20/07/2016

12 fatos que você precisa saber sobre a videoconferência hoje

12 fatos sobre videoconferência

Você sabia que a principal razão indicada pelos diretores e proprietários de empresas para adotar uma estratégia de reuniões via videoconferência é a redução de custos com viagens? Além disso, seus colaboradores citam a produtividade e melhor performance no trabalho como os maiores ganhos proporcionados por ela.

A verdade é que esses são apenas alguns dos benefícios dessa tecnologia, pois existem diversas outras vantagens que a videoconferência oferece aos seus usuários.

No post de hoje, você conhecerá as respostas dessa pesquisa e 12 fatos sobre videoconferência que motivam os colaboradores a utilizá-la como uma ferramenta estratégica. Mostraremos também como as empresas e órgãos públicos, de modo geral, estão mudando a cultura interna e revolucionando sua rotina organizacional, especialmente no que se refere à comunicação.

Ficou interessado e quer aprender um pouco mais sobre videoconferência? Continue com a leitura e veja o que listamos abaixo:

1. Aumenta a eficiência e a produtividade de seus usuários

Em uma pesquisa realizada pela Wainhouse Research em parceria com a Polycom, foram realizadas entrevistas com 4.737 usuários finais de videoconferência empresarial em todo o mundo para saber mais sobre por que, como e onde eles usam as reuniões on-line para trabalhar. O benefício número um apontado pelos usuários finais de videoconferência foi a melhoria na eficiência e produtividade no trabalho. Essa foi a resposta de 94% dos entrevistados.

O que motiva esse resultado são as facilidades que uma solução de videoconferência proporciona à rotina dos colaboradores. Em geral, a utilização desse tipo de recurso de comunicação:

  • reduz significativamente o tempo de discussão de assuntos importantes;
  • diminui o tempo gasto com deslocamentos;
  • melhora a colaboração e engajamento dos times em projetos;
  • acelera a tomada de decisão;
  • diminui o ruído nas comunicações.

Pensar nessas questões de performance dos empregados é algo essencial para o nível gerencial das empresas brasileiras. Segundo um estudo do banco Credit Suisse, de 1950 até 2016 a produtividade dos brasileiros no trabalho cresceu apenas 3,5%, sendo que, de 2011 a 2016, houve uma queda de 1,1%.

Outro estudo da Confederação Nacional da Indústria (CNI) mostra que a baixa produtividade fez o custo com mão de obra para produzir determinado bem subir 9% ao ano, entre o período de 2002 e 2012.

Isso quer dizer que sua empresa precisaria aumentar seus preços, perder lucratividade ou rever seu orçamento interno, mesmo se não houvesse inflação ou nenhum outro fator externo a ela. Também significa que um dos causadores de seu aumento nos custos operacionais é a baixa produtividade.

Logo, encontrar tecnologias que gerem maior eficiência, diminuam as interrupções dos colaboradores e otimizem suas rotinas de trabalho é uma boa forma de aumentar a vantagem competitiva de sua empresa sobre seus concorrentes.

2. Reduz custos com viagens e deslocamentos para reuniões

Quando o assunto é redução de custos, as empresas costumam receber muito bem as inovações capazes de otimizar esse aspecto. No caso do uso da videoconferência, como não poderia ser diferente, tal fator também é bem avaliado. Para 87% dos entrevistados pela Wainhouse Research, com o uso estratégico dessa solução, foi reduzida a necessidade de viagens.

Aliás, para que você possa ter uma noção mais ampla da economia gerada, alguns cálculos são recomendados para avaliar esse quesito, ainda antes de contratar o serviço.

Para isso, são somados os valores gastos com deslocamentos para reuniões entre clientes e vendedores, colaboradores de diferentes localidades que atuam em um mesmo projeto, treinamento de funcionários ou outros eventos presenciais que poderiam ocorrer on-line.

