Ata de Registro de Preço: entenda mais sobre esse assunto

Processos licitatórios exigem atenção redobrada de empresários, que devem atender a todos os requisitos legais para oferecer seus produtos e serviços. Você já ouviu falar sobre a Ata de Registro de Preço e conhece seu funcionamento?

Se a resposta é não, este post foi feito para você! A seguir, apresentaremos algumas informações importantes sobre a Ata de Registro de Preço, explicando o que é, como funciona e os motivos pelos quais aderir a ela pode ser uma escolha vantajosa. Acompanhe:

O que é a Ata de Registro de Preço?

O Sistema de Registro de Preços (SRP) é um procedimento que visa atender casos em que a Administração Pública tenha necessidade de uso contínuo de determinados serviços ou bens, a serem adquiridos em momento posterior, de acordo com a definição contida no artigo 2ª do Decreto nº 7.892 de 2013.

A referida norma ainda determina a existência da Ata de Registro de Preço, que cria uma espécie de “carona” para órgãos e entidades que não tenham participado do SRP.

A Ata de Registro de Preço (ARP) é, por definição do mencionado artigo, um “documento vinculativo, obrigacional, com característica de compromisso para futura contratação, em que se registram os preços, fornecedores, órgãos participantes e condições a serem praticadas, conforme as disposições contidas no instrumento convocatório e propostas apresentadas”.

É como se tudo fosse ajustado, porém, antes do momento da compra. Inclusive, quando a compra será feita não é determinado no documento. A transação comercial acontece quando surge a necessidade.

O órgão gerenciador (órgão ou entidade da administração pública federal responsável pela condução do conjunto de procedimentos para registro de preços e gerenciamento da Ata de Registro de Preços dele decorrente) será o responsável por consultar e captar os órgãos públicos que possuam o interesse na aquisição, sendo o responsável por todo o processo licitatório.

Logo, será o órgão gerenciador o incumbido de fazer o registro dos preços fornecidos pelo licitante vencedor e publicar a ARP, que contará com um ano de validade a partir de sua assinatura. Findo o prazo, ela poderá ser renovada por mais um ano, caso os preços permaneçam interessantes.

Como funciona?

A Ata de Registro de Preço não pode ser considerada um contrato administrativo, já que trata-se de um compromisso que pressupõe obrigações recíprocas.

Ela não determina que os fornecimentos sejam obrigatórios: eles só devem acontecer quando por iniciativa do órgão público. As cláusulas determinadas passam a ter efeito somente quando a transação é requerida mediante edital.

Entretanto, ela não isenta a celebração de um contrato. A ata registra a expectativa do direito ao fornecimento enquanto o contrato cria a obrigação de proceder com a negociação. Sendo assim, a ata pressupõe mais “liberdade” que o contrato.

Trata-se, portanto, de documentos distintos. Além disso, a ata tem validade de 12 meses, enquanto o contrato pode variar, conforme prazo determinado.

Qual o seu objetivo?

O Sistema de Registro de Preços como um todo tem como objetivo permitir que empresários possam apresentar suas propostas aos órgãos por meio de licitação com quantitativos maiores que trazem melhores condições, ao passo que a Administração Pública pode optar por aquelas que lhe forem mais vantajosas.

Além disso, a ARP por si só simplifica a burocracia envolvida nos contratos administrativos entre entes públicos e privados, que geralmente estabelecem prazos curtos, extensa documentação e diversas fases, tornando o processo como um todo muito mais descomplicado.

Em que âmbitos a adesão pode ajudar?

Esse sistema tem usos diferentes, dependendo do tipo de órgão que o coloca em prática. Veja, a seguir:

Para a administração pública

Os órgãos que optarem pela ARP têm como principal vantagem o acesso a melhores condições e preços de fornecedores de bens e serviços em um processo bem mais simplificado, sendo que a compra poderá ser efetuada por diversos órgãos simultaneamente neste tipo de licitação.

Além disso, os órgãos participantes poderão renegociar valores, se estiverem acima daqueles praticados pelo mercado, fazer aquisições parceladas ou até mesmo optar por não adquirir o bem ou serviço, se preferirem, antes de fechada a ARP.

