Como garantir a qualidade da reunião por videoconferência?

Nos últimos anos, a videoconferência tornou-se uma solução tradicional no ambiente corporativo. Ela reduziu custos, eliminou distâncias e trouxe mais flexibilidade para profissionais de vários setores.

Fazer uma reunião por videoconferência, por exemplo, é uma ótima forma de reduzir gastos com deslocamento e resolver pendências a qualquer hora, em qualquer lugar. Não há a necessidade de manter todas as pessoas envolvidas com a chamada no mesmo local para que problemas possam ser solucionados.

No entanto, se a qualidade do áudio e do vídeo não for boa, pode haver problemas de comunicação e ruídos. Se a internet não possuir uma boa conexão, os problemas podem ser ainda maiores, uma vez que a banda não conseguirá fornecer o suporte adequado para a transmissão.

Para evitar que problemas como esse façam a sua empresa parecer pouco profissional, é preciso contar com um bom sistema de videoconferência. Isso envolve a realização de um investimento que envolve uma ampla gama de componentes — entre eles estão as plataformas dedicadas de hardwares e softwares, além de uma internet banda larga.

Há também vários fatores a serem considerados na configuração de um sistema de videoconferência, como métodos para compactar, transferir ou descompactar dados e elementos próprios para a exibição e a gravação de áudio e vídeo.

Para ajudá-lo nesse processo, listamos x dicas que vão tornar a sua reunião por videoconferência bem-sucedida. Acompanhe!

1.Utilize uma câmera com boa resolução de vídeo

O primeiro passo para a criação de boas chamadas de video é investir em equipamentos capazes de gerar boas imagens. Um video de alta resolução é crucial para demonstrar conteúdos com qualidade e precisão, além de tornar a videoconferência mais interessante para o usuário.

Esse tipo de equipamento é conhecido como entrada de vídeo. Basicamente, são consideradas nessa categoria os hardwares responsáveis por transformar o vídeo em dados e enviá-lo aos outros usuários conectados no mesmo link, ou seja, as câmeras usadas para gravar as imagens.

Tais câmeras podem vir acopladas aos monitores de TV e computadores ou ser configuradas separadamente e usadas de forma remota. Prefira aquelas compradas separadamente, pois as que vêm acopladas em monitores, geralmente, não são capazes de gravar vídeos em HD.

Além disso, as cameras adquiridas separadamente são mais fáceis de serem atualizadas. Não há a necessidade do negócio utilizar um computador de última geração para garantir a melhor qualidade de imagem possível, o que reduz significativamente os custos necessários para manter a ferramenta de videoconferência funcional.

Não há como negar o fato de que uma câmera com boas resoluções levará melhores resultados a todos os participantes da reunião. Isso porque um equipamento de videoconferência HD assegurará que todos visualizem imagens mais nítidas, claras e vibrantes. Consequentemente, a empresa consegue gerar mais confiança para quem participa da reunião.

2. Use dispositivos que transmitam boa qualidade de vídeo

É importante que não só as imagens enviadas tenham uma boa qualidade, mas as recebidas também. Portanto, invista em ferramentas capazes de exibir um vídeo de alta resolução.

Esse tipo de ferramenta é conhecida como saída de vídeo. Ele é um equipamento responsável por exibir os dados que recebe do usuário do outro lado da tela em formato de vídeo. Ou seja: são monitores de computador, televisões e projetores de imagens que devem exibir o vídeo enviado em tempo real.

Para se ter uma boa transmissão ao vivo, é fundamental contar com aparelhos que sejam capazes de suportar uma conexão “real time” e exibam imagens com alto poder de definição (FULL HD ou Ultra HD), para que nenhum detalhe da reunião se perca.

A alta resolução também pode auxiliar os seus parceiros na exibição de conteúdos. Quando maior o número de pixels em uma tela grande, maior a quantidade de itens que podem ser mostrados na tela simultaneamente.

Isso será um diferencial, por exemplo, em chamadas com um grande número de pessoas, uma vez que todos os participantes poderão ser exibidos ao mesmo tempo. Além disso, se a apresentação for integrada a algum conteúdo multimídia (como videos, slides e imagens), será mais fácil manter o conteúdo lado a lado com a imagem de quem participa da chamada.

Veja quais são os equipamentos de videoconferência mais escolhidos pela empresa.

3. Instale microfones com boa captação de áudio

A qualidade do áudio também é algo crucial. Em momentos em que o video falhar, por exemplo, é importante que os dispositivos de captação de som possam captar a fala de todos sem ruídos, ecos e outras interferências. Assim, a mensagem pode ser passada sem erros.

Conhecidos como entrada de áudio, os microfones são hardwares responsáveis por captar o som ambiente, transformá-lo em dados digitais e enviá-los aos usuários conectados com você. Em uma reunião por videoconferência, se esse equipamento não for adequado, haverá muitos ruídos na transmissão, gerando confusões na comunicação.

