Como contratar um serviço de videoconferência para órgão público?

Assim como a redução de custos está na pauta das empresas dos mais diversos setores, a responsabilidade com os gastos públicos é hoje uma das exigências da sociedade. Por esse motivo, muitos órgãos públicos estão otimizando tempo e recursos ao realizar audiências, reuniões e treinamentos remotos. Mas, para isso, é preciso contratar um serviço de videoconferência adequado, capaz de atender às necessidades da instituição.

E quanto ao órgão em que você trabalha — ele já dispõe desse recurso? Conhece as razões para usá-lo? Sabe como avaliar os equipamentos e a qualidade de um serviço de conferência para escolher aquele que é capaz de oferecer todas as funcionalidades necessárias ao desempenho das atividades?

Então não perca o post de hoje. Vamos abordar essas e outras dúvidas, mostrando como os órgãos públicos podem se beneficiar ao contratar um serviço de videoconferência e como fazer essa aquisição de forma segura e certeira. Vamos começar? 

1. Por que a videoconferência em órgãos públicos?

Serviços públicos de qualidade são um direito conquistado no papel há muito tempo. No entanto, à medida que a população se torna mais consciente, ela passa a exigir que isso se torne uma realidade.

Embora esse movimento seja bastante lento no Brasil, percebemos que muitos gestores conscientes de órgãos públicos já começaram a se adequar. Eles procuram conduzir essas instituições com o mesmo profissionalismo, transparência e responsabilidade utilizada na gestão privada.

A primeira medida desses gestores é analisar e otimizar a distribuição da receita e o próprio tempo de servidores. Isso significa dedicar uma quantidade menor de recursos para atividades burocráticas e rotineiras e destiná-los a serviços essenciais à população.

O serviço de videoconferência é uma das alternativas que esses órgãos encontram para viabilizar essa otimização. Entenda por quê:

1.1. Representa economia de dinheiro

Deslocamentos implicam gastos com transporte, alimentação e até mesmo hospedagem. Esse é o motivo pelo qual um grande número de empresas simplesmente deixou as reuniões presenciais no passado e muitos órgãos públicos estão seguindo o mesmo caminho e enxugando seus orçamentos ao contratar um serviço de videoconferência. 

A videoconferência elimina o problema e faz com que todas essas despesas deixem de existir. Assim, os recursos que anteriormente eram destinados aos deslocamentos podem ser aplicados para beneficiar a população de uma forma mais direta.

1.2. Resulta em economia de tempo

Parte das atribuições de muitos funcionários públicos envolve a participação em reuniões em secretarias e departamentos distintos. Embora sejam necessárias, elas geralmente envolvem o participante por mais tempo que o encontro propriamente dito.

Isso acontece devido ao deslocamento. Nas grandes cidades, sabemos que ele é problemático devido ao trânsito. Já no interior, os servidores encontram um problema diferente — os participantes de cidades menores precisam se deslocar até o polo regional.

O tempo utilizado no deslocamento reduz muito a produtividade de servidores. Muitos deles ficam impossibilitados de comparecer à instituição durante todo um dia ou até mesmo por um período maior, prejudicando o funcionamento dela. Desse modo, a economia com o serviço de videoconferências também inclui o tempo que deixa de ser empregado para cumprir com essas obrigações. 

1.3. Agiliza soluções

É comum certos órgãos públicos necessitarem da aprovação de um conjunto de setores para colocarem determinados projetos em prática. Quando isso é feito de forma presencial, o processo pode demorar, pois é necessário conciliar muitas agendas e considerar a necessidade de deslocamento.

Com o serviço de videoconferência, é possível acelerar projetos que envolvem diversos setores, reduzindo atrasos que aconteceriam em razão da indisponibilidade de algum servidor essencial para a aprovação de uma medida. 

Isso permite que a administração pública se torne mais ágil e apta a atender às demandas da população de forma rápida. Desse modo, os problemas são solucionados prontamente e evita-se o risco de serem ampliados.

Além disso, quando um servidor precisa se deslocar, ele dificilmente tem condições de agendar mais que uma reunião diária. Se ele a realiza interagindo com as tecnologias de comunicação, em seu próprio local de trabalho, essa limitação deixa de existir. Seu dia se tornará muito mais produtivo.