Para as empresas que registrarem seus valores

Para quem registra seu preço, por sua vez, a maior vantagem é a possibilidade de fornecer “carona” em processos licitatórios em inúmeros órgãos de uma só vez, gerando economia e possibilidade de contratações em um menor espaço de tempo.

Ainda, mesmo organizações que participaram do processo licitatório, mas não conseguiram vencer o certame podem registrar seus bens e serviços na Ata de Registro de Preço, bastando para tanto efetuar a solicitação em tempo hábil ao órgão gerenciador.

Quais as vantagens de adesão?

Empresas que adotam esse sistema contam com algumas vantagens, que refletem em diversas áreas. Confira abaixo as 7 principais:

Negociação de valores

Na celebração do contrato, os valores podem ser negociados. Já que a ata de registro de valores pode ser celebrada sem que haja a necessidade imediata dos itens, há tempo para negociar valores.

Não funciona como um edital, no qual as quantidades e preços já vêm determinados. As negociações surgem no momento da necessidade da compra — e isso é benéfico, visto que as condições gerais de mercado também são variáveis em nosso país. Negociar tudo no momento oportuno é o melhor caminho.

Eficiência administrativa

Nem sempre a administração de um local público tem o controle sobre todos os processos. A Ata de Registro de Preços é uma ferramenta que ajuda a manter o controle sobre a aquisição de recursos.

Não é a toa que ajuda na eficiência de todo o sistema, minimizando até mesmo casos de desvios ou má utilização de recursos públicos. Muitas vezes, é difícil gerir as dezenas de editais que são lançados para aquisição de um item. Nem sempre a comunicação interna da empresa ajuda nesse sentido.

A ata de registro de valores é uma forma de unificar esse processo, visto que toda negociação referente ao item fica sujeita a ela.

Alternativa econômica

Trata-se de um tipo de contrato que permite até mesmo a redução de custos. Além da possibilidade que citamos acima de incluir vários órgãos em um único processo licitatório, ainda há a questão da concorrência.

Um órgão que conta com o documento costuma atrair mais vendedores, fazendo valer a lei da oferta e da procura, proporcionando a possibilidade de eleger aquele que melhor atende às necessidades da empresa.

O fato de adquirir os itens somente quando necessário também permite um maior controle do que se vai comprar e da real necessidade de cada aquisição.

Processos simplificados

Contar com um sistema que determina previamente essas condições também permite um processo licitatório mais simplificado. Não é necessário esperar surgir (ou prever) a necessidade e as quantidades de determinado item.

O contrato pode ser celebrado e, assim que for realmente necessário comprar, as quantidades são ajustadas.

Não existe uma obrigação prévia de mensurar e analisar o que é preciso comprar e quais as quantidades: essa questão pode ser deixada para a hora da compra, ainda que a ata seja celebrada alguns meses antes.

Além disso, durante a vigência do documento, não é necessário lançar mão de novos contratos semelhantes ou compras diretas.

Melhores condições

Com tempo para negociar, fica mais fácil ter acesso a melhores condições de preços e prazos com fornecedores. Dessa forma, a empresa firma o contrato somente quando encontra condições favoráveis.

Por não constituir uma licitação que determina o fornecimento de determinado produto nas quantidades e prazos definidos, é possível conseguir essas condições.

Isso sem contar a possibilidade de variar de fornecedor entre uma compra e outra, o que se torna totalmente impossível quando firmamos um contrato de compra de venda com um fornecedor.

Controle de qualidade

Talvez essa seja uma das maiores vantagens, já que não pressupõe a obrigatoriedade de adquirir itens de marcas determinadas.

Vamos supor que determinado hospital adquiriu certa quantidade de gaze. Ao receber o produto, notou que a qualidade estava abaixo do esperado. Com o sistema de registro de preços, ele não tem obrigação nenhuma de comprar o produto no mesmo local da próxima vez que precisar.

Caso se tratasse de um contrato de fornecimento, provavelmente ele ficaria atrelado a esse fornecedor não satisfatório por algum tempo.

A Ata de Registro de Preços permite que ele se abra novamente a negociações na próxima compra e, assim, ele pode recusar a empresa que não atendeu às suas expectativas.

