Como otimizar as rotinas de trabalho dos órgãos públicos?

As rotinas de trabalho podem ser desgastantes em qualquer ambiente corporativo, e em órgãos públicos isso não seria diferente. O mau uso da gestão, aliado à falta de mapeamento de processos, são responsáveis por reduzir drasticamente a qualidade do serviço prestado.

Nesse sentido, investir em comunicação — principalmente no ramo tecnológico —, utilizar ferramentas de acompanhamento e promover treinamentos da equipe são ótimas práticas para reduzir a burocracia e aumentar a produtividade da equipe.

Por ser capaz de gerar ótimos resultados no dia a dia dos profissionais, a desburocratização é um tema muito importante a ser debatido. Continue a leitura e entenda a importância de otimizar processos na rotina de trabalho e como colocar isso em prática:

Afinal, qual a importância de otimizar processos?

Você já passou por uma situação em que um problema poderia ser resolvido facilmente mas, devido às burocracias, a tarefa se tornou muito mais complicada?

A ideia da otimização das rotinas de trabalho é básica: simplificar as maneiras de realizar as atividades, melhorando o tempo de execução e resguardando sempre a qualidade do serviço oferecido.

Esse é um investimento que gera efeitos a curto e longo prazos: usando a tecnologia como aliada, é possível priorizar os objetivos institucionais, cumprindo todo o planejamento definido com mais facilidade. Assim, além de motivar os funcionários, o público atendido se torna cada vez mais satisfeito.

Por onde devo começar essa tarefa?

É fundamental lembrar que, apesar de público, seu serviço ainda tem um caráter empresarial que deve ser levado em conta sempre. Lembre-se que existe uma equipe envolvida e pense nessa otimização para todos. Para fazer a melhor otimização, veja algumas dicas podem te ajudar:

Comece pelo mapeamento

Para uma boa gestão, faça um mapeamento dos processos administrativos envolvidos no seu setor. Como gestor, você deve dimensionar o alcance de pessoas, atividades e áreas correlacionadas, permitindo definir as necessidades principais, a comunicação entre eles e os maiores problemas.

Na prática, tarefas mapeadas podem apontar o que é bem feito e o que pode ser melhorado, criando parâmetros de referência a serem seguidos. Assim, o gestor pode potencializar rotinas de trabalho que estejam deixando a desejar, além de otimizar ainda mais o que já era produtivo.

Saiba ouvir

Um grande erro de gestores atuais é a falta da comunicação. Nunca se esqueça que você está trabalhando com uma equipe, então saber ouvir, principalmente questões administrativas, é uma boa prática estratégica. Assim, é possível entender na prática quais as maiores burocracias, o que ajudará a montar um ambiente de trabalho voltado para processos e pessoas.

Invista em tecnologia

Atualmente, a tecnologia é parte do dia a dia de qualquer pessoa, então porque não usá-la como uma aliada para otimizar rotinas de trabalho? Para pôr em prática todo planejamento definido, considere usar soluções tecnológicas capazes que facilitar a interação e aumentar a produtividade.

Uma solução que traz efeitos surpreendentes é a adaptação da comunicação em um software online. As videoconferências, por exemplo, permitem a redução de custos para reunir todas as pessoas, seja para oferecer treinamentos, seja para promover reuniões com pessoas em qualquer lugar.

Assim, a integração entre os setores aumenta ainda mais, tornando a atividade mais fácil e rápida de ser executada. É importante lembrar da melhoria da motivação dos servidores, que terão que lidar com menos burocracias, afetando positivamente o clima organizacional do ambiente.

Como você viu, otimizar as rotinas de trabalho dos órgãos públicos é possível: basta um bom planejamento e o foco nas soluções corretas. Se você gostou desse post, aproveite para seguir nosso perfil no Facebook e LinkedIn e fique por dentro de todas as novidades que compartilhamos!