1.4. Permite a utilização inteligente de agentes públicos

Sabemos que algumas áreas são críticas para a população, que já é suficientemente prejudicada com a escassez de agentes. No entanto, o deslocamento para determinadas atividades desfalca ainda mais a equipe, trazendo transtornos e sobrecarregando outros funcionários públicos.

Podemos citar como exemplo, servidores da área de saúde, educação e segurança. Só para termos uma ideia, um único julgamento realizado com réus que estão presos em locais diferentes mobiliza uma série de agentes incumbidos de transportar e escoltar os acusados.

O serviço de videoconferência elimina esse problema, pois cada um deles participará da audiência a partir do próprio local em que está atualmente. Ou seja, os agentes podem executar suas atividades normais, o que afeta o mínimo possível a rotina do órgão em que atuam. 

2. Exemplos que deram certo

Como você pode perceber, a videoconferência viabiliza a otimização do tempo e dos recursos financeiros, além de agilizar ações e aumentar a produtividade. Agora vamos mostrar que isso não é uma idealização — muitos órgãos já estão experimentando esses resultados no dia a dia. Conheça alguns exemplos:

2.1. Videoconferência reúne testemunhas e réus de 7 cidades

Mesmo quando um servidor precisa se afastar de seu posto habitual de trabalho, ele pode realizar as atividades indispensáveis referentes à sua função. Foi o caso do juiz federal Sérgio Tejada Garcia, que estava em Porto Alegre para participar do Fórum Nacional dos Juízes Federais Criminais e mesmo assim conduziu uma audiência.

A audiência, que tratava de uma ação penal, reuniu por meio de videoconferência quatro testemunhas e três réus que estavam alocados em cidades próximas e distantes. Dessa forma, eles participaram do interrogatório sem a necessidade de deslocamento.

Os participantes estavam nas cidades de Porto Alegre, Camaquã, Capão da Canoa, Santa Vitória do Palmar, Rio Grande e Pelotas, todas no Rio Grande do Sul. Além disso, foram ouvidos envolvidos que estavam em Campinas (SP) e Criciúma (SC).

O recurso tecnológico permitiu que a audiência ocorresse exatamente na data preestabelecida: 11 de outubro de 2017. Se ele não estivesse disponível, a previsão é que ela acontecesse apenas em fevereiro ou março de 2018, devido à agenda da 2ª Vara Federal de Rio Grande.

2.2. Gestores de 23 municípios obtêm informações por videoconferência

Na Bahia, um grupo de 213 gestores públicos distribuídos em 23 municípios participou de uma videoconferência, cujo principal tema foi a Lei Complementar 123/2006. No evento, eles atualizaram seus conhecimentos a respeito do tratamento diferenciado que as microempresas e empresas de pequeno porte têm o direito de receber no âmbito municipal, estadual e federal.

Mesmo a distância, esses gestores receberam informações que facilitam seu trabalho no dia a dia, além do conhecimento de como cidadãos e gestores podem colaborar para que o dinheiro arrecadado pelo poder público seja realmente usado em obras em benefício da população.

Poderíamos citar aqui uma série de exemplos, desde secretarias e diretorias que realizam reuniões por videoconferências, treinamentos realizados em diversos órgãos, alinhamento de ações, programação de investimentos e até a integração entre equipes do mesmo setor, que se reúnem por meio da tecnologia para compartilharem soluções.

O fato é que muitas instituições públicas já entenderam os benefícios que a videoconferência e outras soluções tecnológicas trazem para sua atuação e, principalmente, para a população. Por isso, seu uso tem se tornado cada vez mais frequente.

3. Qual o procedimento para contratar um serviço de videoconferência no órgão público?

3.1. Identificação das necessidades

O primeiro passo para contratar um serviço de videoconferência é entender que atividades serão realizadas por meio de videoconferência. Essa definição inicial é essencial para garantir que o órgão público tenha os recursos de que necessita e invista realmente apenas o necessário para alcançar seus objetivos. Conheça alguns exemplos:

3.1.1 Reuniões com grupos pequenos

Quando essa é a realidade da instituição, ela pode montar uma sala pequena de reuniões, capaz de acomodar de duas a seis pessoas. Câmeras de boa qualidade serão suficientes para garantir a captação perfeita das interações, além do equipamento de vídeo sobre o qual falaremos adiante.

