7 aplicativos para aumentar a produtividade de um funcionário público

Para quem acredita naquela velha ideia de que funcionários públicos não trabalham, saiba que existem muitos mecanismos para acompanhar o desempenho dessa categoria profissional. Uma das alternativas são os aplicativos de produtividade, que podem auxiliar no controle do tempo, na otimização das tarefas e no melhor planejamento das rotinas.

Os gestores públicos estão cada vez mais atentos para novas formas de melhorar a produtividade de suas equipes. Na verdade, as cobranças existem de todos os lados: a população também está cada vez mais consciente de que é ela quem paga o funcionalismo público, e por isso cobra por melhores serviços.

A seguir, apresentaremos 7 aplicativos para aumentar a produtividade de um funcionário público. Confira!

1. Google Drive

O Google reúne uma série de serviços que pode ser muito útil em qualquer repartição pública, e o Google Drive é um dos principais deles.

A troca de documentos e arquivos pode se tornar muito mais ágil e fácil por meio do compartilhamento pelo diretório. Em vez de enviar muitos arquivos por e-mail e sobrecarregar a capacidade do servido, ou ainda de colocar materiais em um pen drive, é possível compartilhar tudo pelo drive.

A capacidade do Google Drive não é ilimitada, mas são 5 GB de espaço para armazenamento gratuito. Uma das maiores vantagens é a integração com o Google Docs — que permite a criação de documentos em conjunto — e de outros aplicativos da empresa.

2. Aplicativos de Videoconferência

Muita coisa no serviço público deixa de ser resolvida por falta de proximidade entre os agentes públicos. Com isso, perde-se tempo, prazos e a produtividade fica seriamente prejudicada. Mas os órgãos públicos já lançam mão de tecnologias capazes de encurtar as distâncias, e uma delas são os mecanismos de videoconferência.

Eles podem ser usados para reuniões, acompanhamentos de projetos, recrutamento e seleção de novos servidores, treinamentos e capacitações e muitas outras finalidades. Dessa forma, consegue-se capacitar muitos servidores ao mesmo tempo, pois eles não precisam estar necessariamente em um mesmo espaço físico.

Outra vantagem é a redução de custo para o funcionalismo público, pois o mecanismo pode reduzir o custo com deslocamentos em viagens.

3. Evernote

Esse aplicativo é muito conhecido na iniciativa privada e também pode ser largamente aplicado no setor público. O Evernote é uma espécie de bloco de notas sofisticado que te permite guardar notas e referências com apenas um clique.

Se você se lembrou de algo que precisa fazer durante uma reunião ou se viu um contato de um possível fornecedor em um outdoor, pode tirar a foto do contato ou anotá-lo para se lembrar depois.

Com o volume tão alto de informações com o qual lidamos hoje, é muito fácil perder uma ideia importante por não ter como registrá-la. O aplicativo cumpre essa função e contribui com o aumento de produtividade dos profissionais.

O Evernote está disponível gratuitamente no Google Play ou Apple Store.

4. Trello

Você já deve ter vivido dificuldades relativas ao acompanhamento de projetos no serviço público. As demandas de governos se misturam às necessidades do estado e muitos projetos ficam pelo caminho por falta de organização e até mesmo de interesse. Com o Trello, é possível gerenciar projetos e as tarefas atreladas a eles.

Ele está disponível para Windows, Android, iOS, Web e é muito intuitivo, pois mostra as tarefas por meio de um quadro de atribuições. O Trello permite ter uma visão geral sobre que servidor está com qual atividade e qual o status da tarefa.

Com essa ferramenta, os gestores das equipes podem atribuir mais ou menos tarefas de acordo com o volume que o servidor já tem, e a produtividade pode aumentar muito com isso.

5. Prezi

Quem disse que as apresentações no serviço público precisam ser quadradonas ou burocráticas? O Prezi é uma plataforma de apresentações que permite elaborar slides para reuniões mais criativas e dinâmicas.

Ele pode substituir as apresentações em Power Point, e todos os seus arquivos ficam armazenados na nuvem, podendo ser acessados em qualquer lugar que tenha acesso à internet.

As apresentações feitas no Prezi podem aumentar a produtividades dos servidores público, mas é preciso usar seus recursos com bom senso. Logo no início, quando a ferramenta foi lançada, muita gente abusou de recursos de looping que deixavam os espectadores tontos.

Portanto, tenha cuidado: use vídeos, imagens, links e templates interessantes, mas evite o excesso de recursos de movimento.

6. Método Pomodoro

Para tornar o trabalho no serviço público mais produtivo, os gestores também podem tentar implementar a técnica italiana de controle do tempo chamada Pomodoro.

Criada nos anos 1980 pelo italiano Francesco Cirillo, a técnica consiste em um cronômetro que faz com que as pessoas fiquem inteiramente focadas em suas tarefas durante 25 minutos seguidos, fazendo uma pausa rápida de 5 min ou 10 min entre elas.

A ideia é fazer com que as pessoas não se dispersem com tantos estímulos externos que existem no cotidiano. Se os servidores públicos dividirem suas tarefas e permanecerem focados nelas por 25 minutos ininterruptos, as chances de a produtividade crescer serão muito maiores.

7. StayFocusd

Embora existam diversos aplicativos que auxiliam os funcionários na organização e priorização de tarefas, sabemos que existem aqueles servidores um pouco mais rebeldes. Para esses, às vezes pode ser necessário usar recursos mais austeros, permitindo que eles aumentem a produtividade e se dispersem menos.

Essa é a ideia do StayFocusd: o aplicativo bloqueia totalmente o acesso a sites não incluídos na lista de permissões e trava a possibilidade de alterar as opções para impedir que outras pessoas incluam sites na lista de permitidos.

A ferramenta funciona para bloquear sites do Google Chrome e pode ajudar a sua equipe a permanecer mais focada e produtiva durante o horário de trabalho. Se você já tentou todas as possibilidades e os seus servidores não conseguem fazer um uso equilibrado de sites de variedades das mídias sociais, essa pode ser uma opção viável.

Viu como os aplicativos de produtividade podem tornar a sua equipe no serviço público mais produtiva? Aproveite para curtir a nossa página no Facebook e receber outras dicas como essa!