Como reduzir custos na minha empresa utilizando a videoconferência?

Reduzir custos é uma preocupação constante de qualquer empreendimento com fins lucrativos. A retração econômica pela qual o país está passando diminuiu substancialmente o faturamento no setor privado e a arrecadação nos órgãos governamentais. Neste cenário, diminuir despesas tem sido a solução para se manter competitivo no mercado.

Como retrata um dito popular, “custo é igual à unha: deve ser visto todo dia e cortado uma vez por semana”. Principalmente neste momento, toda redução de custos é importante e deve ser perseguida por todos com afinco.

Neste post, mostraremos como a videoconferência pode reduzir custos nas empresas e nas instituições do governo. Confira!

A evolução das telecomunicações

Um dos problemas que sempre orbitaram o mundo corporativo foi a comunicação entre as pessoas. Fundamental para qualquer atividade, a comunicação tem evoluído intensamente nas últimas décadas graças à evolução tecnológica suportada pela internet.

As dificuldades vivenciadas por grande parte da população brasileira, principalmente até a década de 1980, são coisas do passado. Na ocasião, quando o sistema de telefonia ainda era estatal, conseguir uma linha telefônica poderia demorar meses e até anos, dependendo do local solicitado.

Com a privatização das empresas do setor de comunicações, adicionado ao desenvolvimento da tecnologia para aparelhos celulares e a evolução da internet, o cenário mudou da água para o vinho. Grandes empresas internacionais vieram para o Brasil trazendo tecnologia de ponta, incentivando a concorrência e modernizando o setor das telecomunicações.

Hoje em dia quase todo o país está coberto por sinal de telefonia celular e as redes de dados já cruzam o território nacional de norte a sul e de leste a oeste. Ainda há lugares de difícil acesso, mas que estão sendo paulatinamente atendidos.

Reduzindo custos com a videoconferência

Paralelamente a esta evolução na infraestrutura, os equipamentos e as tecnologias foram se atualizando e fornecendo, a cada ano, novas alternativas para facilitar as comunicações.

Existe outra máxima que diz que a tecnologia da informação está aproximando as pessoas distantes e distanciando as pessoas que estão próximas. Isto é uma crítica para aqueles que não largam o celular e não se afastam das redes sociais e, com isso, não conseguem mais se inter-relacionar com outros no chamado “olho no olho”.

Voltando à questão da redução dos custos, as inovações tecnológicas possibilitaram um avanço muito grande nas videoconferências. Utilizando a infraestrutura da rede mundial de computadores e equipamentos de alta resolução tanto para a filmagem quanto para a apresentação, a videoconferência tem se popularizado tanto no setor público quanto no privado.

Vários modelos de equipamentos estão disponíveis no mercado, variando desde o tamanho das telas de apresentação até a quantidade de localidades que podem ser atendidas simultaneamente. Salas específicas para a realização das conversas virtuais estão sendo montadas nas empresas.

Soluções inteligentes de câmeras que são automaticamente direcionadas para a pessoa que está falando, bem como telões que projetam a pessoa no tamanho real, estão sendo oferecidas no mercado.

Assim sendo, as videoconferências têm auxiliando no aumento da produtividade, na agilidade e na capilaridade com que as informações e as apresentações são feitas. Além disto, vários custos podem ser reduzidos, como:

Deslocamentos

Reduz drasticamente as despesas necessárias para o deslocamento das pessoas com:

• passagens;
• combustível;
• depreciação de automóveis próprios;
• aluguel de veículos;
• hospedagem;
• alimentação;
• seguros;
• agências de turismo;
• táxi;
• pessoal necessário para a realização de eventos; entre outros.

Algumas empresas ainda utilizam a infraestrutura de hotéis ou mais recentemente de coworkings para a realização de reuniões com grande número de pessoas.  

Telefonia

O gasto também é reduzido com a telefonia, uma vez que a videoconferência diminui a quantidade de ligações telefônicas. Além disto, a estrutura que é utilizada para o tráfego de voz e imagens para a realização dos chamados calls é feita pela própria rede de dados da entidade, ou seja, o link já está à disposição para o uso.

Tempo

Um dos custos — às vezes negligenciado — é o do tempo gasto pelas pessoas em seus deslocamentos. Este custo é de difícil mensuração, mas deve ser avaliado. Tempo de espera em aeroportos, atrasos de voos, engarrafamentos nas grandes cidades e nas estradas, além do próprio tempo de translado. Tudo isto deve ser medido e custeado.

A própria tecnologia, com o avançado da mobilidade, está fornecendo alternativas para que as pessoas continuem produzindo durante os deslocamentos. Aplicativos em smartphones, tablets e notebooks, conectados à internet, mantêm as pessoas um pouco produtivas, porém nada se compara ao próprio ambiente corporativo.

Treinamentos

Por meio da videoconferência é possível realizar treinamentos à distância e por uma quantidade maior de pessoas, o que reduz drasticamente as despesas com a formação e o aperfeiçoamento dos recursos humanos.

Vantagens da utilização da videoconferência

Do outro lado da redução de custos estão as vantagens que as empresas e os órgãos estatais conseguem agregar ao seu dia a dia. Algumas não estão diretamente ligadas à redução, mas podem ser benefícios significativos no resultado destas.

Contabilmente falando, os resultados obtidos com algumas vantagens também não podem ser mensurados. Porém, a atmosfera e o clima organizacional sinalizam para uma melhoria do ambiente de maneira geral. A título de exemplo podemos citar algumas vantagens:

Aumento da eficiência

A realização de reuniões, apresentações e treinamentos remotos aumenta a eficiência, acelera a tomada de decisões e amplia a competitividade.

Incremento na produtividade

A produtividade é incrementada com ações que podem ser tomadas imediatamente e definições e comunicados que podem ser divulgados simultaneamente para várias localidades.

Melhoria da imagem

A imagem da empresa ou do órgão estatal ganha um ar de modernidade e de apoio às causas da sustentabilidade, pois há a redução de consumo de combustível dos meios de transporte. Toda atitude relacionada com proteção ao meio ambiente é muito bem vista por todos os envolvidos

Engajamento das pessoas

As pessoas normalmente ficam mais engajadas nos projetos e nas atividades cotidianas. Isto se deve ao fato de que, ao evitar viagens, o tempo disponível para a família e os amigos é preservado, mantendo-as em seu local de moradia.

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