09/06/2017

Como aumentar a produtividade em reuniões com o uso da tecnologia da comunicação?

Pessoas aumentando a produtividade em sua reunião

Aumentar a produtividade em reuniões requer a combinação de três fatores fundamentais: o uso da tecnologia, mudanças nos hábitos dos colaboradores e adesão dos níveis gerenciais às novas práticas. Mas combinar esses elementos nem sempre é uma tarefa simples.

Se uma empresa quer ser mais produtiva, seus líderes precisam ajustar os processos internos e obter a adesão de outros funcionários, principalmente sobre os 6 aspectos que abordaremos neste post. O principal deles é o uso das tecnologias da comunicação, que podem ser grandes aliadas na otimização do tempo.

Quer saber quais são esses 6 fatores e entender como a tecnologia pode te ajudar a aumentar a produtividade nas reuniões? Confira!

1. Comece pontualmente

Quantas vezes você já ouviu o organizador de uma reunião dizer que começaria as discussões com 5 ou 10 minutos de atraso para esperar a chegada de todos os participantes? O sentimento de quem foi pontual é o de ser penalizado por ter se programado, não é mesmo?

Outro problema comum em reuniões presenciais é a perda de foco no tema principal, causada principalmente por conversas paralelas que, muitas vezes, não possuem nenhum vínculo com o assunto da pauta. Mas a tecnologia apresenta uma solução simples e eficaz para esse problema.

Em reuniões online, esses obstáculos são facilmente eliminados. O organizador pode administrar o uso do microfone dos participantes, colocando no mudo e liberando a interação em momentos específicos. Também é possível gravar a reunião e disponibilizar o conteúdo para aqueles que chegarem atrasados.

Por fim, há a vantagem de tornar a reunião mais objetiva, pois a pauta é seguida com menos interrupções por motivos banais, como assuntos desvinculados ao tema central.

2. Elimine o tempo com deslocamento

Você já deve ter percebido que o tempo gasto com deslocamentos para reuniões é algo crítico na agenda de qualquer pessoa. Afinal, existem poucas tarefas que podem ser feitas com agilidade enquanto se está dentro de um veículo.

Para evitar deslocamentos que não sejam essenciais, a solução mais viável seria usar tecnologias da comunicação, como videoconferências. Vamos a um exemplo prático?

Imagine os primeiros contatos de um potencial cliente com seus representantes jurídicos ou o alinhamento de alguns temas entre clientes e advogados que poderiam acontecer por meio de videoconferências. Apenas reuniões com temas mais complexos é que seriam realizadas reuniões presenciais. Além de economizar o tempo com o deslocamento, o uso dessa tecnologia irá reduzir os custos com transporte e viagens.

3. Acabe com as versões de documentos importantes

Você sabia que, em média, 39% dos funcionários afirmam que seus colegas de trabalho não interagem ou colaboram o suficiente com os projetos de suas áreas? Apesar disso, 75% dos empregadores indicam o trabalho em equipe e a colaboração como algo muito importante.

A solução para aumentar o engajamento em projetos é oferecer ferramentas de comunicação que combinem o uso de voz e imagem com a possibilidade de compartilhar arquivos em tempo real.

Imagine como seria se todos os envolvidos em um projeto pudessem ler e editar um cronograma ou um documento base para seus trabalhos. Isso agilizaria as entregas e faria com que todos se sentissem mais envolvidos, não é?

Pois isso é possível com as soluções baseadas em cloud computing, que permite, em tempo real, a troca de informações, edição simultânea de documentos, compartilhamento de arquivos e controle de acesso a informações ou às versões de um determinado documento.

Ao combinar o uso de videoconferência com tecnologias de cloud computing, o tempo gasto com reuniões é otimizado, pois todos sabem exatamente sobre quais documentos as pessoas estão falando. Os envolvidos na reunião também conseguem editar rapidamente as partes indicadas, focando seus esforços em aperfeiçoar uma versão do arquivo que é comum a todos os membros da reunião.

Já imaginou a quantidade de retrabalho que pode ser evitado apenas ao eliminar as diferentes versões que um documento base poderia ter ao ser editado de modo individual pelos participantes de uma reunião?

4. Facilite o entendimento

Outra estratégia que reforça o engajamento é utilizar pequenas reuniões ou ainda chamadas de vídeo para esclarecer dúvidas, alertar sobre novos direcionamentos em projetos ou falar sobre processos que estão em andamento.

Você deve estar pensando: “ah, mas isso eu posso fazer por telefone”. Com certeza você poderia fazer! Contudo, segundo um estudo realizado pela Forbes, o cérebro humano possui mais facilidade de interpretar mensagens com base em expressões faciais e corporais do que por meio do tom de voz ou pelas palavras usadas.

Ainda segundo o estudo, 55% da interpretação de uma mensagem depende de gestos e expressões, 37% do tom de voz e apenas 8% das palavras usadas.

Logo, se quiser facilitar a compreensão e reforçar o entendimento dos direcionamentos dados à sua equipe, use uma tecnologia que permita combinar esses três elementos: imagem, voz e palavras!

5. Diminua a quantidade de e-mails

Você já recebeu algum e-mail sobre algo importante, mas tão pontual e momentâneo que, depois de ler, já não tinha mais motivo para responder? E e-mails curtos, cuja resposta era uma data ou um “sim” ou “não”, e que depois se transformaram uma longa e interminável troca de mensagens?

O contrário também acontece. Não é incomum receber e-mails com diversas questões que exigiriam uma resposta mais completa e até complexa para ser esclarecida apenas por escrito.

Em ambas as situações, o uso de tecnologias da comunicação como uma rápida videoconferência poderia economizar o tempo dos envolvidos e oferecer soluções mais rápidas para sua empresa.

Ou seja, substituir a ineficiência da troca de e-mails por pequenas reuniões online é uma boa maneira de combater um dos principais vilões da rotina, o e-mail e aumentar a produtividade das equipes.

6. Reveja quantas vezes quiser

A última dica para aumentar a produtividade nas reuniões é o recurso da gravação.

Já citamos que gravar as reuniões ajuda a diminuir o tempo perdido com resumos ou repasses para aqueles que chegarem atrasados, pois o conteúdo poderia ser disponibilizado para eles por completo assim que a reunião terminasse.

Outra possibilidade é usar a gravação para facilitar o alinhamento com pessoas que não participaram da reunião, mas precisam se envolver em alguma atividade ou tarefa relacionada. Esse uso permite que os envolvidos em um projeto fiquem mais coesos e conectados com seus objetivos.

Por fim, ainda é possível usar as videoconferências para promover treinamentos e capacitações, e depois replicar a gravação para outros membros da equipe. Nesse caso, a gravação reduziria a necessidade de treinamentos presenciais e aumentaria a disponibilidade dos membros para outras tarefas.

Aumentar a produtividade dos colaboradores requer buscas constantes por inovação, além de uma boa dose de coragem para propor algo que nem sempre será compreendido por todos, como a utilização de videoconferência para agilizar processos judiciais. Afinal, mais do que pequenos benefícios, essa proposta sugere uma mudança na cultura organizacional de uma empresa.

Fique atento às necessidades da equipe e proponha transformações que estejam alinhadas a elas. Assim, os resultados serão perceptíveis e a adesão dos colaboradores certamente será maior.

Gostou dessas dicas? Então compartilhe este texto nas suas redes sociais e ajude seus colegas a entenderem as principais vantagens de usar a tecnologia da informação para aumentar a produtividade nas reuniões!

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