A seguir, avalia-se como uma redução nesses gastos poderia ser revertida na contratação de uma solução de videoconferência e como esse fato impactaria positivamente a redução de custos. Se precisar de um apoio para saber os números necessários para investir em tecnologia, basta entrar em contato conosco para que possamos lhe ajudar.

3. Rompe as barreiras físicas

Sabe aquele problema de não conseguir falar com alguém que trabalha no estilo home-office? E as queixas de colaboradores que dizem se sentir desconectados de suas equipes pelo fato de trabalharem a partir de suas casas? A videoconferência também soluciona esse problema.

Com o uso dessa tecnologia, 68% dos entrevistados pela Wainhouse Research disseram ter se sentido mais próximos de seus colegas e melhoraram o trabalho em equipe. Outro estudo do The New York Times constatou que o uso de videoconferência melhorou em 13% a produtividade dos colaboradores que trabalham a partir de seus lares.

Portanto, uma boa tecnologia é capaz de derrubar as barreiras físicas do seu negócio, integrando todas as unidades e colaboradores para que se comuniquem por áudio, vídeo e com conteúdo em tempo real, mesmo estando em localidades distintas.

4. Acelera a tomada de decisões

Um dos principais fatos sobre videoconferência é que ela pode ocorrer em qualquer lugar, de praticamente qualquer dispositivo. Isso permite que os gestores da empresa tomem decisões estratégicas em qualquer hora ou local, aumentando a produtividade de suas equipes e otimizando os processos de tomada de decisão.

Aproximadamente 87% dos usuários finais de videoconferência, segundo a Wainhouse Research, concordaram que essa é uma das vantagens da adoção da solução.

Uma outra vantagem de tomar decisões em videoconferências é poder gravar as reuniões e facilitar o acesso à discussão para pessoas que não podiam estar envolvidas naquela agenda ou que foram envolvidas durante a execução do que foi planejado — o que também pode se aplicar ao setor público, como em audiências do judiciário.

Revisões de planejamentos ou esclarecimentos rápidos sobre tarefas também ocorrem de maneira mais ágil com o uso de reuniões on-line.

Por fim, um último benefício é poder compartilhar arquivos, relatórios ou apresentações que embasem as decisões a serem tomadas. Isso seria impossível com o uso de ligações telefônicas e muito mais difícil por ferramentas de mensagem instantânea.

Um dado que reforça essa aplicação da videoconferência é que 65% dos entrevistados pela Wainhouse afirmaram compartilhar conteúdos em suas reuniões.

5. Melhora o engajamento dos colaboradores

Aproximadamente 9 em cada 10 pessoas dizem que soluções em vídeo ajudam a se tornarem mais próximas de seus colegas de trabalho, segundo um estudo do IMCCA. Esse dado foi corroborado pela Wainhouse Research. Segundo a pesquisa, 86% dos entrevistados afirmaram desenvolver relacionamentos profissionais mais profundos com seus colegas, líderes ou subordinados.

Outra resposta reforça as duas estatísticas anteriores. 38% dos respondentes concordaram fortemente e outros 50% apenas concordaram com a afirmação de que: “O uso de videoconferência amplia o impacto das minhas discussões (em comparação com ligações telefônicas ou a utilização de ferramentas de mensagens instantâneas)”. Um detalhe: somente 1% dos entrevistados discordaram fortemente da frase!

Se sua empresa quer aumentar o engajamento e aperfeiçoar o trabalho em equipe, então uma solução de videoconferência pode ser a melhor escolha!

6. Videoconferência ajuda a fidelizar mais clientes

O último fator citado por 66% dos entrevistados é que usar videoconferência para desenvolver as atividades comerciais melhorou a fidelização e tanbém as taxas de vendas.

A explicação para esse fato está em um estudo realizado pela Forbes sobre comunicação. Foi constatado que o cérebro humano interpreta 55% de uma mensagem com base nas expressões faciais e gestos de quem está falando, 37% da interpretação depende do tom de voz das pessoas e apenas 8% de uma mensagem são interpretados com base nas palavras usadas.