3.1.2. Reuniões com grupos maiores

Quando a demanda do órgão exige a participação de um grupo maior de participantes, que variam entre seis a 12 pessoas, a solução mais adequada é a sala de Telepresença Imersiva. A principal vantagem desse recurso é que a qualidade de som e imagem é muito próxima da realidade.

3.1.3. Reuniões com grandes grupos, palestras ou treinamentos

Trata-se da construção de um auditório em que uma grande quantidade de pessoas será reunida para eventos e apresentações. Por isso, exigem equipamentos de sonorização, além de projetores de boa qualidade.

3.2. Análise do fornecedor

Depois de ter definido as necessidades do órgão, é o momento de analisar a qualidade da solução que será contratada. Para isso, existe um único caminho: a análise técnica dos equipamentos e uma avaliação apurada a respeito do fornecedor.

Para contratar um bom serviço de videoconferência, é fundamental que o equipamento oferecido realmente tenha os requisitos técnicos necessários para atender às necessidades do órgão. De preferência, agende visitas a locais onde essas soluções já estão instaladas e veja como funcionam na prática. Caso isso não seja realmente possível, não deixe de solicitar demonstrações.

Além disso, é importante analisar atentamente o contrato que o fornecedor se dispõe a fazer com o órgão. Observe questões como oferta de suporte e disponibilidade da equipe técnica. Os prazos de atendimento em caso de imprevistos devem ser ágeis, impedindo que as atividades sejam inviabilizadas por falta de assistência adequada.

Outro ponto a considerar é a reputação do fornecedor no mercado. Como ele é visto por seus atuais ou antigos clientes? Afinal, no papel, pode ser muito fácil se comprometer a prestar assistência, mas é preciso assegurar-se de que a empresa cumpre, de fato, o que promete.

3.3 Segurança dos dados

Quando se fala em qualquer atividade que acontece na rede, não podemos negar que segurança é um ponto crítico. É preciso garantir que o trajeto das informações na nuvem seja protegido por recursos técnicos quanto à precaução em relação ao ambiente físico em que o equipamento está inserido e os eventos serão realizados. 

3.3.1. Cuidados no âmbito físico

Um exemplo de precaução no âmbito físico é o local onde o equipamento é instalado. Apesar de todos os cuidados, não podemos negar que existem criminosos cibernéticos capazes de invadir sistemas.

Eles podem fazer isso com uma série de equipamentos, inclusive os que você utiliza hoje em sua sala de trabalho. Logicamente, essa possibilidade também existe quando falamos de uma sala de reuniões equipada com o aparato para videoconferência. 

Por isso, uma medida recomendável é instalar o equipamento em outro ambiente que não seja a sala de reuniões. Isso impede que as informações sigilosas que são tratadas ali em outros momentos se tornem vulneráveis à captação por meio desses recursos tecnológicos.

Como se pode imaginar, a negligência a essa precaução coloca a integridade e confidencialidade de determinadas informações em risco. Invasores podem obter áudios e imagens captados pelos microfones e câmeras sem que ninguém perceba e usá-los indevidamente.

3.3.2. Cuidados no âmbito tecnológico

Solucionados os problemas referentes à estrutura física, não podemos nos esquecer das soluções tecnológicas para blindar sua solução em videoconferência. O profissional de TI que atende o órgão público precisa ficar atento às seguintes questões:

Uso de firewall

Nem mesmo a pressa para colocar a videoconferência em funcionamento o mais rápido possível deve levar a equipe de TI a negligenciar esse aspecto. Essa barreira monitora e bloqueia os acessos não permitidos ao sistema, protegendo as informações transmitidas.

Autenticação de usuários

A preservação da segurança dos dados exige o acesso por meio de login e senha em qualquer sistema. O equipamento de videoconferência não é diferente.

