Administração Pública: otimizando a gestão por meio de indicadores

A gestão de empresas privadas é totalmente controlada por meio de indicadores. Porém, essa prática também pode — e deve — ser adotada na administração pública.

A ideia é melhorar e otimizar o gerenciamento das empresas públicas utilizando indicadores e acompanhando as metas que foram estabelecidas. Assim, é possível cumprir o que determina a Lei da Transparência.

De acordo com essa lei, a União, os estados e os municípios devem divulgar seus gastos na internet sempre em tempo real. O objetivo é que a população acompanhe as despesas e esteja informada a respeito dos gastos públicos.

As dúvidas são: por que utilizar indicadores para otimizar a gestão pública? E quais índices usar? Confira as respostas para essas perguntar neste post!

Por que otimizar a administração pública?

A citação de Peter Drucker “o que não é medido não pode ser gerenciado” deve ser adotada nas empresas públicas. Apesar de sua administração ter características peculiares, a verdade é que os órgãos do governo são ambientes organizacionais. 

Isso significa que o controle das atividades possibilita alcançar as metas, oferecer um atendimento melhor aos cidadãos e identificar problemas com proatividade. Entre os benefícios conquistados estão:

• maior monitoria do desempenho dos gestores;
• melhor diagnóstico das falhas que ocorrem durante os processos;
• estímulo à conquista dos objetivos;
• mais eficiência operacional;
• melhor avaliação da credibilidade dos serviços.

É importante notar que existe uma diferença crucial entre a administração privada e a pública. A primeira preza pela competitividade, o que não existe no segundo caso.

Mesmo assim, a mensuração de indicadores melhora a gestão, especialmente porque há mais controle sobre os contratos e consegue-se observar mais rapidamente possíveis desvios nas operações.

Como construir um indicador de desempenho?

Uma dificuldade comum entre os gestores públicos é saber definir os indicadores que devem ser avaliados. A construção desse quesito deve ser feita no modelo top down, ou seja, com base em um plano estratégico do qual são originados os objetivos e as ações que devem ser executadas para seu alcance.

De modo geral, a construção de um indicador de desempenho passa por 6 etapas:

• identificação do que deve ser mensurado;
• modo pelo qual a medição deve ser realizada;
• coleta de informações;
• mensuração;
• análise de resultados;
• comunicação do resultado.

Esses passos levam a um processo de tomada de decisão mais consciente e estratégico. Isso porque os indicadores fornecem subsídios relevantes para a gestão pública e têm como suporte os seguintes elementos de performance:

• eficiência;
• eficácia;
• economicidade;
• efetividade;
• execução;
• excelência.

Além disso, é relevante mencionar que existem 2 tipos principais de indicadores de desempenho: de processos e estratégico. O primeiro também é conhecido por Key Performance Indicator (KPI). Eles focam na maneira pela qual a atividade é realizada e se os objetivos estão sendo alcançados.

Já o segundo analisa se os objetivos traçados pela alta direção estão sendo atingidos. Um exemplo de índice bastante comum a ser utilizado nesse caso é o Balanced Scorecard (BSC).

Quais indicadores usar na administração pública?

A esfera governamental possui necessidades específicas, que devem ser avaliadas no momento da definição dos indicadores. Veja a seguir alguns exemplos que podem ser adotados:

EBITDA

Esta é a sigla para Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation and Amortization, ou Lucro antes de Juros, Impostos, Depreciação e Amortização. Sua fórmula é: lucro bruto – despesas operacionais.

É importante excluir juros, depreciação e amortização para que seja possível analisar exclusivamente os lucros da gestão. No entanto, deve-se analisá-lo junto a outros indicadores, porque sua avaliação independente pode levar a distorções.

Na gestão pública, o EBITDA serve, por exemplo, para verificar quanto sobrou da arrecadação do governo municipal, federal ou estadual. Também pode ser avaliado por pasta.

BSC

Esta ferramenta é focada no gerenciamento do desempenho operacional e tem como objetivo otimizar o uso dos recursos existentes a fim de tomar decisões mais estratégicas. Na gestão pública é uma maneira de administrar de modo mais efetivo, sem perda de tempo ou erros de comunicação.

Como o foco do organismo público é a satisfação dos cidadãos, o BSC tem como fator de sucesso a excelência no desempenho. Sua base está fundamentada em 5 etapas:

• estudo estratégico: avalia a interação entre os ambientes externo e interno. Pode ser feito por meio da análise SWOT, que define forças, fraquezas, oportunidades e ameaças;
• formulação estratégica: é a execução, derivada do plano estratégico. Define missão, visão, valores, objetivos, metas, iniciativas e linhas de orientação;
• implementação: é a etapa de operacionalização da estratégia traçada. É uma fase crítica porque as ideias saem do papel e são concretizadas;
• acompanhamento: é a mensuração, que deve ocorrer ao longo do ano para identificar se as metas estão sendo atingidas e se é necessário fazer algum ajuste;
• prestação de contas: é o momento em que os desvios são apresentados e explicados, bem como são indicadas as medidas de correção que foram tomadas.

Produtividade

Esse indicador é fundamental para a gestão pública para que seja comprovado o trabalho efetivo do funcionário e sua contribuição para o alcance das metas. A produtividade mede as saídas ocasionadas por um trabalho específico em comparação com os recursos utilizados.

No contexto de que estamos tratando, pode avaliar se o funcionário público, por exemplo, deu vazão aos processos para que os projetos de infraestrutura sejam executados. Também pode ser utilizado para mensurar a quantidade de atendimentos aos cidadãos realizada em um determinado setor.

Qualidade

Este quesito é fundamental para a gestão pública, já que a qualidade é o que permitirá que o cidadão se sinta satisfeito. Em empresas privadas, o indicador de qualidade avalia a quantidade de saídas em conformidade, ou seja, o percentual de problemas em um lote de produtos, por exemplo.

Na gestão pública, uma indicação de uso seria para as reclamações da população a respeito de problemas nos bairros. Quanto tempo demorou para que o asfalto fosse recapado, qual o tempo de espera para atendimento em uma Unidade de Pronto Atendimento (UPA) e para marcar uma especialidade na Unidade Básica de Saúde (UBS) são alguns exemplos.

Avaliando a quantidade de atendimentos/reclamações em comparação com a lista de espera e o tempo de demora consegue-se compreender se há qualidade na resposta para o cidadão, o que impacta diretamente na avaliação do gestor.

Existem muitos outros indicadores que a administração pública pode utilizar. O principal é entender que eles são essenciais para melhorar o atendimento aos cidadãos. Quer ver outras dicas relevantes? Siga a gente no Facebook e no LinkedIn.