Isso confere um controle de qualidade aos materiais adquiridos, visto que é possível escolher, a cada compra, quem será o fornecedor, possibilitando “limar” da lista os que já ofereceram qualidade inferior.

Controle de estoque

Uma licitação firma que determinada quantidade de um item deverá ser adquirida. Ainda que se perceba que a demanda não será suficiente para “tudo isso”, após aberto edital, não há mais como voltar atrás.

Isso faz com que muitos órgãos públicos sejam “obrigados” a manter em seus estoques uma quantidade de itens acima do que vão utilizar, o que pode ser resumido como prejuízo e “dinheiro parado”.

A ARP permite à administração adquirir o item somente quando for realmente necessário e nas quantidades que for utilizá-lo.

Se um hospital lança um edital para compra de 100 caixas de determinado medicamento e, após analisar melhor, descobre que só há demanda para 10, ele é obrigado a ficar com as 100 unidades.

Se esse mesmo hospital lançar a ata, basta determinar a quantidade necessária assim que surgir a necessidade. Resumindo: ela pode comprar as 10 caixas ou, até mesmo 5, se for o caso.

Isso reduz, também, o desperdício, visto que a validade das 100 caixas não duraria até a oportunidade de utilizá-las.

Qual o procedimento necessário para a adesão?

Para participar da ARP, o interessado deve manifestar seu interesse junto ao órgão gerenciador, a fim de que esse indique preços praticados e fornecedores participantes. A adesão (ou mesmo a “carona” pelo órgão extraordinário na ARP) deve ser feita da seguinte forma:

• faça uma requisição interna das despesas;
• elabore um termo de referência para o serviço, solução ou produto que se deseja oferecer;
• envie ofício solicitando autorização para a adesão ao órgão gerenciador da ARP;
• envie ofício ao administrador da empresa que venceu a licitação (e que por isso detém prioridade no fornecimento dos bens, serviços e soluções) informando o quantitativo a ser oferecido;
• pesquise formas de demonstrar ao órgão ser a proposta vantajosa (o que pode ser feito por meio de propostas, notas fiscais e contratos);
• utilize os dados colhidos e elabore um documento discorrendo sobre os motivos pelos quais a aquisição será vantajosa para o órgão;
• encaminhe os documentos para análise e possível deferimento junto à Procuradoria.

Eventualmente, algumas etapas citadas podem ser modificadas ou até mesmo eliminadas, de acordo com as necessidades da ocasião. Exemplo disso ocorre nos casos de soluções que envolvem tecnologia: o processo também será analisado pelos responsáveis pela área de TI do órgão que requisitou o serviço.

É importante observar que uma vez registrado o CNPJ da empresa e o preço a ser praticado e encerrada a SRP, não há como alterá-lo senão enviando ofício para o Ministério do Planejamento, que pode ou não deferir o pedido. É por isso que se deve analisar bem antes de firmar os valores.

Quem pode aderir?

Os órgãos e entes da Administração Pública podem aderir à ARP, embora seu uso indiscriminado seja vetado e acompanhado diretamente pelo Tribunal de Contas da União (TCU).

Podem pegar carona os órgãos e entidades da Administração Pública que não tenham participado do processo licitatório e queiram se utilizar da Ata de Registro de Preços, enquanto vigorar.

Logo, a participação está condicionada à observância dos seguintes requisitos concomitantemente, a teor do que dispõe a advocacia-geral da União:

• interesse do órgão não participante (carona) em utilizar Ata de Registro de Preço realizada por outra entidade;
• avaliação interna do órgão não participante (carona) de que os preços e condições do SRP são efetivamente vantajosos, justificando sua conduta;
• consulta prévia e concordância do órgão realizador da Ata de Registro de Preços;
• concordância do fornecedor da contratação pretendida pelo carona, desde que não prejudique os compromissos anteriormente assumidos;
• sustentação das mesmas condições contratuais do registro, ressalvadas eventuais peculiaridades necessárias do órgão “carona”.

Entendeu o que é a Ata de Registro de Preço e como seu processo funciona? Então aproveite para assinar nossa newsletter e ficar por dentro de todas as novidades do blog!