Tecnologias como telefone e e-mails são importantes para agilizar a comunicação. No entanto, a imagem é indispensável para criar maior empatia e facilitar o entendimento da mensagem a ser comunicada, algo que pode ser viabilizado com a videoconferência.

Da próxima vez que um vendedor pedir um plano de telefonia mais robusto, que tal explicar esses fatos para ele e sugerir um maior uso de videoconferências em suas atividades?

7. Reduz custos com telecomunicações

Um dado extra que não consta na pesquisa da Wainhouse está relacionado aos custos com telecomunicações.

Atualmente, é comum ver os recrutadores das empresas usando videoconferência para viabilizar as entrevistas de etapas iniciais nos processos seletivos. Equipes de projetos também usam essa ferramenta para agilizar atividades ou realizar pequenas reuniões diárias. Vendedores fazem apresentações on-line para poder qualificar potenciais clientes e visitar apenas os mais qualificados.

Agora, imagine a economia gerada por esses profissionais ao deixarem o telefone fixo ou celular e optado por reuniões on-line.

A economia é fruto da isenção total de taxas ou tarifas para realizar essas tarefas. A tecnologia também não exige equipamentos avançados ou máquinas profissionais com hardwares robustos para ser executada. Ou seja, basta uma pequena mudança cultural das áreas da empresa e um simples computador, tablet ou celular para a redução de custos começar.

8. Aumenta a flexibilidade das comunicações

Outro ponto altamente estratégico da utilização da videoconferência é a flexibilidade que a empresa ou repartição pública experimenta em sua rotina. Ao contrário das reuniões presenciais, em que é necessário o agendamento de um horário e data que atenda a todos os participantes, com a solução on-line, a tendência é tudo se flexibilizar.

Como a utilização do sistema beneficia a mobilidade, os participantes de uma reunião podem utilizar a tecnologia de qualquer local. Essa característica aumenta a flexibilidade no trabalho e ainda facilita o cronograma de reuniões, que não mais necessitam ser marcadas com grande antecedência, já que a logística de participação se torna bem mais simples.

Se tratando de empresas e órgãos públicos com grande número de funcionários e unidades, por exemplo, também é bastante difícil conseguir alojar todos de uma forma que privilegie o conforto, interação e opinião geral. Nesse ponto, a videoconferência também se apresenta como a solução ideal.

9. Privilegia a segurança das informações

Assim como toda e qualquer tecnologia que utiliza a internet como via para a troca de informações, a videoconferência também está sujeita aos riscos existentes no meio digital. No entanto, sabendo desses riscos, as tecnologias mais modernas de videoconferência já contam com recursos de segurança avançados para impedir que indivíduos e programas maliciosos consigam invadir o sistema e ter acesso ao conteúdo das chamadas.

Esses recursos de segurança — como a identificação dos usuários com login e senha, firewall e atualizações constantes no sistema —contribuem para a segurança dos dados e informações, garantindo a confiabilidade necessária para quem faz uso do sistema.

10. Videoconferência se beneficia da computação em nuvem

A comunicação é, sem dúvida, um fator de extrema relevância para as empresas, independentemente do seu porte. Por isso, as tecnologias e soluções que otimizam esse pilar das atividades diárias são sempre bem recebidas.

Nesse contexto, a computação em nuvem — tendência forte dos últimos anos — também trouxe melhorias consideráveis na comunicação corporativa, bem como no setor público. Atualmente, já se fala em Videoconferência Como Serviço (VCaaS) como uma alternativa viável e estratégica para que se possa adotar a VC como meio de comunicação.

O modelo da nuvem traz ainda mais vantagens, pois além de ser mais acessível, representa benefícios como:

Custos mais baixos

A videoconferência em nuvem dispensa os gastos com a aquisição e manutenção de hardware e software necessários para rodar a videoconferência tradicional, além de transferir a responsabilidade do gerenciamento, manutenção e segurança para um provedor de serviços em nuvem.

