7 principais usos de videoconferência em órgãos públicos

A falta de uma comunicação adequada — bem como de recursos para realizá-la de forma eficiente — representa um grande problema entre os órgãos governamentais. Isso prejudica a produtividade e gera altos gastos para as entidades.

Para superar tal desafio, o Governo vem incorporando o uso da videoconferência em órgãos públicos. Sem esse recurso, agentes externos, por exemplo, não conseguem se comunicar com a sede a distância, precisando ir e vir o tempo todo.

Já imaginou o esforço, o tempo e o dinheiro gastos com transporte? Mas a videoconferência vai mudar esse cenário. Continue a leitura e veja como!

Por que o uso de videoconferência em órgãos públicos é tão importante?

Hoje, indivíduos e empresas estão se beneficiando significativamente com a popularização dos recursos da internet, dispositivos móveis mais inteligentes (tablets e smartphones) e aplicativos de bolso de grande utilidade.

Sabemos que as tecnologias e melhores práticas demoram a ser adotadas pelos órgãos públicos. Mas, devido aos benefícios agregados à comunicação e à considerável redução de custos, a videoconferência deve ser incorporada logo.

Os agentes externos podem estabelecer uma comunicação audiovisual por meio de um tablet, por exemplo, com os trabalhadores internos e seus superiores, relatando condições atuais e outras informações sobre suas responsabilidades. Isso pode ser feito a qualquer momento e a distância.

Os gestores setoriais também devem economizar grande parte do orçamento com viagens, hospedagens, transporte local e alimentação, já que podem participar de reuniões para reportar os resultados de suas unidades via internet.

E não é só dinheiro que os funcionários públicos poupam. O fato de não precisarem mais estar presentes nos locais sempre que forem solicitados ajuda a economizar tempo (e uma boa parcela dele passa a ser utilizada para o desempenho de suas tarefas). Assim, o trabalho ganha agilidade, ao passo que a produtividade aumenta.

Como a videoconferência é utilizada nessas instituições?

Descubra, a seguir, como os órgãos públicos vêm utilizando a videoconferência em suas estratégias:

1. Colaboração entre profissionais e setores diferentes

A videoconferência em órgãos públicos permite que os trabalhadores colaborem uns com os outros de forma perfeita e segura. Um número maior de funcionários públicos está:

• fazendo trabalho de campo;
• servindo diretamente aos cidadãos;
• combatendo situações de crise;
• acompanhando o progresso de suas regiões;
• participando de reuniões importantes, presenciais ou não.

Com os recursos certos — internet, dispositivo e aplicativo —, eles levam o trabalho para além do escritório, mantendo uma comunicação mais ativa com outros agentes e demais órgãos do Governo.

Como a videoconferência em HD pode replicar as reuniões face a face de maneira eficaz, as instituições localizadas em todo o país e até no exterior colaboram em tempo real e de qualquer lugar onde exista conexão com a internet.

2. Comunicações com empresas terceirizadas

O Governo, por meio de licitações, terceiriza grande parte de suas funções, como: marketing e publicidade, exploração de recursos minerais, consultorias, gestão de recursos de TI, administração de rodovias etc.

Os encontros e reuniões são frequentes entre os representantes do Governo e os gestores das empresas. Neles, são aprovados projetos e analisados resultados ou outros dados.

Porém, com a videoconferência, a maioria dessas reuniões vem sendo realizado a distância. Isso não acontece em todos os departamentos do Governo, mas deve se estender conforme as vantagens vão sendo percebidas.

3. Anúncios e comunicados à imprensa

Quando tem que fazer um comunicado ao vivo para divulgar resultados como arrecadações, gastos efetivados, metas de Governo e andamento de obras ou investimentos, um porta-voz não precisa mais estar diante de uma multidão de repórteres.

Muitos anúncios já são feitos a distância, por meio da videoconferência. O repórter pode ir até o local onde a tela será exibida, assistir e gravar o comunicado com seu dispositivo.

4. Aceleração de processos judiciais

Antes, era preciso um grande esforço para deslocar o réu da prisão até o tribunal de forma rápida e segura. Eram mobilizados diversos agentes de segurança, veículos e equipamentos que poderiam estar em uso para atender a outras demandas, gastando tempo e recursos do Governo.

A incorporação da videoconferência ao sistema de justiça, por outro lado, permitiu a economia de uma quantia significativa de dinheiro dos contribuintes. Agora, não há mais a necessidade de transportar réus da prisão até o tribunal para que sejam julgados. O julgamento pode acontecer online.

Além disso, os defensores públicos (advogados) podem se comunicar de forma mais eficiente com seus clientes em questões como pedidos de fiança de detentos e audiências sem, necessariamente, terem que se locomover para atendê-los pessoalmente.

5. Relações com os cidadãos

A videoconferência interativa do Governo não oferece apenas benefícios em relação às comunicações entre escritórios ou colaborações móveis entre os funcionários. Trata-se também de uma ferramenta muito importante para melhorar o envolvimento com os cidadãos.

A videoconferência ajudou a preencher a lacuna que existia entre os governantes e os cidadãos. Agora, os representantes do setor público podem se comunicar diretamente com a população, dar declarações e responder a perguntas sem sair dos gabinetes ou escritórios, por meio de uma tela de telefone, por exemplo.

Isso tem funcionado bem para resolver questões em massa. Os problemas de ausências nas reuniões com o público foram resolvidos, sendo que um canal de comunicação mais ativo foi aberto, dando aos cidadãos a oportunidade de participarem mais dos diálogos com seus representantes.

6. Encontros de lideranças

A integração entre os setores é cada vez maior. Frequentemente, representantes de órgãos públicos regionais precisam se reunir para discutir planejamentos, metas e outras questões administrativas.

Em vez de reservarem um espaço físico e gastarem com transporte, os funcionários estão agendando reuniões por meio de videoconferência. Tal solução é mais barata e segura, além de economizar o tempo dos gestores.

7. Educação a distância

Assim como acontece no setor privado, os funcionários públicos também recebem treinamentos do Governo. Porém, não há mais a necessidade de conceder licenças do trabalho para que eles façam os cursos ou participem de palestras presenciais. A videoconferência vem sendo usada com sucesso na implantação da qualificação profissional a distância (EAD).

Ou seja: os colaboradores se tornam mais capacitados sem precisarem se ausentar do trabalho e, ainda, economizam com o transporte até o local do treinamento. Tendências como o BYOD (Bring Your Own Device) e a mobilidade corporativa estão influenciando o uso cada vez maior da videoconferência em órgãos públicos.

Muito já tem sido feito nesse sentido e as técnicas seguem melhorando. Isso garante uma comunicação de alto nível sem a necessidade de grandes investimentos.

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