A autenticação é fundamental para controlar o acesso ao sistema, garantindo que apenas as pessoas credenciadas possam utilizá-lo. Também é importante que esse grupo reduzido seja instruído continuamente quanto às precauções que deve seguir.

Portanto, defina com a equipe quem são os profissionais que realmente precisam ter acesso à ferramenta. A manutenção de um grupo reduzido ajuda no controle do uso, conscientização quanto à segurança e identificação do responsável em caso de falhas.

Desabilitação do atendimento automático

Muitos sistemas disponíveis no mercado têm uma função que permite o atendimento automático de chamadas. Mantê-lo habilitado representa um perigo, pois a plataforma pode aceitar chamadas de forma autônoma, mesmo com o sistema desligado.

Isso abre precedentes para um problema sobre o qual já falamos quando tratamos das questões relacionadas ao ambiente físico: pessoas mal-intencionadas podem fazer uma chamada, acionar o sistema e acessar sons e imagens de ações realizadas nos ambientes onde esses equipamentos estão instalados.

Felizmente, esse problema tão sério tem uma solução simples: basta desabilitar o atendimento automático de chamadas. Dessa forma, seus equipamentos não responderão às solicitações sem a permissão direta de algum dos responsáveis.

Atualização de sistemas

Assim como em seu computador pessoal, sistemas desatualizados são uma porta de entrada muito convidativa e simples para invasores. Por outro lado, equipamentos e sistemas atualizados utilizam novos protocolos de segurança, bem como recursos de proteção mais desenvolvidos, tornando sua solução menos vulnerável a ataques ou invasões.

3.3.3. Cuidados no âmbito humano

Falando de forma franca, sabemos que muitos sistemas se tornam vulneráveis unicamente porque as pessoas não seguem as medidas de segurança recomendadas.

Invasões de grande porte — que se tornaram notícia no mundo inteiro — não teriam acontecido se não fosse a conduta imprudente de usuários. Um clique em um link malicioso movido pela curiosidade é suficiente para infectar toda uma rede.

Por isso, é fundamental treinar os usuários do sistema. Eles devem saber não só operar os equipamentos (o que é bem simples), mas, principalmente, é preciso conscientizá-los a respeito das medidas de segurança.

Deve haver um protocolo a ser seguido, tanto para utilização do equipamento quanto para o treinamento dos funcionários que lidarão com ele.

3.4. Licitação

Em órgãos públicos, o processo de aquisição de equipamentos é diferente do praticado nas empresas privadas. Ele envolve a etapa de licitação, na qual fornecedores concorrem para mostrar que podem oferecer a melhor solução por um preço justo.

O objetivo é garantir lisura e transparência ao processo, assegurando que o dinheiro arrecadado por meio de taxas e impostos seja utilizado de acordo com o interesse público.

Quando a licitação é conduzida da maneira adequada, o órgão tem a oportunidade de encontrar a proposta mais vantajosa existente no mercado. É possível escolher o equipamento que condiz com os critérios técnicos pelo menor preço oferecido.

No Brasil, são obrigados a fazer aquisições por meio de licitações todos os órgãos da Administração Pública direta e também:

• fundos especiais;
• fundações e empresas públicas;
• autarquias;
• sociedades de economia mista;
• entidades controladas direta ou indiretamente por municípios, estados, pela União e também pelo Distrito Federal.

Mas, apesar de a licitação ser a regra, existem exceções especificadas na legislação que fazem com que esse processo deixe de ser obrigatório, desde que a aquisição dos produtos ou serviços atendam a alguns requisitos.

Um cuidado essencial quanto à licitação diz respeito à descrição minuciosa dos equipamentos para aquisição e os serviços que devem ser contratados. Esse é mais um aspecto em que o profissional de TI é decisivo.

A descrição perfeita e detalhada garante que a repartição adquira a solução que realmente atende às suas necessidades. Sem esse cuidado, a instituição pode estar sujeita a receber produtos e serviços de qualidade inferior porque esse foi o menor preço oferecido pelos fornecedores participantes. 

4. Qual é a infraestrutura necessária para as videoconferências?

Como já falamos, o sucesso na contratação de um serviço de videoconferência precisa partir da análise das necessidades do órgão. Essa definição direcionará a compra do aparato essencial para que o recurso tenha a efetividade desejada.