Acessibilidade

O VCaaS permite aos usuários acessar ferramentas de videoconferência a partir de diferentes dispositivos — como PC’s, notebooks, smartphones e tablets.

Suporte técnico avançado

Em geral, bons provedores de nuvem possuem profissionais de TI altamente treinados, que gerenciam as ferramentas e serviços da videoconferência da empresa contratante. Assim, não há necessidade de pessoal adicional ou treinamento da equipe responsável pela TI para cuidar do sistema.

Confiabilidade

Não só a segurança é levada a sério na VCaaS, mas também a disponibilidade do serviço. Desse modo, os usuários de órgão público contratante, por exemplo, têm a certeza de que sempre terão o sistema operante e seguro quando necessitarem.

Programação simples e flexível

O sistema de chamadas na nuvem permite aos usuários agendar uma videoconferência repentina, de qualquer lugar, em questão de minutos, seja uma chamada com poucas pessoas ou mesmo com um grupo grande de participantes.

Segurança reforçada

Soluções eficientes de VCaaS utilizam a criptografia de dados e reforça a segurança em vários níveis, incluindo reuniões, aplicativos, portas e o usuário individual. Tudo para tornar o ambiente livre de qualquer risco à confidencialidade das informações trocadas.

11. Moderniza as atividades do contratante

A virtualização de serviços já é uma realidade positiva no mundo empresarial. Mas, o setor público também tem muito a se beneficiar com essa tendência. Por isso, utilizar a videoconferência, além de tudo que foi exposto, é ainda uma forma de modernizar e inovar na atuação e prestação de serviços, sejam eles públicos ou privados.

A inovação é uma necessidade constante e mais forte ainda na atualidade, especialmente no âmbito empresarial. Ela é fundamental não só para reduzir custos, mas também para:

  • melhorar as atividades;
  • aumentar a produtividade;
  • auxiliar na motivação das equipes, dada a automatização de tarefas manuais;
  • criar um diferencial capaz de gerar valor para as pessoas, tanto interna como externamene.

Nesse ponto, a utilização da videoconferência traz todos esses ganhos. A modernidade dos sistemas, somada ao ganho de eficiência nas comunicações, eleva a qualidade dos trabalhos. No caso do judiciário, por exemplo, encurta o tempo de solução de processos, pois facilita a audiência das partes.

12. Videoconferência também beneficia o setor público

Seguindo o fluxo da inovação, a videoconferência já se tornou uma tecnologia democrática e acessível a todos os tipos de negócio, isso é fato. Porém, como dito, ao setor público também são direcionados os benefícios dessa tecnologia.

É bem verdade que a redução nos custos não é o único fator capaz de justificar a adoção de sistemas de comunicação remota por órgãos públicos. A verdade é que, em determinadas repartições — a exemplo do Poder Judiciário — a necessidade por soluções capazes de otimizar a comunicação externa é a grande justificadora da utilização dos sistemas de videoconferência.

Poucos sabem, mas o Código de Processo Penal já prevê a possibilidade de utilização de recursos de VC para a audiência e comunicação com detentos reclusos em outros estados. O foco da lei é economizar tempo e dinheiro, além de evitar riscos com o deslocamento de indivíduos perigosos, o que acaba beneficiando todos os envolvidos no processo e também a sociedade.

Por fim, os fatos e estatísticas apresentados mostram como a estratégia de usar videoconferência se tornou extremamente eficaz para dinamizar diversas atividades das empresas e de seus colaboradores.

Esses números, apesar de serem oriundos do setor privado, servem de base para avaliar as potencialidades da tecnologia em questão. A partir deles é possível projetar os benefícios também para o setor público.

Agora que você conhece esses fatos sobre a videoconferência, o seu próximo passo para fazer parte dessa nova realidade é selecionar uma boa tecnologia, conversar com um de seus representantes e iniciar os testes. Certamente todos os envolvidos se surpreenderão com os resultados e ganhos provenientes dessa simples — porém efetiva — solução!

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