anuncie todas as ideias discutidas

Depois que o tempo estipulado terminar, todos os membros devem ver o quadro para ler todas as outras ideias apresentadas. Faça perguntas, ouça as respostas e adicione os comentários mais relevantes para reforçar as melhores sugestões. Isso garantirá que todas as sugestões sejam devidamente discutidas, fazendo com que nenhum raciocínio seja perdido no processo.

Dependendo das necessidades da equipe, você pode adotar uma sessão de votação, onde cada participante poderá decidir quais ideias são mais válidas para o tema em questão. A vencedora pode ser desenvolvida e testada, para validar sua eficiência.

Utilize as ferramentas mais adequadas

Montar uma reunião de brainstorming virtual não é difícil, mas exige as ferramentas certas para você ter uma videoconferência de qualidade. Isso inclui computador, monitor de TV, câmera de vídeo, microfone, alto-falantes, pacote de banda larga (Internet) e, principalmente, um software específico para a função.

Se usar os equipamentos certos, terá resultados muito melhores, pois agregará uma experiência única aos participantes da reunião. O ideal é que conte com o apoio de um especialista no ramo para ajudar a montar uma estrutura que funciona sem interrupções, proporcionando maior agilidade às equipes remotas.

É difícil para as pessoas manterem uma linha de raciocínio depois de um longo período focado. Um tópico desencadeia outro e, antes que perceba, o tempo se esgota com nenhuma ideia relativamente boa. Para que isso não aconteça em suas reuniões de brainstorming virtual, indique uma pessoa (monitor) para ficar responsável pela equipe, controlar o tempo e permitir que todos participem de forma igualitária.

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