Conheça os aparatos e equipamentos necessários à instalação e funcionamento da videoconferência:

4.1. Sala

Como já falamos, ela deve ter o tamanho adequado para a participação em eventos, de acordo com a demanda do órgão. 

4.2. Tela

Não há uma especificação exata para o tamanho da tela. Pode ser um monitor de computador, uma televisão ou uma tela para projeção. É necessário considerar o que é mais apropriado de acordo com a quantidade de participantes.

Uma sala menor pode oferecer conforto visual para poucas pessoas alocadas perto da tela por meio de uma televisão. Duas ou três pessoas podem interagir pelo monitor de computador. Já quando o órgão exige a participação de um número maior de pessoas é muito interessante proporcionar uma tela ampla, que permita a visualização da imagem de forma mais confortável.

Outro aspecto que merece atenção é a qualidade da tela. Esse fator interfere diretamente na experiência dos usuários e, por isso, é importante optar por produtos que apresentam alta definição.

Também é possível utilizar um projetor. Porém, devido à grande quantidade de produtos no mercado, é importante recorrer a um especialista para adquirir um equipamento com requisitos técnicos adequados.

4.3. Câmeras

Assim como os outros itens, a quantidade varia de acordo com o tamanho do ambiente e a quantidade de participantes. Quando o órgão prevê a construção de uma sala maior ou mesmo de um auditório, é importante destinar um único equipamento para documentações.

4.4. Conexão

Diferente e uma videochamada, os usuários de videoconferência podem fazer quantas reuniões desejarem com uma conta sem pagar a mais por isso, uma vez que a transmissão é feita via internet. No entanto, também é importante atentar para a qualidade e velocidade dessa conexão. Seguir essa recomendação evitará que as conversas sejam interrompidas por falhas no sistema.

4.5. Microfone

Poucos fatores podem impactar uma videoconferência de forma tão negativa quanto a falta de qualidade na sonorização. Se o ambiente escolhido é muito grande, é importante prover pelo menos dois microfones. Em ambientes menores, é possível utilizar um único equipamento. Porém, o órgão deve adquirir um microfone de boa qualidade a fim de evitar ruídos na comunicação.

E por falar em sonorização, não poderíamos nos esquecer dos amplificadores e alto-falantes. Eles são necessários nos ambientes maiores, como auditórios. Esses equipamentos distribuem sons de forma eficiente, garantindo a clareza da comunicação remota.

4.6. Software

Finalmente, esse é o grande diferencial de uma solução em videoconferência. Ele permite conectar pontos distintos de uma mesma chamada, viabilizando a participação dos diferentes grupos.

O software também é responsável por fazer a codificação e decodificação da mensagem: ele transforma a imagem e áudio do ambiente onde é feita a transmissão em dados veiculados pela internet. Depois, ocorre uma nova transformação de dados em imagem e áudio no ponto de destino.

4.7. Apoio técnico

Embora geralmente não seja indispensável, é altamente recomendável contar com um profissional capaz de monitorar toda a aparelhagem durante a videoconferência. Ele poderá configurar o sistema, ajustar especificações e garantir que os participantes mantenham o foco na atividade que está sendo realizada.

Quando se trata de um evento de grande porte, essa contratação se torna realmente indispensável. Além de cuidar dos detalhes técnicos, ele poderá orientar os participantes quanto ao comportamento e posicionamento diante dos equipamentos de áudio e vídeo.

Enfim, a videoconferência é uma solução cada vez mais utilizada por órgãos públicos. Ela otimiza tempo e recursos, garantindo uma aplicação responsável do dinheiro do contribuinte.

Essa solução permite a redução de custos e tempo dispendidos no deslocamento, favorece a produtividade e faz com que servidores tenham a oportunidade de dedicar a integralidade de seus expedientes ao atendimento das necessidades da população.

Descobriu as vantagens e como contratar um serviço de videoconferência para um órgão público? Então, continue em nosso blog e entenda melhor qual é o valor de um sistema de videoconferência na nuvem na prática!