Os microfones, assim como as câmeras, podem vir integrados aos monitores ou ser adquiridos separadamente. Mais uma vez, prefira contar com um ou mais avulsos, pois os integrados não captam o áudio com todo o seu potencial. Assim, quem estiver do outro lado receberá um som nítido e sem interferências que atrapalhem o entendimento do que está sendo dito.

Trabalhe também para que os microfones fiquem bem posicionados na sala em que as conferências forem realizadas. Isso permite ao negócio evitar problemas como ecos e ruídos que atrapalham na recepção do áudio e podem prejudicar a comunicação durante a chamada.

4. Preocupe-se com a forma como recebe o áudio

Conhecidos como saída de áudio, as caixas de som e os fones de ouvido são responsáveis por entregar a você todo o áudio captado pelos usuários do outro lado da transmissão. Nesse caso, ter uma reunião por videoconferência bem-sucedida dependerá da instalação de alto-falantes com qualidade profissional e/ou bons fones de ouvido para laptops e computadores.

Uma opção é instalar microfones do tipo ECM (Echo Cancelling Microphone) para cancelar o eco. Os participantes também podem usar fones de ouvido para bloquear o som circundante — que pode entrar em conflito com o que está sendo dito no microfone.

Mesmo que tenha caixas de som e fones de ouvido com boa capacidade de recepção de áudio e sempre teste-os antes do uso em chamadas importantes. Para tanto, use o menu de configurações de áudio do seu sistema ou da ferramenta de videoconferência corporativa e ajuste o som da maneira que for mais audível (e com o menor nível de ruídos possível).

Assim como no caso dos microfones, trabalhe para que a localização das caixas de som seja a melhor possível sempre. Elas não podem atrapalhar a captação de áudio e devem criar uma experiência imersiva para o ouvinte, sem ecos e com um som bem equalizado.

5. Tenha uma internet com banda larga suficiente

A conexão com uma internet de baixa velocidade pode comprometer a qualidade da sua reunião por videoconferência, independentemente da qualidade dos equipamentos e softwares que usar ou de suas respectivas configurações. Por isso, certifique-se de que a infraestrutura de rede do negócio consegue lidar com a quantidade de informações que são enviadas e recebidas durante uma chamada.

Saiba que a videoconferência exige um grande potencial de envio e recebimento de dados. Se a sua conexão não for suficientemente rápida, você pode se prejudicar e irritar os outros com telas congeladas, saltos de tempo, áudio atrasado em relação ao vídeo (e vice-versa) e até mesmo quedas de link.

6. Adote medidas para a redução de ruídos

Ruídos podem ser um grande problema em videoconferências. Barulhos que impactam a qualidade do áudio dificultam a conversa e atrasam a tomada de decisão. Portanto, a companhia precisa adotar estratégias para evitar esse tipo de situação sempre.

Um software “echo reduction”, por exemplo, permite que a conversa em tempo real ocorra de maneira suave e limpa, eliminando atrasos no áudio e sons com eco. Isso ajuda a minimizar os riscos de incompreensão e a má interpretação das informações transmitidas.

7. Use codecs em sua reunião por videoconferência

Considerados uns dos elementos mais importantes dos sistemas de videoconferência, os codecs de áudio e vídeo são responsáveis pela compressão e descompressão dos dados que serão enviados e recebidos durante uma transmissão ao vivo.

Ao falar em frente a uma webcam e um microfone, por exemplo, os codecs codificam as informações em pacotes de dados comprimidos. Eles são enviados ao usuário, descomprimidos na sua entrega e exibidos no formato original.

Isso ajuda a empresa a ter uma qualidade bem superior em suas reuniões por videoconferência. No entanto, para que funcionem corretamente, é importante que os codecs sejam compatíveis a todos os participantes.

8. Escolha o tipo certo de videoconferência

Basicamente, existem três tipos de chamadas de vídeo — e você precisa escolher o certo para garantir uma reunião mais proveitosa. Conheça cada um deles:

Ponto a ponto: ele estabelece a conexão direta e limitada do seu computador a apenas um dispositivo diferente;
Multiponto: conecta vários computadores e/ou dispositivos, mesmo que em localidades distintas, mas exige a utilização de um MCU (Multipoint Control Unit) para o controle do número de participantes e da qualidade da transmissão;
Multicast: permite o compartilhamento de vídeo e áudio entre vários usuários, sem a necessidade de um MCU.

É bom lembrar que não adianta só você ter bons equipamentos e softwares bem configurados em uma reunião por videoconferência. Todos precisam estar no mesmo nível para enviar ou receber imagens e sons com alta qualidade. Para tanto, o ideal é contar com uma empresa especializada, que dê o suporte necessário e garanta um encontro online de sucesso.

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